HỘI NGHỊ TỔNG KẾT KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 02 NĂM 2011-2013

     Tại Hội nghị, sau bài phát biểu khai mạc của ông Ngô Văn Hương, Phó Giám đốc Sở Nội vụ; ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã thông qua  dự thảo Báo cáo kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2011 - 2013) của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố.

    Ông Ngô Văn Hương, Phó giám đốc Sở Nội vụ phát biểu khai mạc Hội nghị

Ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thông qua  dự thảo

Báo cáo kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2011 - 2013)

     Qua 02 năm thực hiện kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ; đến nay, Công tác văn thư, lưu trữ của các ngành, các cấp đã có những chuyển biến tích cực. Tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố đã được quan tâm, từng bước kiện toàn, biên chế văn thư, lưu trữ được tăng cường;  Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữđối với cơ quan và các đơn vị trực thuộc; chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản được nâng lên rõ rệt, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến cơ bản đúng theo quy định; công tác lập hồ sơ,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm và chỉ đạo kịp thời; công tác thu thập, chỉnh lý cũng được các cơ quan, tổ chức quan tâm, giải quyết tình trạng tài liệu lộn xộn giữa có giá trị và hết giá trị trong phông, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định; diện tích phòng kho và trang thiết bị cho bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại Lưu trữ cơ quan được quan tâm đầu tư; công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng phát huy hiệu quả.

     Việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được lãnh đạo nhiềucơ quan, tổ chứcquan tâm, chỉ đạo kịp thời. Hiện nay, nhiềucơ quan, tổ chứcđã triển khai các phần mềmnhư Idesk, M. office, phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đểquản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, quản lý tài liệu lưu trữ bước đầu mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ nhanh chóng công tác quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức.

     Bên cạnh những kết quả đã đạt được, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, tổ chức chưa đảm bảo theo yêu cầu, còn kiêm nhiệm và chưa đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ; công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bàytheo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; một số cơ quan thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa đúng theo quy định; tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều; trang thiết bị bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu còn thiếu hoặc còn đơn giản, nhiều cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ chưa đảm bảo theo yêu cầu, công tác vệ sinh kho tàng, tài liệu chưa thực hiện thường xuyên; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chứcchưa đồng bộ, cơ sở hạ tầng còn thiếu,…

     Hội nghị cũng được nghe báo cáo tham luận của các cơ quan, đơn vị như Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, UBND huyện Vân Canh và Phù Mỹ; các báo cáo tham luận xoay quanh các vấn đề về công tác ban hành văn bản chỉ đạo, triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

Hội nghị được nghe báo cáo tham luận của các cơ quan, đơn vị như

Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, UBND huyện Vân Canh và Phù Mỹ

Ông Lê Văn Minh, giám đốc Sở Nội vụ trao bằng khen cho các

 cơ quan đã đạt thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ

     Phát biểu chỉ đạo Hội nghị, thay mặt Giám đốc Sở Nội vụ, Phó Giám đốc Ngô Văn Hương đã ghi nhận những kết quả đã đạt được của các cơ quan, tổ chức và UBND các huyện, thị xã, thành phố trong thực hiện kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm 2011-2013; đồng thời cũng đề nghị các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố trong thời gian đến cần khắc phục những tồn tại, hạn chế và nghiêm túcthực hiện những nhiệm vụ then chốt, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh phát triển lên tầm cao mới./.