Sự hình thành và phát triển

Trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định

Địa chỉ: Số 12 Mai Hắc Đế, thành phố Quy Nhơn,tỉnh Bình Định

ĐT: 056.3823758; 056.3827514

Fax: 056.3823758

Website: ttltls.snv.binhdinh.gov.vn; Email: ccvtlt@snv.binhdinh.gov.vn

          I. Giai đoạn từ năm 1975 đến năm 1989

        Từ sau ngày giải phóng, phát huy truyền thống vẻ vang trong sự nghiệp kháng chiến cứu nước, tỉnh Bình Định đã đoàn kết nhất trí, nổ lực phấn đấu xây dựng quê hương ngày càng giàu mạnh…trong muôn vàng nhiệm vụ phải thực hiện nhằm kiến thiết lại quê hương, một nhiệm vụ rất quan trọng được đặt trong bối cảnh lúc bấy giờ đó là công tác lưu trữ. Trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, công tác lưu trữ của tỉnh Bình Định luôn được kiện toàn, đổi mới để phù hợp với tình hình của đất nước. Tháng 11/1975, Trung ương hợp nhất hai tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình. Về tổ chức chính quyền cấp huyện có 22 huyện, thị xã, thành phố ( thành phố Quy Nhơn và Thị xã Quảng Ngãi). Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh trong giai đoạn này luôn thay đổi qua từng thời gian. Tổ chức lưu trữ là Bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh, có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 02 phông trữ: Phông UBND Cách mạng tỉnh Bình Định và Phông UBND tỉnh Nghĩa Bình. Biên chế lưu trữ 04 người, có trình độ trung học văn thư, lưu trữ.

        II. Giai đoạn từ năm 1989 đến năm 1998

         Ngày 30/6/1989, Quyết định của Quốc hội khóa VIII thông qua kỳ họp thứ 5 chia tỉnh Nghĩa Bình thành hai tỉnh: Bình Định và Quảng Ngãi theo địa chỉ cũ. Sau khi chia tách tỉnh, Bộ phận Hành chính – Tổ chức, Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu Lãnh đạo Văn phòng trình UBND  tỉnh ban hành Quyết định số 1714/QĐ-UB ngày 04/12/1991 về việc thành lập Kho lưu trữ tài liệu tỉnh Bình Định đặt trong Văn phòng UBND tỉnh Bình Định, do Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, có chức năng giúp Văn phòng UBND tỉnh và UBND tỉnh về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh. Ngoài ra, UBND tỉnh chỉ đạo xây dựng và phát triển hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến huyện. Theo đó,11 huyện , thành phố thuộc tỉnh đã tiến hành thành lập kho lưu trữ để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của địa phương. Biên chế của Kho lưu trữ của các huyện,  thành phố lúc này là 02 người , do Chánh Văn phòng UBND huyện, thành phố làm trưởng kho.Biên chế của Kho lưu trữ tỉnh là 03 người, do chánh Văn phòng UBND tỉnh làm Trưởng kho.

          III. Giai đoạn từ năm 1998 đến năm 2006

        Thực hiện Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ về Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp. Theo đó, UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 39/1998/QĐ-UB ngày 08/6/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Bình Định trên cơ sở tổ chức tại Kho lưu trữ tài liệu thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Trung tâm có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh tực thiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.

         Có thể nói rằng, hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp trong giai đoạn này đã đạt được những kết quả thiết thực, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ ở địa phương để tạo hành lang pháp lý cho việc quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên. Tình trạng tài liệu tích đống ở giai đoạn này có xu hướng giảm dần. Công tác kiểm tra, hướng dẫn được đẩy mạnh. Việc củng cố, kiện toàn Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các kho lưu trữ huyện, thành phố đã được triển khai thực hiện tốt và hoạt động có những bước phát triển mới. Tình hình biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ được cải thiện đáng kể. Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được đẩy mạnh khắp ở các ngành, các cấp: UBND tỉnh đã chỉ đạo Trung tâm Giáo dục Thường xuyên và Trung tâm Lưu trữ tỉnh liên kết với Trường Đại Học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh mở 02 lớp đào tạo đại học tại chức chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng tại tỉnh nhà với số lượng học viên khóa I ( 2001-2004) có 94 học viên; khóa II (2004-2009) có 117 học viên; đồng thời còn liên kết với Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ Trung ương 2 thành phố Hồ Chí Minh mở khóa 23 (2000-2001) có 117 học viên. Vì vậy đã đáp ứng yêu cầu đội ngũ, cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ trong giai đoạn này được quan tâm hơn so với trước đây. Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ của các huyện, thành phố thuộc tỉnh, UBND tỉnh đã ban hành chỉ thị số 07/2006/CT-UBND ngày 21/02/2006 về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của huyện, thành phố và đã có 08/11 huyện huyện, thị xã, thành phố xây dựng được Kho lưu trữ chuyên dụng để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu trữ ở địa phương. Vai trò và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được nâng cao trong xã hội. Số lượng người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng, số lượng tài liệu đưa ra khai thác sử dụng ngày càng nhiều.

       IV. Giai đoạn từ năm 2007 đến 2010

      Ngày 1/10/2007, UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 664/QĐ-UBND về kiện toàn tổ chức Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, có chức năng lưu trữ lịch sử: sưu tầm, sưu thập, bổ sung; bảo quản; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tư liệu lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử khác nhau có ý nghĩa địa phương và thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định pháp luật.

     Thực hiện Nghị định số 13 và 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ, chức năng quản lý nhà nước về công tác năn thư lưu, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh được chuyển giao nguyên trạng từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội Vụ quản lý. Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở Nội vụ đã bổ sung, bố trí 10 biên chế. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được chuẩn hóa, đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc. Cơ cấu tổ chức: 01 Giám đốc,01 Phó Giám đốc và thành lập 02 phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Phòng Hành chính – Quản trị và Phòng Nghiệp vụ. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình Trung tâm đã chủ động xây dựng kế hoạch hoạt động, phối hợp chặt chẽ với Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, nổi bật nhất trong giai đoạn này như sau:

     Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ   

    Hiện nay, tính trung bình mỗi năm các cơ quan, tổ chức trong tỉnh thực hiện các văn bản chỉ đạo điểm về công tác thu thập tài liệu và chỉnh lý tài liệu để giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh với số lượng tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành thu về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh khoảng từ 60-70 mét/giá kệ tài liệu, nâng tổng số hơn 2000 mét giá tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định. Đặt biệt, trong giai đoạn này UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 1299/UBND-LT ngày 02/5/2008 về việc thu thập tài liệu quý, hiếm của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử và Công văn số2981/UBND-LT ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh về việc khảo sát nguồn tài liệu quý, hiếm hiện đang bảo quản tại các cơ quan, đơn vị. Theo đó, Văn phòng UBND tỉnh đã giao trách nhiệm cho Trung tâm trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân, gia đình, dòng họ khảo sát nắm chắc tình hình số lượng, khối lượng tài liệu quý, hiếm và lập kế hoạch sao chụp, đăng ký, bảo hộ hoặc vận động tặng cho, ký gửi, bán tài liệu riêng của cá nhân để đưa vào lưu trữ lịch sử của tỉnh bảo quản, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu cho xã hội.  

      Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

     Trung tâm Lưu trữ tỉnh đang bảo quản hơn 2000 mét giá tài liệu, thành phần tài liệu lưu trữ của tỉnh đang bảo quản trong kho lưu trữ rất đa dạng và phong phú. Ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học- kỹ thuật, tài liệu bản đồ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và các tài liệu chuyên ngàh khác nâng tổng số Phông lên 115 Phông lưu trữ thuộc các thời kỳ lịch sử: Triều Nguyễn, thời gian tài liệu có từ năm 1928; tài liệu hành chính thời kỳ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ 1956-1975; tài liệu thời kỳ tỉnh Nghĩa Bình từ năm 1976-1989 và tài liệu thời kỳ tỉnh Bình Định từ 1990 đến nay.

      Năm 2009, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tham mưu cho Sở Nội vụ và UBND tỉnh về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng biệt lập và được UBND tỉnh chấp thuận cấp đất với tổng diện tích quy hoạch xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh là 3.155,6 m² ,tại số 12 Mai Hắc Đế, phường Ghềnh Ráng, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, biệt lập của tỉnh đang trong giai đoạn hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện.

     Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

     Trong những năm qua, tài liệu lưu trữ tỉnh đã phát huy tác dụng phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho việc phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh. Trung tâm đã trước các lĩnh vực nhạy cảm để cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ như: đầu tư, xây dựng, đăng ký kinh doanh, đất đai, chính sách xã hội và tạo điều kiện cho các chủ nhiệm đề tài nghiên cứu tài liệu để hoàn thành công trình nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành và giúp cho các sinh viên, nghiên cứu sinh hoàn thành các luận văn, luận án tốt nghiệp đại học, thạc sỹ và tiến sĩ.

        Hàng năm tại phòng đọc, Trung tâm đã phục vụ từ 1.500-2.000 lượt người/ năm sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, năm 2007 đạt đến con số 2.668 lượt người sử dụng tài liệu. Lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ trung bình hàng năm là 5.016 đơn vị bảo quản và số tài liệu được sao chụp cung cấp cho độc giả là 3.281 trang tài liệu; cấp chứng thực tài liệu 2.175 văn bản; tổng số yêu cầu độc giả trong năm là 2.268 yêu cầu.

         Bên cạnh việc thực hiện tốt công tác chuyên môn, Trung tâm còn thực hiện tốt các dịch vụ lưu trữ để tạo ra nguồn thu nhằm nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động. Mặt khác, Trung tâm còn thực tốt các chính sách xã hội như: ủng hộ người nghèo, nạn nhân chất độc màu da cam, ủng hộ đồng bào lũ lụt…

         V. Giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2020

         Ngày 25/3/2011, UBND tỉnh Bình Định đã Ban hành Quyết định số 619/QĐ-CTUBND về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Quyết định số 1217/QĐ-CTUBND ngày 02 tháng 6 năm 2011 của UBND tỉnh Bình Định Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó, vị trí, chức năng Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước, về văn thu, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.

        Những kết quả đạt được của giai đoạn này là hệ thống văn bản quy phạm pháp lệnh của tỉnh được tương đối đầy đủ đã tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ thống nhất từ tỉnh, đến huyện, xã , phường, thị trấn dần đi vào nề nếp. Hoạt động quản lý chỉ đạo, công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường và đạt hiệu quả cao. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ được tăng cường cả về số lượng, chất lượng, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ. Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường nhưu xây dựng Kho lưu trữ, chỉnh lý tài liệu và mua sắm thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được chú trọng, đa dạng về hình thức phục vụ vào loại hình tài liệu đã đáp ứng được nhu cầu của xã hội.

       Đánh giá kết quả hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh từ năm 1975 đến nay, có thể khẳng định: Với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo cơ bản và giàu kinh nghiệm thực tiễn đã vượt qua mọi khó khăn với tinh thần học hỏi, hăng say, chịu khó nghiên cứu, sáng tạo, đã phấn đấu làm tròn vai trò quan trọng trong hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và vai trò tham mưu giúp các ngành, các cấp hoàn thành chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Với thành tích nêu trên, Chi cục đã được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động hạng nhì; Thủ tướng Chính phủ tặng nhiều Bằng khen; Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trũ Nhà nước tặng nhiều cờ thi đua đơn vị xuất sắc và UBND tỉnh tặng nhiều bằng khen cho tập thể và chiến sĩ thi đua cấp tỉnh cho cá nhân; Giấy khen của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh tặng Chi bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đạt tiêu chuẩn tổ chức cơ sở Đảng trong sạch và công đoàn Cơ sở thành viên đạt Công đoàn vững mạnh, xuất sắc  từ năm 1998 đến nay.

         Nhiệm vụ tới đây đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động Chi cục rất nặng nề. Để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ đó đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Chi cục phải nổ lực nhiều hơn nữa, phấn đấu nhiều hơn nữa để đưa sự nghiệp công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định phát triển lên tầm cao mới; trước mắt phải hoàn thiện các nhiệm vụ đặt ra: Xây dựng quy hoạch ngành văn thư lưu trữ của địa phương từ nay đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030; Số hóa tài liệu lưu trữ giai đoan 1903 – 2007; Xây dựng dự án các thiết bị Số hóa tài liệu; Xây dựng Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Tập huấn tài liệu lưu trữ điện tử cho các ngành, các cấp; Kế hoạch sử lý tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Kế hoạch chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh ( giai lưu trữ tỉnh Bình Định phát triển lên tầm cao mới. Trước mắt phải hoàn thiện các nhiệm vụ đặt ra; Kế hoạch xin kinh phí sao chụp và sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm của các cơ quan, đơn vị và các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua đoạn từ năm 1928 1975); Mở rộng Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh trong khuôn viên của Văn phòng UBND tỉnh; từng bước xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng 3115,6 m² tại khu đất số 12 Mai Hắc Đế, Phường Ghềnh Ráng, thành phố Quy Nhơn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương./.