NÂNG CAO NHẬN THỨC CỦA XÃ HỘI ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN CỦA LƯU TRỮ ĐỊA PHƯƠNG

     1. Tầm quan trọng công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ

     Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc;có các đặc điểm chứa đựng những thông tin về quá khứ;có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội và tình hìnhhoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, tuy mỗi cơ quan, mỗi tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là:trong quá trình hoạt động của đơn vị đều sản sinh ra những công văn, giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao.

     Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý,điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ;ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị; việcsoạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, nhưng việclưu trữ, bảo quảnvà phát huy giá trị tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lậpthìcông tác văn thư, lưu trữ sẽ được hình thành vì đó là “huyết mạch” tronghoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.

     Tài liệu lưu trữ nếu được lựa chọn chính xác thì chúng có nhiều ý nghĩa, vì đây là một nguồn thông tin quan trọng chứa đựng nhiều kinh nghiệm phong phú của nhân dân ta, phản ánh nhiều mặt cụ thể trong chủ trương,đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nướcvàcho thấy nhiều thành tựu mà chúng ta đã đạt được trong quá trình đấu tranh cách mạng; đồng thời cũnglà định hướng chương trình,kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, cũng như khoa học kỹ thuậtvàtổng kết kinh nghiệm. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng; xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc.

     Từ lâu chúng tađã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữlàđể phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triểncủa xã hội. Ngày nay với sự phát triển của xã hội, nên nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng,tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ;thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt, góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

     Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu; hàng ngày, hàng giờ chocán bộ lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, đơn vị,thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định; quy địnhquản lý cho phù hợp; bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ pháp lý giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động;

     Tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận tiệncho việc tra cứu, cung cấp thông tin, cũng làđảm bảo sự vẹn toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ,với tư cách không chỉ là một nguồn sử liệu mà là di sản văn hóa trong mọi tình huốnghoạt động,phục vụ cho hiện tại và cả tương lai; hiện nay trong xã hội đã có sự nhận thức đúng đắn và hiểu rõ tầm quan trọng,góp phầnnâng cao hiệu quả về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

     Tuy nhiên,một sốcơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ coiviệc lưu trữ tài liệu đơn thuầnlà để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng,mất mát tài liệu; một số cán bộ, công chức, viên chức khi công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được việclập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; cũng không nghĩ những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau,nên khôngtrân trọng, bảo vệ những tài liệu đó. Do đó, việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn hạn chế; hiện naytài liệu được hình thành trong hoạt động của mỗicơ quan, đơn vịkhá nhiều, tình trạng tài liệu còn chất đống, bỏ trong bao tải, cặp ba dây.v.v…chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, để nộp vào lưu trữ.

     Công tác văn thư, lưu trữ đã có từ lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử dân tộc; nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ,nên chưa có sự quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng; đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.

     Để đưa công tác này đi vào nề nếp và phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, cần có sự thay đổi nhận thức về lưu trữvà giá trị củatài liệu lưu trữ, đặc biệt là lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần cósự chung tay, góp sức và sự quan tâm hơn nữa về công tác lưu trữ, cần đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp, giải pháptạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để cán bộ, công chức, viên chứccó thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ,phục vụ nhu cầu cho xã hội, góp phần vào sự nghiệpxây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.

     2. Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị

     Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, đơn vị;do đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm thực hiện một sốnội dungcông việc củacông tác văn thư, lưu trữnhưsau:

     + Trách nhiệm của người làm văn thư: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, phát hành văn bản đi; quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơcác tập lưu văn bản đi đảm bảo đúng quy định;

     + Làm tốt công tácsoạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là trách nhiệm mỗi cá nhân khi được giaonhiệm vụgiải quyết công việc;

     + Thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị làcho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành đi;

     Như vậy,tất cả các cá nhân từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, đơn vịđều tham gia thực hiện các nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và khẳng định rằng công tác văn thư không phải riêng của những người làm văn thưmà là của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương, khi tham gia giải quyết công việc;vì vậy,việclập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng có vai tròquan trọng, đó là tiền đề của công tác lưu trữsau này.

     3. Công tác lưu trữ tại địa phương

     UBND huyện đã tổ chức, triển khai thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13ngày 11/11/2011 của Quốc Hội; ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện Thông tư số 14/2011/TT-BNVngày 08/11/2011của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ,tài liệu hình thành trong hoạt động Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnhBình Địnhvề việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh;Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnhBình Đìnhban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnhvà các văn bản chỉ đạo khác của cấp trên. Đồng thờiban hành các văn bản quản lý nhà n­ước về công tác văn thư, lưu trữ;tổ chức kiểm tra, thực hiện các quy định của cơ quan nhà nư­ớc về l­ưu trữ; thực hiện các quy trình nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, kiểm tra tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu l­ưu trữ.

      Hiện nay, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể, là cơ sở pháp lý bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc phải thực hiện; đồng thời tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

     Tình hìnhhoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các cơ quan, đơn vịđã nhận thức đượcvị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; đã quan tâm việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, việcban hành danh mục hồ sơ cơ quan, đơn vị; nhận thức đượctrách nhiệm của mình đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ sơ để thực hiện đạt hiệu quả.

     Hiện nay, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệuđã tương đối ổn định đi vào nề nếp; tuy nhiên, vẫn còn một sốcơ quan,đơn vị đã thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhưng chưa giao nộp hết hồ sơ, tài liệu. Tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ, chủ yếu giao nộp theo bó, gói, cặp…, ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc chỉnh lý, phân loại, xác định giá trịtài liệu;ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế; một số tài liệu hết giá trị loại ra chưa được xem xét để tổ chức tiêu huỷ. Cán bộ, công chức, viên chứccáccơ quan,đơn vị đều kiêm nhiệm,không có nghiệp vụ lưu trữ nên hồ sơ, tài liệu không được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, hạn chế đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác,sử dụngtài liệu lưu trữ; do đó, công tác quản lý, khai thác, sử dụng giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy,để phục vụ có hiệu quả hoạt động chỉ đạo, quản lý, điều hành của lãnh đạovà nghiên cứu sử dụng của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

     Để sớm khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của huyện; UBND huyệnchỉ đạo một số nhiệm vụtrọng tâm trong thời gian tới nhưsau:

     - Tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo Chỉ thị số 02 của UBND tỉnh Bình Định;

     - Giải quyết số tài liệu còn tồn đọng, tích đống tại cơ quan, đơn vị để  lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

     - Tăng cường sự lãnh đạo,chỉ đạocủa Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị,quản lý hồ sơ, tài liệu tập trung một đầu mối là bộ phận lưu trữ cơ quan, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc bảo quản an toàn tài liệu, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

     - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn huyện;

     - Ban hành những quy chế,quy định một số điều cụ thể về quản lý công tácvăn thư,lưu trữ;hướng dẫnthực hiện các nghiệp vụ lưu trữ;lậpDanh mục hồ sơ cơ quan;lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quanvà trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ;

     - Cán bộ làm công tác lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt đối với công việc được giao;

      - Từng bước bố trí kho lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị; trang bị đầy đủ các phương tiện để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện chữa cháy; máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, bìa hồ sơ...                                                                                                                                                                

     - Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất kịp thời để trình cấp có thẩm quyền xem xétgiải quyết;

     - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn thư,lưu trữ.

     Trên đây là bài tham luận Hội thảo khoa học “Về khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của UBND huyện Vĩnh Thạnh./.

     Xin cảm ơn !