BÌNH ĐỊNH TỔ CHỨC LƯU TRỮ CẤP HUYỆN

Thứ ba - 11/06/2019 03:24 2.024 0

Bình Định có 11 đơn vị hành chính, gồm một thành phố, một thị xã và 9 huyện. UBND tỉnh đã chú trọng chỉ đạo và kiện toàn công tác lưu trữ cấp huyện, tạo sự chuyển biến tích cực đưa công tác lưu trữ các huyện vào nề nếp. Một số biện pháp chủ yếu mà UBND tỉnh đã tiến hành trong thời gian là:

UBND tỉnh ban hành một số văn bản chỉ đạo cụ thể làm chỗ dựa pháp lý cho các huyện, thành phố thực hiện. Ví dụ Chỉ thị 01 CT/UB ngày 10-1-1992 V/v tăng cường quản lý, chấn chỉnh và kiện toàn công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; công văn số 144 CV/UB ngày 31-3-1992 V/v hướng dẫn, tổ chức thành lập kho lưu trữ cấp huyện, thành phố. Thực hiện các văn bản của tỉnh, UBND các huyện và thành phố tiến hành ra quyết định thành lập kho lưu trữ tài liệu huyện đặt tại Văn phòng UBND huyện do Chánh văn phòng UBND huyện quản lý trực tiếp, bố trí một lưu trữ chuyên trách trong biên chế chung của Văn phòng UBND huyện. Nhiệm vụ của kho lưu trữ tài liệu của huyện là tập trung và quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ của huyện thường xuyên sưu tầm thu thập, bổ sung tài liệu vào các phông lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có thể tiêu hủy, giữ gìn an toàn bí mật tài liệu lưu trữ huyện theo chế độ quy định của Nhà nước. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND huyện, của các cơ quan chính quyền , đoàn thể và phục vụ yêu cầu chính đáng của công dân. Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các xã, thị trấn, phường và các phòng, ban trực thuộc UBND huyện thực hiện thống nhất về nghiệp vụ công tác lưu trữ. Sau khi các huyện ban hành văn bản pháp qui thành lập kho lưu trữ, UBND tỉnh tiến hành tổ chức đoàn công tác trực tiếp đến 11 huyện, thành phố giúp đỡ, hướng dẫn cụ thể về mặt nghiệp vụ. Trước hết tổ chức chuẩn bị kho tàng, giá, tủ, cặp ba dây, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu đủ để bảo quản tài liệu sẽ thu về kho, tài liệu của HĐND, UBND huyện, Văn phòng UBND huyện, các phòng, ban và UBND các xã, phường, thị trấn đã hết hạn lưu trữ hiện hành. Khi tiến hành công việc này, kho lưu trữ huyện cần khảo sát tình hình thực tế số cơ quan sẽ nộp tài liệu vào kho lưu trữ cấp huyện, thành phố. Dự tính khối lượng của mỗi cơ quan nooipj tài liệu (ước tính theo cặp ba dây), khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý và khối lượng tài liệu sau chỉnh lý. Xác định giá trị những tài liệu đã thu về kho, xét hủy những tài liệu đã hết giá trị, giải phóng giá, tủ để tiếp nhận tài liệu các đơn vị nộp lưu. Tổ chức việc nhận bàn giao tài liệu phải dựa vào bản đối chiếu mục tài liệu và biên bản giao nộp tài liệu. Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu.

Trong kho tài liệu phải đảm bảo thuận tiện cho việc tra tìm và hệ thống hóa theo phông. Kho lưu trữ huyện có nhiều phông nên phải hướng dẫn đánh số thứ tự các phông một cách khoa học. Mỗi phông đánh một số thứ tự theo thời gian nộp lưu tài liệu vào kho. Tài liệu trong từng phông phải hệ thống hóa theo một trật tự khoa học.

Được sự hướng dẫn nghiệp vụ, lưu trữ tỉnh đã đè xuất UBND các huyện, thành phố mở lớp tập huấn tại chỗ, lấy lực lượng của lớp học gồm cán bộ xã, phường, thị trấn; cán bộ các phòng, ban và Văn phòng UBND huyện, đưa tài liệu trong kho lưu trữ huyện tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của UBND huyện từ 1975 1994. Mỗi huyện, thành phố với gần 1300 cặp, lập 7.000 đơn vị bảo quản; thành lập Hội đòng xác định giá trị tài liệu xét hủy 362 cặp tài liệu hết giá trị theo đúng qui định của Cục Lưu trữ Nhà nước. Tài liệu sau khi chỉnh lý đã phát huy tác dụng, hiệu quả phục vụ các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của UBND huyện, thành phố. Tổ chức phục vụ khai thác thuận tiện, bảo đảm nguyên tắc, xây dựng qui chế khai thác tài liệu, nội qui phòng đọc và có sổ theo dõi mượn tài liệu.

Tổ chức bảo quản tài liệu trong kho: Các huyện, thành phố bố trí kho lưu trữ trong trụ sở làm việc, giành một phòng cao ráo, thoáng mát, sạch sẽ, chống được ẩm mốc, gián, chuột, mối mọt, có trang bị các dụng cụ phòng, chữa cháy, có phương tiện tủ, giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ; có nội qui, qui chế công tác của kho về việc ra, vào kho, phòng cháy, phòng gian, chế độ vệ sinh kho.

Xây dựng quan hệ chỉ đạo, lề lối làm việc giữa kho lưu trữ tỉnh, huyện, thành phố. Định kỳ hàng năm các đơn vị huyện trực thuộc tỉnh báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo mẫu thống kê của Cục Lưu trữ Nhà nước. Khi có vấn đề đột xuất hnuw thay đổi cán bộ, tài liệu bị hư hỏng vì mối mọt, bão lụt, hỏa hoạn cần báo ngay để kho lưu trữ tỉnh nắm được tình hình và xin ý kiến UBND tỉnh giả quyết kịp thời . Các kho lưu trữ huyện, thành phố xét hủy tài liệu phải báo cáo xin ý kiến kho lưu trữ tỉnh.

Chế độ kiểm tra, kho lưu trữ tỉnh đột xuất kiểm tra theo nội dung nghiệp vụ đã hướng dẫn, đánh giá kết quả từng đơn vị về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó có những kiến nghị thiết thực với lãnh đạo các huyện nhằm tổ chức và quản lý tốt hơn công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ các huyện, thành phố.

Thực tế trên cho thấy từ khi thành lập kho lưu trữ các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bình Định đã có được một hệ thống tổ chức hoàn chỉnh kho lưu trữ từ tỉnh xuống huyện nên các cơ quan giữ được đầy đủ tài liệu phản ánh các mặt hoạt động quản lý Nhà nước của địa phương và giúp cho việc bảo quản và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước của nhân dân tỉnh Bình Định.

MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA CÁC KHO LƯU TRỮ HUYỆN, THỊ XÃ VÀ THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH BÌNH ĐỊNH