Bình Định tổ chức Hội nghị sơ kết 01 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp

       Tới dự Hội nghị về phía Sở Nội vụ có ông Trần Minh Binh, Phó giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ và 240 đại biểu đến từ 76/76 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và 11/11 huyện, thị xã, thành phố.

       Sau lời phát biểu khai mạc Hội nghị của Phó Giám đốc Sở Nội vụ Trần Minh Binh, ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thông qua Báo cáo sơ kết 01 triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp.

Quang cảnh Hội nghị sơ kết Chỉ thị 02 của UBND tỉnh Bình Định

       Sau đó, Hội nghị đã nghe 10 ý kiến phát biểu tham luận của đại biểu các cơ quan: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Nội vụ thị xã An Nhơn, Phòng Nội vụ huyện An Lão… Các ý kiến tham luận tại Hội nghị tập trung vào các vấn đề sau:

       Thống nhất với “Báo cáo sơ kết 01 triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp” thông qua tại Hội nghị.

       Các ý kiến tham luận đã nhấn mạnh tầm quan trọng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

       - Lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu; giúp cho cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan khoa học, quản lý hồ sơ cơ quan chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh lập hồ sơ trùng lặp,…

       - Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đầy đủ giúp giữ gìn an toàn toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu Phông lưu trữ tỉnh và các phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Tránh tình trạng làm thất lạc, mất mát hồ sơ, tài liệu và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm văn bản.

       Các ý kiến tham luận đã nêu lên một số thực trạng hiện nay về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các cơ quan, tổ chức như:

      - Việc ban hành Danh mục hồ sơ tại một số cơ quan chưa được quan tâm thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đầy đủ, chưa áp dụng thời hạn bảo quản hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Thông tư số 13/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

       - Tình trạng cán bộ, công chức, viên chức chưa lập hồ sơ công việc, hoặc lập hồ sơ không đúng theo yêu cầu vẫn còn nhiều; công tác lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ công chức, viên chức; vẫn còn thói quen giữ lâu tài liệu, hồ sơ sau khi kết thúc năm công tác và không giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

       - Một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ không theo phương pháp và nội dung quy định, lập hồ sơ theo kinh nghiệm và thực tiễn công tác, photo và lưu tất cả hoặc một số giấy tờ, văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, còn văn bản gốc thì chuyển cho bộ phận văn thư lưu giữ, quản lý.

       Một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

      - Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt, tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng Luật Lưu trữ Nhà nước quy định;

       - Thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng cơ bản trong công tác lập hồ sơ công việc;

       - Đưa nội dung công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vào Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; là nhiệm vụ bắt buộc đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp loại thi đua;

       - Thường xuyên tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra chéo công tác công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổng kết, khen thưởng những cơ quan, tổ chức làm tốt công tác này;

       - Quan tâm, đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ công việc và bảo quản hồ sơ tại lưu trữ cơ quan.

       Ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc Sở Nội vụ Trần Minh Binh

       - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố cần nghiêm túc khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

       - Tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến để nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và thực hiện 08 nhóm giải pháp để khắc phục những hạn chế như trong Báo cáo số 55/BC-SNV ngày 18/10/2012 của Sở Nội vụ đã đề ra.

       - Xây dựng các văn bản Quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

       - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố nghiên cứu, đề ra các giải pháp thực hiện cụ thể, phù hợp trên cơ sở 08 nhóm giải pháp Báo cáo đã đưa ra để tiếp tục thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh đạt hiệu quả.

       Hội nghị sơ kết 01 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp đã thành công tốt đẹp./.