BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC BỒNG SƠN THUỘC SỞ Y TẾ BÌNH ĐỊNH TỔ CHỨC XÉT HỦY HỒ SƠ BỆNH ÁN

     Đến dự Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiêu hủy hồ sơ bệnh án của Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn, về phía Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh có Ông Phan Minh Lý, Chi Cục trưởng; Nguyễn Thành Tín, Phó Trưởng phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ; Mai Ngọc Hoàng, Kỹ sư Tin học và Nguyễn Thị Hồng Thành Chuyên viên Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ.

Ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng và ông Trần Quốc Việt, Bác sĩ chuyên khoa II, Phó Giám đốc Bệnh viện trao đổi về quản lý hồ sơ bệnh án

     Về phía Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn có Ông Trần Quốc Việt, Bác sĩ chuyên khoa II, Phó Giám đốc Bệnh viện; Hoàng Xuân Viên, Bác sĩ chuyên khoa I, Trưởng phòng Kế hoạch-Tổng hợp; Dương Công Quy, Trưởng Phòng Hành chính- Tổng hợp và Bà Nguyễn Thị Mỹ Trinh, nhân viên Phòng Kế hoạch- Tổng hợp.

     Sau khi thư ký Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn công bố Quyết định và trình bày tóm tắt quy trình lưu trữ hồ sơ bệnh án nội trú và ngoại trú là tài liệu Y học, Y tế và pháp lý; mỗi người bệnh chỉ có 01 hồ sơ bệnh án trong mỗi lần khám bệnh, chữa bệnh tại Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn. Việc lập hồ sơ bệnh án được quy định theo Điều 59 của Luật khám bệnh, chữa bệnh như sau: Người bệnh điều trị nội trú và ngoại trú trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đều phải được lập hồ sơ bệnh án; hồ sơ bệnh án phải được lập bằng giấy hoặc bản điện tử và phải được ghi rõ, đầy đủ các mục hồ sơ bệnh án; hồ sơ bệnh án phải bao gồm các tài liệu, thông tin liên quan đến người bệnh và quá trình khám bệnh, chữa bệnh.

Hồ sơ bệnh án nội trú và ngoại trú

     Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án, Luật khám bệnh, chữa bệnh được quy định: Hồ sơ bệnh án được lưu trữ theo các cấp độ mật của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú được lưu trữ ít nhất 10 năm; hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt được lưu trữ ít nhất 15 năm; hồ sơ bệnh án đối với người bệnh tâm thần, người bệnh tử vong được lưu trữ ít nhất 20 năm. Trường hợp lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng bảng điện tử, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải có bảng sao dự phòng và thực hiện theo các chế độ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b của Điều 59 Bộ Luật khám bệnh, chữa bệnh. Ngoài ra, Hội đồng trình các hồ sơ cụ thể để xem xét, tiêu hủy bệnh án và cũng đã đưa Đoàn Chi cục Văn thư- Lưu trữ đến kiểm tra hệ thống hồ sơ bệnh án đang quản lý trong kho lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn.

     Về cơ bản các thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu đều nhận xét: Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị lập đầy đủ theo đúng quy định của Pháp luât: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tai liệu hết giá trị; Tờ trình và bảng thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; Văn bản thẩm định cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Kho lưu trữ Bệnh viện Đa khoa Khu vực Bồng Sơn quản lý hồ sơ bệnh án

     Kết luận phát biểu tại buổi họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu hồ sơ bệnh án Ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh đã đánh giá cao những ý kiến đóng góp của Hội đồng về xét hủy hồ sơ bệnh án, đồng thời nhấn mạnh ý nghĩa hồ sơ bệnh án là một chứng từ rất quan trọng được lưu trữ tại Kho lưu trữ của Bệnh viện, nó vừa có tính chuyên môn vừa có tính pháp lý khi cần theo dõi một quá trình bệnh tật của người bệnh để điều trị, để nắm vững những vấn đề bệnh tật của người bệnh về mặt pháp lý và cũng góp phần rất lớn trong công tác nghiên cứu khoa học. Do vậy, công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, hồ sơ bệnh án, có ý nghĩa là kết quả của công tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu, hồ sơ bệnh án của Bệnh viện Đa khoa khu vực Bồng Sơn. Do tính chất của nó, công tác xác định giá trị tài liệu cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng. Việc xác định hồ sơ bệnh án không chính xác sẽ làm mất đi những hồ sơ có giá trị và không loại được những hồ sơ hết giá trị. Điều này yêu cầu Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Bệnh viện phải được trang bị những kiến thức nghiệp vụ vững vàng, phải nghiên cứu sâu sắc, toàn diện các hồ sơ bệnh án đối với người bệnh tâm thần, người bệnh tử vong để phục vụ cho cơ quan quản lý Nhà nước về y tế trực tiếp quản lý cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Tòa án, Thanh tra chuyên ngành Y tế, cơ quan Bảo hiểm, tổ chức giám định Pháp y, Pháp y tâm thần, Luật sư để mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để đọc hoặc sao chép phục vụ nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền cho phép. Làm tốt công tác này sẽ giúp cho công tác xác định giá trị hồ sơ bệnh án được dễ dàng, chính xác và thống nhất trong toàn hệ thống lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa khu vực tuyến huyện và tuyến tỉnh nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống tổ chức quản lý hồ sơ bệnh án./.