THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BÌNH ĐỊNH

     Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các cấp, các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt. Hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có nhiều tiến bộ, đặc biệt là công tác chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác văn thư, lưu trữ ở các Sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các xã, phường, thị trấn từng bước thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản, tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và được chú ý bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khai thác, sử dụng góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh nhà.

      Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ của tỉnh từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

     Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; kho tàng, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu, ứng dụng khoa hoạc công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ từng bước được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư.

     Thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh

     Trong những năm qua, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tỉnh đã bộc lộ một số bất cập và hạn chế, cụ thể:

     Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực hiện và chưa rõ như: Hệ thống tổ chức lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn chưa có biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ, trong khi đó theo quy định của Luật Lưu trữ, lưu trữ cấp xã là lưu trữ cố định, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã được lưu trữ tại văn phòng UBND xã, phường, thị trấn; thời hạn cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc hạn chế sử dụng; nhiều quan hệ mới phát sinh trong hoạt đông quản lý công tác văn thư, lưu trữ chưa được hướng dẫn thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành Công an, Quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân; thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ…

     Những bất cập về mặt pháp lý và thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ

     Về mặt pháp lý

     Để đảm bảo tính đông bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật, đòi hỏi các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ phải phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành.

     Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, được quan tâm, từng bước kiện toàn nhưng chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và còn bộc lộ nhiều khó khăn như: tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thông tư chưa phân định rõ chức năng hành chính, chức năng sự nghiệp nên khó khăn trong việc thực hiện cơ chế tài chính và bố trí biên chế công chức, viên chức

     Về nhận thức của xã hội

     Trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành và người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với công tác văn thư, lưu trữ, thực tế hiện nay số lượng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức hiện hành và lưu trữ lịch sử tỉnh còn quá ít so với bề dày lịch sử của tỉnh và của dân tộc Việt Nam, do vậy nhiều vấn đề của lịch sử ở địa phương còn chưa có đầy đủ cơ sở để làm sáng tỏ các sự kiện lịch sử của tỉnh. Mặc dù nhà nước đã ban hành khá nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, nhưng trong thực tiễn việc triển khai thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước chưa nghiêm. Tình trạng xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính còn nhiều lỗi, ban hành văn bản còn chưa đúng thẩm quyền; việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là cá biệt, trái lại là phổ biến; công tác tổ chức giải quyết công văn đến còn tình trạng lưu văn bản đến ở văn thư cơ quan; việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công; lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức, viên chức từ tỉnh đến huyện, xã phường, thị trấn chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, công tác này, chưa thực sự được quan tâm của các cấp, các ngành đi vào nề nếp. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. Tình trạng tài liệu tích đống, bó gói, lộn xộn chưa được phân loại, xác định giá trị tài liệu hoặc tài liệu bị hư hỏng chưa được phục chế vẫn còn khá phổ biến. Vì vậy, cần quy trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ chức hoạt động nghiệp vụ đối với công tác văn thư, công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.

     Về tổ chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ

     Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; hợp tác trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Đây chính là yêu cầu, là đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cần được cụ thể hơn nữa nhằm tạo điều kiện cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của địa phương thực hiện đúng quy định của pháp luật.

     Các giải pháp quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

     Để đáp ứng yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh phù hợp trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay.

     1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ, trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh là hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn. Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ở đây, xem xét đến mô hình công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cho phù hợp. Đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành phải tính đến hoạt động của nó trong môi trường điện tử, quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao dữ liệu thế nào, vấn đề độ tin cậy của tài liệu điện tử ngày một nhiều; việc thu thập, xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ điện tử nhằm khắc phục tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện.

     Trong thời điểm hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ cần được ứng dụng công nghệ thông tin; công tác văn thư hiện nay hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản và đăng ký văn bản đi, văn bản đến. Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong công tác văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ.

     Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong công tác lưu trữ như: Thu thập, bổ sung; phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu trong kêt hợp chỉnh lý; thống kê tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ như số hóa tài liệu lưu trữ. Tất cả những vấn đề này hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010.

     2. Đào tạo cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý sử dụng con dấu; thu thập, bổ sung; phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu trong kêt hợp chỉnh lý; thống kê tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ phục vụ công tác cải cách hành chính nói chung, cơ chế một cửa nói riêng thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ công chức, viên chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ.

     3. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập./.