BÌNH ĐỊNH TỔ CHỨC HỖ TRỢ CHUYỂN GIAO PHẦN MỀM PHỤC VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

     Thực hiện Quyết định 3072/QĐ – UBND ngày 18/10/2013 của UBND tỉnh Bình Định về việc phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Các nội dung chủ yếu Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh là xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Hoàn thiện hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật quản lý công tác văn thư, Lưu trữ của địa phương trên cơ sở cụ thể hóa, triển khai các quy định của Trung ương nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại. Trong đó, có 431 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh cần được đầu tư về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

     Theo Quy hoạch đến năm 2020 về ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo đạt các chỉ tiêu cơ bản sau: Các sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố hiện nay đã có trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử. Mặc dù vậy, công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và tra tìm hồ sơ, tài liệu vẫn còn sử dụng phương pháp truyền thống. Hạ tầng phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin được cải thiện đáng kể trong thời gian qua. Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức có máy tính sử dụng trong công việc tương đối cao. Định hướng trong Quy hoạch ngành văn thư – Lưu trữ đến năm 2020 có 90%  các sở, ban, ngành tỉnh và 80 % các huyện, thị xã, thành phố triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý hồ sơ, tài liệu trên máy tính.

Cài đặt, hướng dẫn phần mềm đi, đến và phần mềm tra tìm tài liệu tại Phòng Nội vụ TX. An Nhơn

Cài đặt, hướng dẫn phần mềm đi, đến và phần mềm tra tìm tài liệu tại Phòng Nội vụ huyện Hoài Ân

     Trong thời gian qua, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ triển khai hỗ trợ chuyển giao phần mềm phục vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các huyện, thị xã, thành phố nhằm quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trực tiếp qua hệ thống phần mềm (thực hiện chỉ đạo xử lý văn bản đi – đến và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm; quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua phần mềm ).

     Phần mềm quản lý văn bản đi – đến và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, về nội dung chuyển giao được xây dựng thành hai phần, thông qua tập huấn và hướng dẫn cài đặt tại chỗ cho các huyện, thị xã, thành phố, cụ thể như sau:

     - Chi cục Văn thư – Lưu trữ phổ biến những kiến thức cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ; quy trình và phương pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến theo Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; hướng dẫn quản lý và tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

     - Chi cục Văn thư – Lưu trữ chuyển giao phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính, cụ thể như: Giới thiệu những tác dụng và lợi ích của phần mềm; tiến hành cài đặt phần mềm; hướng dẫn sử dụng phần mềm và hướng dẫn xử lý sự cố khi vận hành phần mềm.

     Căn cứ tình hình thực tế chuyển giao cài đặt phần mềm công tác văn thư, lưu trữ cho các huyện, thị xã, thành phố; Chi cục đã có những nỗ lực thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức còn khó khăn về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nên triển khai còn rất ít và hiệu quả sử dụng chưa cao. Hạ tầng bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa có thói quen và chưa được đào tạo kỹ năng thành thạo sử dụng các phần mềm văn thư, lưu trữ; chưa có đủ văn bản các cấp nhằm khuyến khích, bắt buộc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước về văn thư, lưu trữ. Bên cạnh, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức chưa thể triển khai đồng bộ do kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp còn hạn chế.

     Tựu chung, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là hết sức quan trọng, nhằm từng bước hiện đại hóa công tác nghiệp vụ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh. Đảm bảo tốt việc quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ tài liệu, phục vụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Thực hiện đúng chủ trương Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ  của tỉnh Bình Định từ nay đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030./.