TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ.

     Đối với công tác văn thư, lưu trữ  nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Tuy nhiên, hiện nay Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố cán bộ văn thư vẫn phải cập nhật văn bản đến, văn bản đi bằng tay vào sổ công văn đi – đến gây trở ngại cho việc tìm kiếm văn bản nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Để khắc phục những bất cập trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố là điều hết sức cần thiết nhằm giúp cho cán bộ văn thư trong việc quản lý văn bản được khoa học, thuận lợi, kịp thời và chính xác.

     Thực hiện Quyết định số 3072/QĐ-UBND  ngày 18/10/2013 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định và Quyết định số 410/QĐ-UBND ngày 06/12/2013 của UBND tỉnh Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2013, trong đó có nội dung ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và tra tìm tài liệu trên máy vi tính tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh, đây là phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước đã được nâng cấp, hoàn thiện và chuyển giao cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ quản lý sử dụng. Qua thời gian theo dõi phần mềm này có tính ổn định, khả thi cao góp phần quản lý toàn bộ quá trình tiếp nhận, phân phối, xử lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng phần mềm, nâng cao trình độ quản lý, tạo bước thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý văn bản, thực hiện cải cách hành chính nhưng việc triển khai sử dụng phần mềm này tại các cơ quan, tổ chức còn chậm, đa số vẫn thực hiện các công việc văn thư, lưu trữ theo phương thức thủ công. Tỉ lệ cán bộ văn thư thực hiện quản lý công tác văn bản, văn bản đi, cập nhật hồ sơ, tài liệu còn thấp. Công tác bảo mật văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức còn nhiều hạn chế.

     Theo Quy hoạch đến năm 2020 về ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo đạt các chỉ tiêu cơ bản sau: Hạ tầng phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin được cải thiện đáng kể trong thời gian qua. Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức có máy tính sử dụng trong công việc tương đối cao. Định hướng trong Quy hoạch ngành Văn thư – Lưu trữ đến năm 2020 có 90%  các sở, ban, ngành tỉnh và 80 % các huyện, thị xã, thành phố triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý hồ sơ, tài liệu trên máy tính.

     Trong thời gian qua, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ triển khai hỗ trợ chuyển giao phần mềm phục vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các huyện, thị xã, thành phố nhằm quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trực tiếp qua hệ thống với 02 phần mềm tiêu biểu nhằm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan là Phần mềm Quản lý văn bản đi – văn bản đến và phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính. Đến nay việc triển khai tại một số đơn vị huyện không đúng như kỳ vọng và kế hoạch đề ra.

     Căn cứ tình hình thực tế chuyển giao cài đặt phần mềm công tác văn thư, lưu trữ cho các huyện, thị xã, thành phố; Chi cục đã có những nỗ lực thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức còn khó khăn về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nên triển khai còn chậm và hiệu quả sử dụng chưa cao. Hạ tầng bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa có thói quen và chưa được đào tạo kỹ năng thành thạo sử dụng các phần mềm văn thư, lưu trữ; chưa có đủ văn bản các cấp nhằm khuyến khích, bắt buộc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước về văn thư, lưu trữ. Bên cạnh, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức chưa thể triển khai đồng bộ do tình hình kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp còn khó khăn, hạn chế.

     Nhìn chung, để phát huy hết giá trị của phần mềm văn bản đi – đến và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, cũng như để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng của 02 phần mềm này trong công tác quản lý văn bản và khai thác tài liệu lưu trữ thì lãnh đạo các cấp cần phải quan tâm và có sự đầu tư đúng mức hơn và tổ chức thực hiện kết hợp nhiều biện pháp khác nhau như: Hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng như mua sắm đầy đủ các trang thiết bị…, làm được các công việc đó tức là đã tạo được cơ sở vững chắc đảm bảo 02 phần mềm này phát huy hết các tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng công việc và đáp ứng yêu cầu của quá trình phát triển CNTT trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ của địa phương.

     Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là hết sức quan trọng, nhằm áp dụng từng bước hiện đại hóa công tác nghiệp vụ tại Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố. Đảm bảo tốt việc quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ tài liệu, phục vụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Thực hiện đúng chủ trương Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ  của tỉnh Bình Định từ nay đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh./.