KẾT QUẢ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT 03 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND NGÀY 20/5/2011 CỦA UBND TỈNH VỀ VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ LƯU TRỮ LỊCH SỬ

     Tới dự Hội nghị có ông Lê Văn Minh, Tỉnh ủy viên, Giám đốc Sở Nội vụ và ông Ngô Văn Hương, Phó Giám đốc Sở Nội vụ cùng cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ và các đơn vị trực thuộc sở.

     Sau khi nghe ông Phan Minh Lý, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ báo cáo tổng kết 03 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh. Hội nghị đã nghe các đại biểu tham luận: Cục Thuế tỉnh; Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ, Ban Quản lý Giải phóng mặt bằng và Phát triển Qũy đất; Ban Quản lý Dự án Vệ sinh Môi trường thành phố Quy Nhơn. Các ý kiến tham luận tại Hội nghị tập trung vào những vấn đề:

     - Nhất trí báo cáo tổng kết 03 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh mà Sở Nội vụ đã trình bày những mặt đã làm được và chưa làm được tại các cơ quan, tổ chức trong thời gian qua, đồng thời trao đổi kinh nghiệm, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác này trong thời gian tới .

     - Các ý kiến phản ảnh những khó khăn, vướng mắc, bất cập trong công tác này như sau:

     + Sự chỉ đạo của các cấp, các ngành về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh đã chấp hành 100% thực hiện các quy định cụ thể trong Chỉ thị 02 UBND tỉnh; Chỉ thị đã làm cơ sở pháp lý quan trọng bắt buộc các cơ quan, tổ chức cũng như cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, đồng thời là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

     + Tồn tại, hạn chế của công tác này là nhận thức của một số lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc chưa nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp. Các cơ quan, tổ chức chưa đầu tư thỏa đáng về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

     - Về nhiệm vụ và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu của tỉnh trong thời gian tới:

     + Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp một cách đồng bộ, xác với thực tế, mang lại hiệu quả ứng dụng trong cơ quan, tổ chức.

     + Đưa công tác lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức từ tỉnh, huyện và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ của tỉnh đi vào nề nếp, khoa học, chấm dứt tình trạng tài liệu rời lẻ, không lập hồ sơ.

     + Tiếp tục kiện toàn tổ chức, biên chế và nâng cao trình độ năng lực cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức.

     + Kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ công việc tại một số cơ quan còn hạn chế để thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trở thành thói quen, nề nếp trong quá trình thực hiện được giao.

     + Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.

     + Có cơ chế khen thưởng và xử phạt trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp, xem đây là một trong những nhiệm vụ thường xuyên đưa vào bình xét kết quá hoàn thành nhiệm vụ trong năm đối với cán bộ, công chức, viên chức.

     + Nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

     + Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

     - Công tác khen thưởng tổng kết Chỉ thị 02 của UBND tỉnh

     Trong chương trình Hội nghị, lãnh đạo Sở Nội vụ đã biểu dương và khen thưởng những đơn vị đạt thành tích xuất sắc trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu trữ các cấp trong 03 năm 2011 – 2014 của các cơ quan, tổ chức sau đây:

     + 13 tập thể được tặng bằng khen của UBND tỉnh (Sở Nội vụ; Ban Dân Tộc tỉnh; Cục Thuế tỉnh; Cục Hải Quan Bình Định; Ban Quản lý khu kinh tế tỉnh; Ban Quản lý giải phóng mặt bằng và Phát triển quỹ đất tỉnh; Ban Quản lý dự án Vệ sinh Môi trường thành phố Quy Nhơn; Công ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn thuộc UBND thành phố Quy Nhơn. Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ; Chi cục Lâm Nghiệp thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng thuộc Sở Khoa học và Công nghệ; trường Cao đẳng Bình Định và UBND huyện Phù Mỹ.

     + 06 cá nhân được Chủ tịch UBND tỉnh tặng bằng khen.

     Với những kết quả đã đạt được trong 03 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử tỉnh đã khắc phục được những hạn chế, tồn tại trong công tác này, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống và lựa chọn, giữ lại những hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ các cấp, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu thực tiễn và nghiên cứu lịch sử của tỉnh sau này./.