MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH

                Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.

            Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu, khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

           Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến việc lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

           Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm như sau:

         - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động của các cơ quan.

          - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.

         - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.

           - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.

            Với vị trí, ý nghĩa và vai trò công tác văn thư, lưu trữ nêu trên, trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định đã được Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

          Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, trong những năm qua, UBND tỉnh đã quan tâm ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ từng bước được chấn chỉnh, đi vào nề nếp, khoa học, phục vụ ngày càng tốt hơn cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc ở các ngành, các cấp được thể hiện qua những kết quả chủ yếu sau đây:

          1. Kết quả đã đạt được quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ

           - Nhận thức của Lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các Sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt;

         - Hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ có nhiều tiến bộ, đặc biệt là công tác chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và tổng kết, rút kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường, nhất là từ khi có Nghị định 110 và 111 của Chính phủ về công tác văn thư, công tác lưu trữ;

          - Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm kiện toàn, biên chế văn thư, lưu trữ tăng cường và việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cũng được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng cao, tỉnh đã phối hợp với các trường đào tạo nghiệp vụ mở nhiều lớp trung học, đại học văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên Bình Định đã đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính;

         - Cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung và cho bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách ở từng cơ quan nói riêng có nhiều tiến bộ nhất là những năm gần đây. Phòng làm việc của bộ phận văn thư, lưu trữ đã từng bước bố trí các trang thiết bị tương đối đầy đủ như máy vi tính, điện thoại, fax, máy photocoppy, giá kệ đựng tài liệu, kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ từng bước được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư;

        - Việc thực hiện nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp, khoa học như: Quản lý văn bản đi và văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã có nhiều tiến bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến; việc quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư về cơ bản đã được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật hiện hành; tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức  từ tỉnh đến huyện, thị xã, thành phố và xã, phường, thị trấn từng bước được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và được bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khai thác, sử dụng góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

           2. Tồn tại, hạn chế

         Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua trên địa bàn tỉnh đã bộc lộ những bất cập, hạn chế về thực tiễn hoạt động công tác văn thư, lưu trữ cần được quan tâm khắc phục, cụ thể như sau:

        - Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn thiếu, chưa đồng bộ. Việc cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn của từng cơ quan, tổ chức còn chậm. Việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tuy có được tăng cường nhưng vẫn còn rất hạn chế.

       - Tổ chức văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định. Cơ sở xác định định mức biên chế văn thư, lưu trữ khó khăn vì chưa có định mức lao động cho từng hoạt động văn thư, lưu trữ ở cơ quan, tổ chức.

      - Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ nhìn chung vừa thiếu và vừa yếu chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay nhất là thực hiện Luật Lưu trữ nhà nước.

      - Một số vấn đề nghiệp vụ cơ bản công tác văn thư, lưu trữ còn tồn tại lâu dài như:

       2.1. Về công tác văn thư

      Việc soạn thảo và ban hành văn bản có nơi, có lúc chưa thực hiện đúng trình tự, thủ tục luật định hoặc quy trình. Việc sử dụng hình thức văn bản có nơi, có lúc tùy tiện, không phù hợp các quy định của pháp luật hiện hành. Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản vẫn còn nhiều khiếm khuyết và chưa thống nhất vận dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 01 của Bộ Nội vụ chẳng những làm giảm hiệu lực của văn bản ban hành mà còn gây không ít khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản. Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên thực tế còn có những tồn tại như sổ đăng ký không thống nhất; việc tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến có nơi, có lúc chưa được thực hiện theo đúng trình tự, có nơi lưu toàn bộ văn bản đến tại văn thư. Văn bản đi không lưu đầy đủ; bản lưu chưa đầy đủ thể thức (không được đóng dấu); lưu cả hồ sơ trình ký (nên có thể hồ sơ về một việc sẽ bị phân tán, xé lẻ); bản lưu không được sắp xếp theo thứ tự đăng ký mà theo cơ cấu tổ chức trong cơ quan hoặc theo vấn đề nêu đã gây không ít khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản khi cần đến. Việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc) tuy có chuyển biến thực hiện theo Chỉ thị 02 của UBND tỉnh nhưng trên thực tế các cơ quan, tổ chức vẫn còn nhiều hạn chế. Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.

          2.2. Về công tác lưu trữ

          Những thay đổi về tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở địa phương từ tháng 7/2012 đến nay đã làm cho việc quản lý, thực hiện công tác lưu trữ ở địa phương gặp nhiều khó khăn, đặc biệt đối với lưu trữ cấp huyện, theo Luật Lưu trữ nhà nước cấp huyện hiện nay không còn là lưu trữ lịch sử, toàn bộ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đều phải giao nộp cho lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật; cán bộ lưu trữ ở các ngành, các cấp còn thiếu về số lượng, thường xuyên bị biến động; trình độ nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc trong giai đoạn mới; kho tàng, kinh phí hoạt động chưa được đầu tư đúng mức; tài liệu tồn đọng, tích đóng của các ngành, các cấp còn nhiều, do vậy, tài liệu bị mất mát, hư hỏng theo thời gian không sao tránh khỏi.

         Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh: Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ. Tình trạng tài liệu phân tán ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân và tài liệu bó gói giao nộp vào lưu trữ cơ quan còn khá phổ biến, đặc biệt ở các cấp cơ sở. Tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh vào lưu trữ lịch sử tỉnh đã đến hạn nộp lưu còn chậm chưa thực hiện. Công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ quý, hiếm còn chưa rõ cơ chế nên rất khó thực hiện. Hiện nay, nhiều tài liệu quý, hiếm còn ở trong dân, có nhiều nguy cơ hư hỏng, mất mát; đồng thời chưa có chính sách đầu tư, hỗ trợ cho việc thực hiện các chế độ đó.

        Về tổ chức sử dụng nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều vấn đề hạn chế ở các cơ quan, tổ chức chủ yếu phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ; các hình thức tổ chức sử dụng còn nghèo nàn, chủ yếu vẫn là phục vụ độc giả đến khai thác trực tiếp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; việc chủ động thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế; công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ vẫn còn xa lạ với nhiều tầng lớp nhân dân.

       Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho lưu trữ những năm gần đây tuy đã được quan tâm hơn trước nhưng nhìn chung vẫn còn nhiều khó khăn, chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh; còn 03 huyện chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu: Tây Sơn, Hoài Nhơn và thành phố Quy Nhơn; kho lưu trữ ở một số các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, đa số tận dụng phòng làm việc của cơ quan làm kho lưu trữ để bảo quản tài liệu nhưng không đủ diện tích; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế. Cũng do tình trạng kho tàng chưa bảo đảm nên ở nhiều cơ quan, tổ chức, các hoạt động lưu trữ chưa được đẩy mạnh như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tu bổ phục chế, tổ chức các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Vấn đề kinh phí cho chỉnh lý tài liệu tồn đọng đang là khó khăn chủ yếu ở hầu hết các ngành, các cấp hiện nay; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan tỉnh và huyện còn chưa được thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt yêu cầu.

          3. Kiến nghị một số giải pháp nhằm đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

         Công cuộc đổi mới đất nước đòi hỏi mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan, tổ chức đều phải nhanh chóng tự đổi mới mình. Công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động gắn liền với hoạt động quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức nên cũng cần phải đổi mới. Xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh hiện nay và yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước, xin kiến nghị một số giải pháp nhằm đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong thời gian tới như sau:

        3.1. Giải pháp nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của các cấp, các ngành đối với công tác này

         Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian gần đây tuy đã có những chuyển biến tích cực nhưng một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về công tác này còn tầm thường hóa công tác văn thư, lưu trữ; coi công tác văn thư, lưu trữ là sự vụ đơn giản ai cũng có thể làm được thậm chí không cần phải được đào tạo. Để có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cần phải tập trung, phổ biến một số văn bản đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ như Nghị định số 110; Nghị định 09; Nghị định 01 của Chính phủ;Thông tư 01; Thông tư 07 và Luật Lưu trữ nhà nước.

         3.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

        Xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; hướng dẫn về việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức của mình như hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

          Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giao chức năng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực hiện tổ chức các cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn của UBND tỉnh. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết.

          Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh cần tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ để các ngành, các cấp đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm.

          3.3. Nhóm giải pháp kiện toàn tổ chức bộ máy và biên chế văn thư, lưu trữ

        Nội dung công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức thực hiện ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản và lập hồ sơ công việc được thực hiện các bộ phận chuyên môn. Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan như thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu kết hợp trong xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

       Như vậy, việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách của cơ quan, tổ chức cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với những nội dung công việc nêu trên. Hơn nữa, do công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với công tác hành chính và nằm trong văn phòng nên khi thiết kế tổ chức văn thư, lưu trữ phải đặt tổ chức này trong tổng thể công tác văn phòng và trong mối quan hệ với tổ chức làm công tác hành chính.

         3.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

        Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề là phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ. Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy được hết năng lực của mình cho công việc.

        3.5. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ

        Hiện nay, do nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế nên không ít cơ quan, tổ chức đã không chú ý đến số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách. Không ít cơ quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán bộ để làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc bố trí đủ người làm công tác văn thư, lưu trữ lại không được đào tạo cơ bản nên hiệu quả công việc còn nhiều hạn chế.

        3.6. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ

        Đối với các cơ quan, tổ chức có bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được bố trí phòng làm việc riêng biệt. Phòng làm việc phải được bố trí ở nơi thuận lợi cho giao tiếp và được trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp và bìa hồ sơ, máy điều hòa; đồng hồ treo tường và các vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ điện thoại và danh sách các cơ quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài liệu. Có như vậy, khi những tài liệu được lựa chọn lưu giữ trong kho bảo quản mới không bị lão hóa về thời gian và bảo quản được lâu dài cho muôn đời sau.

           3.7. Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ

          Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn bản và một số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở dữ liệu, quản lý văn bản đi, văn bản đến. Trong khi đó, khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong công tác văn thư và lập hồ sơ trong môi trường mạng chưa được khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng; việc ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc./.