CÔNG BỐ, GIỚI THIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT TRONG THỜI GIAN TỚI

     Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang quản lý hơn 3.000 mét giá tài liệu với 137 phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương. Đây là nguồn sử liệu có giá trị đáp ứng nhu cầu cho hoạt động nghiên cứu của tỉnh từ thời Phong kiến Triều Nguyễn đến nay, bao gồm 04 khối chính tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh như sau:

     Khối tài liệu hành chính: Hình thành trong quá trình hoạt động của thời kỳ Phong kiến Triều Nguyễn; chính quyền Thực dân Pháp ở Trung kỳ; chính quyền Việt Nam cộng hòa; thời kỳ UBND Cách mạng; tài liệu hợp nhất 02 tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi thành tỉnh Nghĩa Bình; tài liệu chia tách tỉnh Nghĩa Bình thành 02 tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi; tài liệu quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử; hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định…

     Khối tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm: Tài liệu thiết kế, thi công các công trình trọng điểm của tỉnh Bình Định qua các thời kỳ.

     Khối tài liệu nghe – nhìn gồm: Phim, ảnh, phim điện ảnh, băng video, phim thời sự tài liệu… có giá trị lịch sử của tỉnh.

     Khối tài liệu cá nhân gồm: Tài liệu quý, hiếm cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ.

     Khối tài liệu là các công trình nghiên cứu, các đề tài khoa học cấp ngành ở địa phương được hoàn thành trên cơ sở sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ lịch sử đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã sưu tầm, thu thập được các khối tài liệu nêu trên có giá trị đặc biệt trên nhiều mặt, nhiều lĩnh vực mang tính lịch sử của địa phương qua từng thời kỳ, giai đoạn lịch sử và đã phát huy giá trị tài liệu qua các hình thức sử dụng tài liệu của Lưu trữ Lịch sử như: Tại Phòng đọc của Lưu trữ Lịch sử; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, Trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

     Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức, công bố, giới thiệu tài liệu trên Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đây là hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả.

     Ngày 02/11/2012, trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định được chính thức hoạt động đã đáp ứng được nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân phục vụ cho công tác của ngành văn thư, lưu trữ ở địa phương.

     Trang thông tin điện tử của Chi cục có giao diện gồm các chuyên mục như: Giới thiệu chung, tin tức sự kiện, văn bản pháp luật, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, công tác đào tạo, ứng dụng công nghệ thông tin, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu trao đổi thông tin kinh nghiệm số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử, dịch vụ lưu trữ và tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ. Đến nay tổng số lượt truy cập vào Trang thông tin điện tử của Chi cục là 1.927.604 lượt và được đánh giá là một trong những Trang thông tin điện tử có số lượng truy cập tương đối cao. Qua đó đã góp phần đưa hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của pháp luật.

     Nhận thức rõ vai trò và hiệu quả của hình thức công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Trang thông tin, điện tử của Chi cục; trong thời gian qua, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho các phòng chuyên môn: Hành chính – Tổng hợp, Quản lý Văn thư – Lưu trữ và phòng Lưu trữ Lịch sử thuộc Chi cục về kỹ năng viết tin, bài; cách thức đưa tin lên Trang thông tin điện tử, đặc điểm nội dung và hình thức của dạng bài công bố, giới thiệu tài liệu, các bước cần thiết khi lựa chọn sự kiện, xác định chủ đề, xử lý hình ảnh và chú thích; cách khắc phục những hạn chế, sai sót thường gặp trong công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ hiệu quả cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ và lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Bình Định.

     Tại phòng lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục, lưu trữ viên thực hiện nhiệm vụ công bố, giới thiệu tài liệu trên trang thông tin điện tử của Chi cục có vai trò quyết định đến công bố, giới thiệu tài liệu. Người thực hiện nhiệm vụ này cần phải có kiến thức về các lĩnh vực như sử học, văn bản học, lưu trữ học, cổ tự học, địa lý học… Ngoài ra, phải có kinh nghiệm tích lũy, thâm niên nghề nghiệp như truyền đạt văn bản, viết lời nói đầu, viết lời chú thích… để công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện truyền thông, nâng cao vị thế của cơ quan lưu trữ lịch sử trong việc giữ gìn, bảo tồn di sản của quốc gia và của địa phương. Có thể nói rằng công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên trang thông tin điện tử của Chi cục là một lĩnh vực mang tính mới mẽ đối với ngành lưu trữ của nước ta.

     Trong thời gian qua, Chi cục đã sử dụng Trang thông tin điện tử công bố, giới thiệu tài liệu để thông tin tuyên truyền các ngày Lễ lớn trong năm như: “Thông cáo của Bộ Chỉ huy các lực lượng vũ trang nhân dân, giải phóng Sài Gòn Gia Định về chiến thắng 10 ngày đầu xuân Mậu Thân; Công bố giới thiệu lời kêu gọi của Ủy ban Trung ương mặt trận giải phóng và Chính phủ cách mạng lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam; Dấu ấn Bình Định nhớ về Bác Hồ; Giới thiệu tài liệu ảnh trước năm 1975 của tỉnh Bình Định; Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ về điều kiện tự nhiên và tài nguyên môi trường tỉnh Bình Định trước năm 1993; Công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân kỷ niệm 66 năm Ngày Thương binh Liệt sĩ…” Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn được khai thác, phụcvụ cho đời tư của các cá nhân, gia đình, dòng họ, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân. Khác với phương tiện công bố, xuất bản. Qua đó, góp phần đáp ứng nhu cầu thông tin của các cơ quan, tổ chức, địa phương, cá nhân, phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước, góp phần tuyên truyền, giới thiệu hình ảnh hoạt động của Chi cục về quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

     Về mặt khó khăn trong việc công bố, giới thiệu tài liệu trên Trang thông tin điện tử của Chi cục như: Vấn đề cung cấp thông tin tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh; người sử dụng tài liệu để công bố, giới thiệu tài liệu trên Trang thông tin điện tử; quy định việc công bố, giới thiệu tài liệu trên Trang thông tin điện tử phải thực hiện quy trình trình duyệt của người có thẩm quyền mới được công bố tài liệu… đây là một hình thức công bố, giới thiệu tài liệu mới nên các quy định của pháp luật chưa được cập nhật đầy đủ…

     Để phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt đượctrong thời gian qua, Chi cục đặt ra trong thời gian tới cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữvới hình thứccông bố, giới thiệu tài liệu trên Trangthông tin điện tử nhằm tuyên truyền, giới thiệu tài liệutrong kho lưu trữ lịch sửlà nhiệm vụ cần thiết hiện nay của Chi cục Văn thư – Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đồng thời phải có định hướng chiến lược nhằm nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền, giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên Trang điện tử hướng đến công chúng và toàn xã hội là trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành; các cơ quan, đơn vị, địa phương về ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ.

     Việc công bố, giới thiệu tài liệu trên Trang thông tin điện tử nhằm hướng tăng cường phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương là cấp bách và cần thiết. Vì vậy, đòi hỏi các cấp, các ngành phải tiếp tục đổi mới nội dung và phương thức hoạt động, bám sát thực tiễn của công tác lưu trữ, thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao, động viên cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ lịch sử tiếp tục phát huy những phẩm chất ưu tú của người làm công tác lưu trữ trong thời kỳ hội nhập, tăng cường công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị mình nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để xã hội ngày càng nhận thức rõ hơn về giá trị tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ vững an ninh quốc phòng và phát triển kinh tế - xã hội của địa phương./.