GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN LƯU TRỮ Ở ĐỊA PHƯƠNG

     Như chúng ta đã biết , tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ có ý nghĩa và vị trí đặc biệt quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.Trong khi đất nước ta còn ở trong sự cai trị của thực dân Pháp và âm mưu phá hoại hết sức thâm độc của bọn Việt gian.Trong bức thư của Bí thư Ban Thường vụ Đảng bộ Trung kỳ  ghi ngày 27/3/1945 gửi cho các đảng viên cộng sản đã kêu gọi :

     “ Các đồng chí

     Một mảnh giấy là một lớp da

     Một dòng chữ là một dòng máu của đồng bào!

     Các đồng chí phải giữ gìn cẩn thận lấy nó!

     Và phải lưu động nó đi khắp mọi nơi trong cấp bộ, các cá nhân.

     Nó sẽ giúp các đồng chí được nhiều việc lớn”.

     Chính vì vậy ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công Chủ tịch Hồ Chí Minh trong Sắc lệnh số 65 ngày 23/11/1945 quy định về nhiệm vụ của Đông Dương Bác cổ học viện - một cơ quan có vai trò rất quan trọng trong việc bảo tồn các di sản văn hoá dân tộc, đã ra mệnh lệnh : “ Cấm phá huỷ những bi ký, đồ vật, chiếu sắc, văn bằng, giấy má, sách vở có tính cách tôn giáo hay không, nhưng có ích cho lịch sử mà chưa được bảo tồn”. Ngày 03/01/1946 Chủ tịch Chính phủ lâm thời đã ký ban hành Thông đạt số 1/C-VP về giữ gìn và cấm tiêu huỷ hồ sơ công văn cũ.Trong văn bản này với nhận thức sâu sắc quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lê Nin về tính kế thừa những giá trị văn hóa quá khứ, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu bật ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ là “Có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.

     Tài liệu lưu trữ được coi là di sản, là tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng quan trọng và phong phú của dân tộc, của một nhà nước pháp quyền của dân, do dân và vì dân. Tài liệu đó đang đòi hỏi sự đồng thuận và chia sẻ giữa các cơ quan, đơn vị nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để tài liệu lưu trữ trở thành cầu nối phục vụ đắc lực bộ máy làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước.

     Để bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu an toàn, hạn chế việc thất thoát tài liệu trong quá trình lưu trữ và khai thác tài liệu, năm 2006 UBND huyện Tuy Phước đã ban hành Đề án hướng dẫn giải quyết tài liệu tích đống đối với các phòng, ban huyện, UBND các xã, thị trấn và các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, từng bước chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống, bó gói lộn xộn ở các cơ quan đưa vào lưu trữ một cách khoa học, theo đúng yêu cầu bảo quản, bảo vệ và khai thác tài liệu lưu trữ. Từ năm 2010 đến nay, hàng năm UBND huyện đã cấp kinh phí cho Phòng Nội vụ huyện với số tiền từ 50.000.000đ ( Năm mươi triệu đồng ) đến 150.000.000 đ (Một trăm năm mươi triệu đồng) chi cho hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và  giải quyết tài liệu lưu trữ tích đống hiện đang còn bó gói, lộn xộn tại các cơ quan, phòng, ban huyện. Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn, các phòng, ban huyện bằng nguồn kinh phí được cấp và các nguồn kinh phí khác tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ tích đống. Tính đến năm 2014, thực hiện Đề án giải quyết tài liệu lưu trữ tích đống của UBND huyện trên toàn huyện đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tích đống của  5/13 xã, thị trấn và 09 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh . Hiện nay tại kho lưu trữ huyện (thuộc Phòng Nội vụ huyện) hiện đang bảo quản 200 mét tài liệu của 11 Phông lưu trữ và hơn 200 mét tài liệu tại một số phòng, ban huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.

     Với nguồn tài liệu ấy, hàng năm đã đưa ra phục vụ, cung cấp thông tin, phục vụ một cách có hiệu quả cho việc phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh của huyện nhà. Đồng thời tài liệu lưu trữ cũng đã phục vụ lợi ích cá nhân một cách chính đáng trong việc nghiên cứu các đề tài thạc sĩ, chế độ bảo hiểm, các chế độ của cán bộ công chức, giải quyết các khiếu nại, tố cáo …

     Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu cũng là một vấn đề hết sức cần thiết đối với công tác lưu trữ góp phần nâng cao giá trị tài liệu lư trữ. Tổ chức tốt việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao nhận thức của cộng đồng xã hội về vị trí và tầm quan trọng đối với công tác lưu trữ và phục vụ cho lợi ích phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Nhận thức được tầm quan trọng này, UBND huyện đã chỉ đạo các phòng, ban huyện thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ về phục vụ quản lý, tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ huyện và các kho lưu trữ hiện hành. Trung bình hàng năm tại kho lưu trữ huyện có 150 đến 200 số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu với số hồ sơ được đưa ra khai thác từ 200 đến 300 hồ sơ, tài liệu.

     Nhận thức được giá trị sâu sắc của tài liệu lưu trữ, trong những năm qua UBND huyện Tuy Phước đã chỉ đạo lãnh đạo các cấp, các ngành ở địa phương và đặc biệt là các cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các phòng, ban, ngành thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn nhận thức sâu sắc về giá trị tài liệu lưu trữ và trách nhiệm trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     - Tổ chức tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức Hội nghị, tọa đàm để nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật, động viên phong trào thi đua trong việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     - Tổ chức gặp mặt Nhân ngày truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các phòng, ban huyện và UBND các xã, thị trấn.Thông qua buổi gặp mặt nhằm giáo dục truyền thống Ngành Lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm, động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp trong việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trên toàn huyện.

     Được sự quan tâm của UBND huyện, lãnh đạo các phòng, ban huyện và UBND các xã, thị trấn, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ luôn luôn nêu cao tinh thần, trách nhiệm trong việc gìn giữ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan đã chỉnh lý được bảo quản an toàn, bí mật, vệ sinh sạch sẽ, định kỳ phun mối, mọt và côn trùng gặp nhấm. Cán bộ công chức làm công tác lưu trữ luôn tận tụy với nghề, thường xuyên vệ sinh kho tàng, tài liệu, nâng cao vai trò, trách nhiệm trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở địa phương./.