TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

     Dưới góc độ quản lý nhà nước sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử; sự kết nối trong cùng một cơ quan, tổ chức hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau có thể cách xa về địa lý nhưng đảm bảo được quá trình giải quyết văn bản, tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (vòng đời của tài liệu).

     Tuy nhiên, những tiện ích của tài liệu điện tử mang lại hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn trong hoạt động quản lý như sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình vì tài liệu điện tử là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường mạng. Khác với tài liệu giấy, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất. Tài liệu điện tử chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. Tài liệu điện tử luôn có nguy cơ hủy hoại toàn bộ tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). Tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy.

Quang cảnh Hội nghị tập huấn tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

     Đề chữ ký số hiện nay cũng đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập. Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối. Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể bị chuyển giao cho người khác; vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tử cũng là một thách thức như: Sử dụng những kỹ năng máy tính đơn giản nhất, người ta có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết; vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử khi xem xét tính pháp lý của nó. Đây thật sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

     Một số giải pháp

     Sử dụng văn bản điện tử là xu hướng tất yếu của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Văn bản điện tử được hình thành song song với văn bản giấy và dần chiếm tỷ lệ nhiều hơn so với văn bản giấy đã đặt ra vấn đề quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan:

      Các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình giải quyết công việc của cơ quan và làm các căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ quy định về thủ tục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

      - Quy định về lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử các cấp.

       - Hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu điện tử và hủy tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức.

      - Các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án khi đã được duyệt nhằm đáp ứng quá trình quản lý tài liệu điện tử.

      - Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của các cơ quan, tổ chức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tiếp cận và nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý tài liệu điện tử.

      - Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực, xác định những công việc cần làm để quản lý tài liệu điện tử và khai thác, sử dụng tài liệu điện tử.

      Cùng với quá trình đổi mới của đất nước sự ra đời của Luật Lưu trữ và Nghị định 01 của Chính phủ nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan tổ chức như một hoạt động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử. Trong đó về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu, khách quan trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Điều này đặt ra yêu cầu trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và sự phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ thông tin, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận tài liệu điện tử theo phương thức mới -hiện đại ./.