MỘT SỐ KINH NGHIỆM ĐỂ LÀM TỐT CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

     Ngày 25/3/2011, UBND tỉnh Bình Định đã Ban hành Quyết định số 619/QĐ-CTUBND về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Quyết định số 1217/QĐ-CTUBND ngày 02 tháng 6 năm 2011 của UBND tỉnh Bình Định Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó, Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

     Trải qua nhiều thay đổi về cơ cấu tổ chức khác nhau, tuy nhiên nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh luôn là nhiệm vụ then chốt mà các thế hệ cán bộ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ phải cố gắng thực hiện và hoàn thành xuất sắc. Qua gần 40 năm hoạt động, đến nay, có thể khẳng định: Với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo cơ bản và giàu kinh nghiệm thực tiễn đã vượt qua mọi khó khăn với tinh thần học hỏi, hăng say, chịu khó nghiên cứu, sáng tạo, đã phấn đấu làm tròn vai trò quan trọng trong hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và vai trò tham mưu giúp các ngành, các cấp hoàn thành chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Với thành tích nêu trên, Chi cục đã được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động hạng nhì; Thủ tướng Chính phủ tặng nhiều Bằng khen; Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trũ Nhà nước tặng nhiều cờ thi đua đơn vị xuất sắc và UBND tỉnh tặng nhiều bằng khen cho tập thể và chiến sĩ thi đua cấp tỉnh cho nhiều cá nhân.

     Trong những năm gần đây, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đặc biệt quan tâm đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh, công tác này có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Với quyết tâm cao, Chi cục đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử các cấp; tham mưu Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1271/SNV-CCVTLT ngày 07/7/2011 về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp theo Chỉ thị 02 của UBND tỉnh;Công văn số 1912/SNV-CCVTLT ngày 24/10/2011 về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh;…. Năm 2012, Chi cục đã tham mưu Sở Nội vụ thành lập Đoàn tổ chức kiểm tra và trực tiếp hướng dẫn 100% các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và 11/11 huyện, thị xã, thành phố trong việc thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh; kết quả đã sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị 02 cho thấy:

     1. Sự chỉ đạo của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.

     2. Sự quan tâm bố trí kinh phí và cơ sở vật chất, thiết bị lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

     3. Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu ở phần lớn các cơ quan, tổ chức đã đi vào nề nếp.

     4. Việc lập hồ sơ công việc đã được quan tâm chú ý hơn trước, nhất là hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban trực thuộc cơ quan, tổ chức.

     5. Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử của tỉnh đã có nhiều tiến bộ đáng kể. Hàng năm, hầu hết các cơ quan, tổ chức đã tiếp nhận được hồ sơ tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh,…

     Đến tháng 10/2014, Chi cục tiếp tục tham mưu Sở Nội vụ, UBND tỉnh tổ chức tổng kết 03 năm thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh; qua kết quả báo cáo của các cơ quan, tổ chức và thực tế kiểm tra công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại một số cơ quan cho thấy:

     - Các cơ quan, tổ chức đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp; 100% các cơ quan, tổ chức đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm; bố trí cán bộ hướng dẫn lập hồ sơ; đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

     - Đối với cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức đã nhận thức rõ hơn trách nhiệm của mình đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; 90% các cơ quan, tổ chức đã tiến hành lập hồ sơ công việc theo quy định; 80% hồ sơ được lập của các cơ quan, tổ chức đã giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định,…

     - 100% các cơ quan, tổ chức đã quan tâm mua sắm các thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ như: Bìa hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ; nhiều cơ quan, tổ chức đã bố trí kho và các trang thiết bị bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu như giá, máy điều hòa, quạt, ...

     Những kết quả đạt được như trên có thể khẳng định việc tham mưu của Chi cục đối với công tác này là hết sức quyết liệt và đã hình thành nề nếp trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức.

     MỘT SỐ KINH NGHIỆM ĐỂ LÀM TỐT CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

     1. Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bằng các biện pháp như: Thường xuyên thông tin, tuyên truyền bằng các hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

     2. Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh; trên cơ sở đó các cơ quan, tổ chức ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mình để làm cơ sở triển khai thực hiện, bắt buộc các cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiên nhiệm vụ phải lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

     3. Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho cấp trên và các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết.

     4. Kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức.

     5. Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định các văn bản của Bộ Nội vụ, đồng thời đề nghị các cơ quan, tổ chức chấp hành theo đúng quy định.

     6. Đề nghị các cơ quan, tổ chức cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, phù hợp với vị trí đảm nhận, có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và lòng yêu nghề.

     7. Tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo các cơ quan, tổ chức quan tâm, tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như: Bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocoppy, máy fax, điện thoại; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, căp 3 dây, bìa hồ sơ; máy điều hòa nhiệt độ và các vật phẩm văn phòng cần thiết; …

     8. Kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp, nhiệt tình trong việc tham mưu, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức cơ quan trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng theo quy định.

     Từ những kết quả đã đạt được cho thấy sự quan tâm chỉ đạo xuyên suốt của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là hết sức quan trọng, trong đó vai trò trực tiếp tham mưu của cơ quan quản lý văn thư, lưu trữ các cấp cần đặc biệt chú trọng. Vì vậy, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định luôn quyết tâm thực hiện mọi nhiệm vụ thắng lợi, luôn mạnh dạn đề ra những nội dung mới và thực hiện có hiệu quả./.