NHỮNG KHÓ KHĂN CHỦ YẾU TRONG VIỆC TRIỂN KHAI CÁC NỘI DUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ CHO CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

     Tuy nhiên, việc triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơ quan, tổ chức hiện nay gặp không ít khó khăn như:

     - Hành lang pháp lý về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử chưa quy định cụ thể

     Điều 13 Luật Lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 quy định “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” và Chương II Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định các nội dung về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tuy nhiên các quy định này đến nay vẫn chưa được cụ thể hóa bằng Thông tư và các văn bản hướng dẫn cụ thể của Trung ương. Do đó các địa phương gặp rất nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện. Một số cơ quan, tổ chức áp dụng các phần mềm Văn phòng điện tử trong hiện đại hóa văn phòng, phục vụ công tác điều hành thông qua lưu chuyển văn bản trên môi trường mạng. Tuy nhiên, việc xác định giá trị pháp lý của các văn bản trên môi trường mạng vẫn chưa có quy định rõ ràng nên khó khăn trong công tác bảo quản.

     - Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử còn hạn chế

     Hiện nay, hầu hết các cơ quan nhà nước đã trang bị máy vi tính cho cán bộ, công chức, viên chức nhưng không kiểm soát được mục tiêu và hiệu quả sử dụng, máy tính vẫn chủ yếu sử dụng gõ văn bản, sử dụng một số tính năm của phần mềm hỗ trợ công tác văn phòng, do đó việc tạo lập văn bản và lưu trữ văn bản như thế nào vẫn chưa được quy định cụ thể. Hơn nữa, tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu mới, nên việc áp dụng và triển khai thực hiện rất khó khăn và phức tạp và đòi hỏi đội ngũ cán bộ, công chức trình độ chuyên môn công nghệ thông tin, nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

 Đoàn khảo sát tài liệu lưu trữ điện tử làm việc tại UBND huyện Tuy Phước

     - Quy định về tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ để lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử chưa ban hành

     Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định: Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

     Tuy nhiên, hiện nay nhiều cơ quan, tổ chức, kể cả việc thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ truyền thống vẫn chưa thực hiện tốt, tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, còn tồn đọng, tích đống, chưa được thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị. Do vậy, việc triển khai công tác này đối với tài liệu điện tử là hết sức khó khăn.

     Theo quy định, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được giữ lại, tài liệu phải có tính xác thực, đáng tin cậy, có giá trị pháp lý và được bảo quản. Tuy nhiên, việc nhận diện, xác định tài liệu điện tử nào có giá trị pháp lý, thời hạn bảo quản bao lâu là hết sức khó khăn. Bên cạnh đó còn các nội dung khác như việc đặt tên tài liệu điện tử, việc lập hồ sơ điện tử như thế nào, truy cập ra sao,… thì còn phải chờ các hướng dẫn của cơ quan Trung ương.

     - Thiết bị lưu trữ tài liệu còn chưa thống nhất, chưa đảm bảo an toàn

     Theo quy định tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, việc lưu trữ tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức còn hết sức tùy tiện, tài liệu có thể lưu ở bất kỳ chỗ nào (ổ cứng máy tính, máy tính cá nhân, USB,…); thói quen của cán bộ, công chức, viên chức là lưu giữ thông tin trong máy cá nhân để thành tài sản riêng của mình, không muốn lưu trữ thông tin trên máy chủ chung và sử dụng chung nguồn tài nguyên, thói quen muốn hồ sơ, tài liệu xử lý được trình bày theo ý riêng của mình,...

     Vì vậy, việc kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử rất khó thực hiện, đòi hỏi phải có quy định rõ ràng việc lưu trữ tài liệu như thế nào, ở đâu và phải có tính bắt buộc để tất cả cán bộ, công chức, viên chức chấp hành và dần thay đổi thói quen lâu nay.

     Như vậy, để triển khai các nội dung và thực hiện quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử được chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, phát huy giá trị của loại hình tài liệu lưu trữ mới – tài liệu lưu trữ điện tử, đòi hỏi các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử phải được cụ thể hóa từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó cần quan tâm đến việc đào tạo, hướng dẫn trình độ nghiệp vụ công nghệ thông tin, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức nói chung và cán bộ lưu trữ nói riêng về vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử trong xu thế phát triển hiện nay.

     Ngoài ra, điều quan trọng là phải có sự thống nhất giữa những quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử với những quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Nếu không việc áp dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức gặp rất nhiều khó khăn, trở ngại; đồng thời cũng cần ban hành chính sách tài chính hợp lý để triển khai nhiệm vụ này trong hoạt động của các cơ quan nhà nước./.