SƠ KẾT 01 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND

 

 

     ĐỀ DẪN

     -  Hoàn cảnh ra đời của Chỉ thị: Nâng cao nhận thức, thực hiện pháp luật; thực hiện mục tiêu “Về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp”;

 

      Mục đích tổ chức Hội nghị: Tổng kết, đánh giá kết quả; đề xuất biện pháp;

 

     - Cơ sở Sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị: Báo cáo của các bộ, ngành, địa phương và; thực tế quản lý, chỉ đạo.

 

     I. TỔ CHỨC TUYÊN TRUYỀN, PHỔ BIẾN NỘI DUNG CHỈ THỊ VÀ XÂY DỰNG CÁC VĂN HƯỚNG DẪN THI HÀNH

  

     Ngay sau khi Chỉ thị 02 được ban hành, Sở Nội vụ đã nhanh chóng tham mưu, tổ chức tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn và triển khai việc thực hiện Chỉ thị đến các sở, ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố nhằm quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị 02 của UBND tỉnh

 

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu giúp Sở Nội vụ trình UBND tỉnh Ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị 02

 

Sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh về

công tác  lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

 

     1. Sự chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp

 

     a)      Văn bản quy phạm pháp luật ở Trung ương

 

     Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để quản lý thống nhất, trong đó có những quy định có tính nguyên tắc về công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, bắt buộc các cơ quan, cá nhân phải thực hiện như: trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra; trách nhiệm thực hiện; chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…

 

b) Văn bản quy phạm pháp luật của tỉnh

 

    Để thống nhất nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ các cấp theo quy định của Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND, UBND tỉnh đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh; việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; việc triển khai thực hiện Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn.

 

     2. Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết triển khai thực hiện Chỉ thị 02

 

      Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi địa phương, Sở Nội vụ đã thực hiện nhiều biện pháp để hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ các cấp; trong đó đã ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về nội dung công tác lập hồ sơ và phương pháp, trình tự thực hiện như: Lập danh mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     Phần 2. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

     1. Ưu điểm:

     a)      Hoạt động tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị và các văn bản khác về lưu trữ được thực hiện tích cực

     b)      Hoạt động quản lý, chỉ đạo được tăng cường: hoàn thiện hệ thống văn bản, đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra

     c)      Cơ sở vật chất và kinh phí được quan tâm, đầu tư: kho lưu trữ, trang thiết bị, đào tạo bồi dưỡng, chỉnh lý, ứng dụng CNTT.

     d)     Tài liệu lưu trữ được thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng hiệu quả

 

     Nguyên nhân: có sự quan tâm, chỉ đạo;  những tiến bộ về tổ chức, biên chế; sự nỗ lực của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

 

     2. Tồn tại:

     a)      Việc ban hành VB QPPL và hướng dẫn nghiệp vụ còn chậm, chưa đầy đủ. Việc quản lý và chỉ đao nghiệp vụ chưa đáp ứng kịp yêu cầu cấp bách của thực tế.

     b)      Việc kiện toàn tổ chức, biên chế CCVC lưu trữ còn khó khăn

     c)      Cơ sở vật chất và kinh phí còn chưa đáp ứng yêu cầu, do ảnh hưởng của việc thực hiện phòng chống lạm phát.

     d)     Việc lập hồsơ, giao nộp hồsơcòn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến sốlượng vàchất lượng tài liệu lưu trữ.

     e)      Hình thức sửdụng tài liệu còn đơn điệu. Ứng dụng CNTT chưa đạt được nhiều kết quả.

     Nguyên nhân:

        - Ý thức chấp hành pháp luật chưa thực sự nghiêm túc

        - Nhận thức về công tácvăn thư, lưu trữ còn chưa đầy đủ

        - Nguồn kinh phí cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế

 

     Phần 3. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT, CỦA CÁC SỞ, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG

     - Về văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ

     •         Hoàn thiện hệ thống văn bản dưới Luật; rà soát, chỉnh sửa, bổ sung thay thế các văn bản không còn phù hợp; các quy định nghiệp vụ cần ban hành bằng hình thức VBQPL; chú ý tính đặc thù của một số ngành

     •         Các VB cần tập trung xây dựng trong thời gian tới: ứng dụng CNTT; quản lý tài liệu cấp huyện; hướng dẫn thành phần TL nộp lưu thuộc danh mục nguồn số 2 của LTLS cấp tỉnh; phí sử dụng TLLT

     •         Duy trì công tác kiểm tra chéo; tăng cường hướng dẫn và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ

     -  Về tổ chức, biên chế, chế độ đãi ngộ đối với người làm lưu trữ

     •         Hướng dẫn và quy định rõ tổ chức, kiện toàn đội ngũ CCVC làm VTLT theo tiêu chuẩn chức danh; quy định định mức để bố trí biên chế chuyên trách cho các Chi cục, sở, ngành, huyện, thị.

     •         Ban hành, điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ: phụ cấp đặc thù, phụ cấp độc hại

     -  Về công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ

     •         Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ;

     •         Tổ chức tập huấn theo khu vực, trong nước và nước ngoài; ban hành nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn và cấp chứng chỉ theo quy chuẩn chung.

     - Về thi đua khen thưởng

     •         Hướng dẫn cụ thể nội dung thi đua khen thưởng, hướng dẫn lập hồ sơ xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ”; khen thưởng định kỳ.

     - Các vấn đề khác

     •         Chính sách hỗ trợ kinh phí định kỳ cho địa phương để chỉnh lý, mua sắm trang thiết bị bảo quản;

     •         Hướng dẫn XD ngân sách cho hoạt động lưu trữ;

     •         Kiểm tra hướng dẫn thực hiện Đề án xây kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh;

     •         Phối hợp thực hiện bảo quản, phục chế, phát huy giá trị TLLT quý, hiếm.

 

     Phần 4.PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI

 

      1. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền bằng các hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trước mắt cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 110, Nghị định số 09 của Chính phủ, Thông tư 01 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư 01 của Bộ nội vụ.

      2. Nhóm giải pháp thực hiện Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh để thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ.  

      3. Nhóm giải pháp kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức

      4. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định các văn bản của Bộ Nội vụ.

      5. Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách

Số lượng cán bộ cần đào tạo mới, đào tạo lại hoặc cần được bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh đảm nhận.

      6. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ

      7. Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ

      8. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

      Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm của ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và chế độ trang bị bảo hộ lao động là hết sức cần thiết.