BÌNH ĐỊNH KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ THEO DANH MỤC MỚI BỔ SUNG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TỈNH THUỘC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

      Ban quản lý các công trình trọng điểm Bình Định; Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn – Chi nhánh Bình Định; Ngân hàng Chính sách Xã hội – Chi nhánh Bình Định; Điện lực Bình Định; Bưu điện tỉnh Bình Định; Chi cục quản lý đất đai; Chi cục Biển và Hải đảo; Công ty TNHH Công viên, cây xanh và chiếu sáng đô thị Quy Nhơn; Công ty TNHH Môi trường đô thị Quy Nhơn; Công ty TNHH quản lý, sữa chữa đường bộ Quy Nhơn; Công ty TNHH Lâm nghiệp Quy Nhơn; Công ty TNHH Lâm nghiệp Hà Thanh; Công ty TNHH Lâm nghiệp Sông Kôn; Công ty Cổ phần Cảng Thị Nại.

     Để giúp cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức mới bổ sung vào nguồn nộp lưu của tỉnh, đồng thời có cơ sở hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành; Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số 261/SNV-VTLT ngày 11/3/2014 về việc giao Chi cục Văn thư – Lưu trữ khảo sát hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

     Để khảo sát và đánh giá việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời trên cơ sở đó phát huy ưu điểm, chấn chỉnh những tồn tại, thiếu sót nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào hoạt động nề nếp, phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức này.

Trong ảnh là quang cảnh buổi làm việc giữa Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan,

tổ chức mới bổ sung vào Danh mục thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh

     Qua 14 ngày từ ngày 18/3 đến 10/4/2014, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã khảo sát hoạt động văn thư, lưu trữ của 14 cơ quan, tổ chức bổ sung nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh. Nội dung khảo sát tập trung chủ yếu về việc tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Đoàn đã thực hiện khảo sát việc bố trí biên chế, trình độ cán bộ và chuẩn ngạch cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; nhiệm vụ quy định về quản lý công tác văn thư, việc soạn thảo và ban hành văn bản; thực hiện chế độ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị thời hạn bảo quản hồ sơ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tình hình bố trí phòng (Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu).

     Qua khảo sát, Đoàn nhận thấy 14 cơ quan, tổ chức bổ sung thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh, hầu hết các cơ quan, tổ chức này đã triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và của địa phương; ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác quản lý về văn thư, lưu trữ của cơ quan; về biên chế, bố trí cán bộ chuyên môn làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định. Đối với công tác văn thư quan tâm đến việc quản lý và ban hành văn bản đi, quản lý văn bản đến chặt chẽ, khoa học, đăng ký vào sổ đầy đủ.

     Đối với hoạt động công tác lưu trữ đã quan tâm đến việc thu thập, chỉnh lý tài liệu, bố trí phòng kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

     Qua thực tế khảo sát các cơ quan, tổ chức, Đoàn đã nêu lên một số tồn tại, hạn chế về công tác văn thư, lưu trữ như nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức này đã được nâng lên nhưng vẫn chưa đầy đủ, có nơi chưa được quan tâm thường xuyên; việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan chưa được thường xuyên; tài liệu tích đống vẫn còn nhiều; chế độ lập hồ sơ công việc chưa quan tâm đúng mức; ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế, đây là những vấn đề Đoàn khảo sát đặt ra trong phương hướng chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức này và xem đây là những vấn đề trọng tâm mà các cơ quan, tổ chức này cần thực hiện. Ngoài ra, về phía các cơ quan, tổ chức này cũng có một số kiến nghị với Sở Nội vụ, UBND tỉnh và Chi cục Văn thư – Lưu trữ về một số biện pháp nhằm hỗ trợ cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt hơn về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới, thường xuyên chỉ đạo, tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ nhằm giúp các cơ quan, tổ chức mới bổ sung vào Danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và góp phần vào việc tăng cường công tác quản lý nhà nước ở địa phương lên tầm cao mới./.