BÌNH ĐỊNH SAU 03 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ 02/2011/CT-UBND NGÀY 20/5/2011 CỦA UBND TỈNH VỀ LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ

     Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan. Nhưng trong thực tế hiện nay nhận thức về trách nhiệm và việc tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử còn hạn chế. Công tác lập hồ sơ từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn vẫn là một khâu yếu trong công tác văn thư, làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Thực trạng này dẫn đến hậu quả là khi cần tra cứu tài liệu không thể tìm thấy hoặc có thể tìm thấy cũng mất khá nhiều thời gian, công sức; nhiều nơi đã xảy ra tình trạng tài liệu bị phân tán, làm thất lạc, mất mát, hư hỏng hoặc tài liệu bị lộn xộn, tích đống, bó gói nhiều năm chưa chỉnh lý, lập hồ sơ đã làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

     Để thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và sớm khắc phục tồn tại, hạn chế tình hình trên, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống và lựa chọn giữ lại được những hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ các cấp, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu thực tiễn và nghiên cứu lịch sử sau này. Đây là vấn đề cấp thiết hiện nay trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cần được quan tâm trong thời gian tới để đạt kết quả tốt. Xuất phát từ những lý do này, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã nghiên cứu và tham mưu giúp Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

     Sau 03 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh, để tổng kết công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong thời gian qua; đồng thời để trao đổi những khó khăn, vướng mắc, kinh nghiệm trong quá trình thực hiện, đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này trong thời gian đến, góp phần thiết thực vào việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.

     Những kết quả đã đạt được

     Sự chỉ đạo của các cấp về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

     Để thống nhất nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ các cấp theo quy định của Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND, UBND tỉnh đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như:

     - Quyết định số 307/QĐ-CTUBND ngày 23/02/2012 của Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND của UBND tỉnh;

     - Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh;

     - Quyết định số 06/2014/QĐ-UBND ngày 15/4/2014 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh

     - Quyết định 1629/QĐ-CTUBND ngày 20/7/2011 về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

     - Quyết định 482/QĐ-UBND ngày 03/3/2014 về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định.

     - Quyết định 1512/QĐ-UBND ngày 10/6/2013 về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

     - Công văn số 2252/UBND-NC ngày 22/6/2012 về việc triển khai thực hiện Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;

     - Công văn số 4830/UBND – NC ngày 11/12/2012 về việc tiếp tục chỉ đạo thực hiện Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh;

     - Công văn số 858/UBND – NC ngày 19/3/2013 về việc bố trí kinh phí lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ tại lưu trữ cơ quan, tổ chức.

     Công tác triển khai thực hiện của các sở, ngành, địa phương về thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh

     Tuyên truyền, phổ biến nội dung Chỉ thị 02

     Ngay sau khi Chỉ thị 02 và các văn bản hướng dẫn thực hiện Chỉ thị được ban hành, các sở, ngành, địa phương đã chủ động tuyên truyền, phổ biến các văn bản đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức cơ quan thông qua các hình thức như: Sao gửi văn bản, lồng ghép nội dung vào hội nghị, các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc phải thực hiện lập hồ sơ công việc theo quy định.

     Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

     Việc lập hồ sơ công việc của các sở, ngành, địa phương đã có những chuyển biến tích cực, số lượng và chất lượng công tác lập hồ sơ ngày càng được nâng cao. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc đã mở hồ sơ, tập hợp và sắp xếp văn bản theo vấn đề, ghi tiêu đề hồ sơ theo quy định; việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan dần đi vào nề nếp, đúng thời gian và đúng yêu cầu, các sở, ngành, địa phương đã giao nộp vào Lưu trữ cơ quan hơn 640 mét giá tài liệu từ năm 2011-2014. Nổi bật trong công tác này có các cơ quan như: Trường Cao đẳng Bình Định, Cục Thuế tỉnh, Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh, Ban Quản lý Giải phóng mặt bằng và Phát triển quỹ đất tỉnh, Ban Dân tộc, UBND huyện Phù Mỹ,…

     Có khoảng 50% các sở, ban, ngành tỉnh thực hiện tương đối tốt công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổng số hồ sơ được lập của các sở, ban, ngành tỉnh trong 3 năm từ 2011- 2014 là 10.874 hồ sơ; hồ sơ được lập cơ bản theo yêu cầu, hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định.

     Có khoảng 30% các cơ quan, tổ chức các huyện, thị xã, thành phố bước đầu thực hiện lập hồ sơ công việc, tổng số hồ sơ được lập của các huyện, thị xã, thành phố trong 3 năm từ 2011- 2014 là 10.669 hồ sơ; tuy nhiên chất lượng hồ sơ được lập chưa đảm bảo theo yêu cầu.

     Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh

     Việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã được các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu thực hiện nghiêm túc hơn trước, có 69/90 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu đã tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Các cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng hạn là: Văn phòng UBND tỉnh, Cục Hải quan, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ,…

     Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh đã tăng lên rõ rệt từ khi ban hành Chỉ thị 02 đến nay, tổng số mét giá tài liệu đã giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh trong 03 năm qua là: 469,37 mét.

     Đối với các huyện, thị xã, thành phố:

     Từ khi Chỉ thị 02 ban hành đến thời điểm trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực: 100% các huyện, thị xã, thành phố đã ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện. Công tác thu thập tài liệu tại 11 Kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố đã được đẩy mạnh và đạt kết quả tốt, tuy có sự khác biệt giữa các huyện và thành phố, nhìn chung đều có sự gia tăng đáng kể về số lượng; các huyện, thị xã, thành phố tổ chức thực hiện thu thập tài liệu theo định kỳ và kế hoạch hàng năm đúng quy định. Tổng số mét giá tài liệu thu được của 11 huyện, thị xã, thành phố là 986 mét; số lượng tài liệu đã chỉnh lý 750 mét/ 986 mét.

     Thực hiện Luật Lưu trữ, cấp huyện không còn lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Danh mục 341 các cơ quan, tổ chức các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đến nay, UBND thị xã An Nhơn đã thực hiện giao nộp 8 mét tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, tài liệu thuộc Phông UBND huyện An Nhơn, thời gian tài liệu từ 1976-1993.

     Nhiệm vụ và giải pháp trong thời gian tới

     Từ những kết quả đã đạt được, những tồn tại, hạn chế trong 03 năm triển khai thực hiện Chỉ thị 02 cũng như một số kiến nghị; để tiếp tục thực hiện có hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp, cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ đề xuất một số giải pháp tiếp tục thực hiện tốt công tác này trong thời gian tới  như sau:

     Nâng cao hơn nữa nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp

     Các cấp, các ngành cần tiếp tục tuyên truyền, phổ biến và triển khai thực hiện các quy định của các cấp đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp như Luật Lưu trữ (Điều 9, 10, 11, 12, 14); Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư 01 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quyết định số 06/2014/QĐ-UBND ngày 15/4/2014 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh;là cơ sở pháp lý quan trọng, đã hướng dẫn cụ thể, chi tiết về việc lập hồ sơ. Tuy nhiên, hiện nay các cán bộ, công chức, viên chức chưa tiến hành lập hồ sơ theo đúng quy định phần vì ý thức về trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức chưa cao do đó cán bộ công chức, viên chức phải hiểu rằng giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc.

Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp

     Về xây dựng các văn bản hướng dẫn

     Tham mưu và ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; văn bản hướng dẫn các phương án chỉnh lý tài liệu hành chính, tài liệu chuyên ngành cho các sở, ngành, địa phương; Ban hành các văn bản hướng dẫn việc thực hiện kinh phí, chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể để thực hiện Luật Lưu trữ, nhất là công tác lưu trữ tài liệu điện tử để các sở, ngành, địa phương có thể áp dụng chính xác và hiệu quả;Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc.

     Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

     Thường xuyên mở các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc sát với yêu cầu thực tế để cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hiểu rõ hơn, vận dụng và tổ chức hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức cơ quan thực hiện tốt hơn công tác này; Hàng năm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ngành, địa phương về chỉnh lý tài liệu và xử lý tài liệu tích đống; quan tâm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức nắm vững phương pháp lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

     Về kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

     Tập trung kiểm tra theo từng chuyên đề trong công tác văn thư, lưu trữ; tiến hành kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc nên bắt đầu từ lãnh đạo các phòng, ban, cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, có kết luận và thông báo kết quả đến lãnh đạo cơ quan, tổ chức; đề nghị xử lý vi phạm nếu không chấp hành quy định đối với công tác này; đồng thời hướng dẫn các cơ quan, tổ chức từng bước khắc phục những tồn tại, hạn chế.

     Tiếp tục kiện toàn tổ chức, biên chế và nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức

     Theo quy định, văn thư cơ quan có trách nhiệm xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ; phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan;…

     Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu;…

     Như vậy việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được quan tâm về số lượng và chất lượng để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ quy định như: Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách để có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định.

     Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ

     Kinh phí bố trí cho hoạt động văn thư, lưu trữ bao gồm: trang bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, bìa hồ sơ, cặp ba dây, xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu (giá kệ, máy hút bụi, hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy);…

     Việc bố trí kinh phí cho các hoạt động văn thư, lưu trữ là hết sức cần thiết, đảm bảo hoạt động theo quy định; vì vậy các cơ quan, tổ chức cần dự trù kinh phí hàng năm đối với công tác này căn cứ vào số lượng hồ sơ, tài liệu hình thành hàng năm của cơ quan và các hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

     Tóm lại, để nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thì các giải pháp nêu trên phải được tiến hành một cách nghiêm túc và đồng bộ, lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ phải chủ động phát huy vai trò của mình trong việc quản lý, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Với hi vọng này những đề xuất trên trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp sẽ từng bước đi vào nề nếp, khoa học, trở thành một nhiệm vụ quan trọng và thường xuyên của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Từ đó khẳng định vị trí, vai trò, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ là hết sức quan trọng không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng của công tác này, tiến tới mục đích cuối cùng là tiếp tục thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh thường xuyên và lâu dài trong thực hiện nhiệm vụ trong các cơ quan, tổ chức ở địa phương./.