KHAI THÁC VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

     1. Khai thác giá trị tài liệu lưu trữ

     Những tài liệu được hình thành trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân là những sản phẩm của quá trình lao động, sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử trong đấu tranh, dựng nước và giữ nước của dân tộc Việt Nam; phản ánh những kết quả lao động và sáng tạo của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu đó đã phát huy được giá trị về nhiều mặt của đời sống xã hội như: văn hóa, chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng, ngoại giao... . Vì vậy việc tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     Xã hội hiện đại đang chứng kiến sự thâm nhập và tác động mạnh mẽ của công nghệ thông tin vào các hoạt động hàng ngày của mỗi tổ chức, cá nhân. Việc sử dụng máy tính đã trở nên phổ biến và hệ quả là các thông tin số được tạo bởi các hệ thống phần mềm cũng ngày càng nhiều theo cấp số nhân. Điều này dẫn đến việc tài liệu lưu trữ giấy dần bị thay thế bởi dữ liệu số hóa. Tuy nhiên, các tài liệu giấy hoặc những tài liệu ở dạng vật mang tin khác vẫn giữ nguyên giá trị về tính chính xác, tính pháp lý.

     Trong lĩnh vực Kế hoạch và đầu tư, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển, đầu tư các vùng kinh tế trọng điểm.

     Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng của từng vùng… Việc khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho các tổ chức tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của.

     2. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

     Hiện nay trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu của thời đổi mới, những cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với công tác lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

     Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.

     Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc chấp  hành các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.

     Muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều cơ quan các cấp đến nay vẫn còn tồn tại quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ công chức trong cơ quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, do đó chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

     Vì vậy, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy cơ quan quản lý các cấp và cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

     Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác này. Bố trí diện tích thoả đáng trong trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị của tỉnh. Kho lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

     Tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ. Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ; định kỳ hàng năm báo cáo kết quả thực hiện những nhiệm vụ trên về Bộ Nội vụ.

     Trên đây là một số ý kiến tham luận của đơn vị về công tác khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học kế hoạch và đầu tư./.