Thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện về lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

          Kính thưa đồng chí Văn Tất Thu, Thứ trưởng Bộ Nội vụ;

          Kính thưa đồng chí Vũ Thị Minh Hương, Cục trưởng Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước;

          Thưa các quý vị đại biểu;

          Thưa toàn thể Hội nghị.

          Ngay sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành và các quy định liên quan được ban hành, UBND tỉnh Bình Định đã chỉ đạo tổ chức phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh; triển khai, tổ chức các Hội nghị phổ biến Luật Lưu trữ, các Nghị định, Thông tư, … thông qua nhiều hình thức. Trong đó, UBND tỉnh đã giao Sở Nội vụ triển khai thực hiện khoản 1, Điều 19 và điểm b, khoản 2 Điều 20 của Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này” và tỉnh đã ban hành Quyết định số 410/QĐ-UBND ngày 06/02/2013 về việc tổ chức khảo sát xác định cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

          Quá trình triển khai thực hiện khảo sát xác định cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh

          Thực hiện Quyết định số 410/QĐ-UBND ngày 06/02/2013 của UBND tỉnh, Sở Nội đã ban hành công văn số 1271/SNV-VTLT về việc khảo sát xác địnhcơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu cấp huyện vào lưu trữ lịch sử tỉnh và chỉ đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ xây dựng kế hoạch làm việc 11 huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh gồm: UBND huyện Tuy Phước, Vân Canh, Phù Cát, Phù Mỹ, Hoài Nhơn, Hoài Ân, An Lão, Vĩnh Thạnh, Tây Sơn, thị xã An Nhơn và thành phố Quy Nhơn.

          Qua khảo sát các cơ quan, tổ chức cấp huyện, Đoàn công tác của Sở Nội vụ đã làm việc với UBND cấp huyện gồm các thành phần: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp huyện, Trưởng phòng Nội vụ, Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bàn thống nhất về xác định bổ sung các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước chuyên môn trực thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm làm căn cứ pháp lý lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của pháp luật. Nội dung làm việc của Đoàn đều ghi vào Biên bản thống nhất xác định đúng đối tượng và đúng phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử địa phương.

          Kết quả của việc xác định nguồn nộp lưu của cấp huyện, Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số 467/SNV-VTLT ngày 25/4/2013 về việc góp ý Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh và kèm theo Dự thảo Quyết định của UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định và gửi đến UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh tổ chức xin ý kiến đối với Dự thảo. Ngày 16/5/2013, hầu hết các cơ quan cấp huyện đều gửi văn bản thẩm định, góp ý kiến về Sở Nội vụ thống nhất và bổ sung thêm dự kiến Danh mục nguồn nộp lưu của các phòng, ban thuộc UBND cấp huyện như sau:

          Danh mục số 01 là cơ quan, tổ chức giữ vị trí trong bộ máy nhà nước, bộ máy quản lý ngành trong lĩnh vực chuyên môn của chính quyền huyện, thị xã, thành phố, bao gồm: HĐND, Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Kinh tế - Hạ tầng (trừ thành phố Quy Nhơn, thị xã An Nhơn và huyện Hoài Nhơn), Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Văn hóa và Thông tin, Phòng Y tế, Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Chi cục Thống kê, Thanh tra, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Chi cục Thuế, Kho bạc nhà nước, Chi nhánh Ngân hàng Chính sách – Xã hội, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bảo hiểm xã hội, Chi cục Thi hành án, Hạt Kiểm lâm (riêng huyện Tuy Phước và thành phố Quy Nhơn là hạt Kiểm lâm liên huyện Tuy Phước – Quy Nhơn), Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý Đô thị.

          Danh mục số 02 là cơ quan, tổ chức giữ vị trí trong quản lý lĩnh vực tổ chức chính trị - xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước, bao gồm: Hội Chữ thập đỏ.

          Danh mục số 03 là tổ chức sự nghiệp tiêu biểu, điển hình theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động trên cùng địa bàn ở các huyện, thị xã, thành phố, bao gồm: Trung tâm Văn hóa thông tin – Thể thao, Trung tâm Y tế, Ban Quản lý Dự án Đầu tư và Xây dựng, Đài Truyền thanh – Truyền hình, Trung tâm Phát triển Quỹ đất, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, BQL Chợ Khu 6, BQL Chợ Đầm Đống Đa (thành phố Quy Nhơn), Bệnh viện Đa khoa Khu vực Bồng Sơn, Trung tâm chăm sóc, nuôi dưỡng người tâm thần (huyện Hoài Nhơn), BQL Cụm Công nghiệp (huyện Hoài Nhơn, Tây Sơn và thị xã An Nhơn), Bệnh viện Đa khoa Khu vực Phú Phong, BQL Cấp và thoát nước (huyện Tây Sơn).

          Trên cở sở này, các huyện, thị xã, thành phố đã góp ý kiến bổ sung thêm vào Danh mục: Công ty TNHH Quản lý sửa chữa đường bộ, Công ty TNHH Công viên cây xanh và chiếu sáng đô thị, Công ty TNHH Môi trường đô thị, Hạt Quản lý Giao thông và Đô thị, Trung tâm Viễn thông 2, Phòng Công chứng số 2, Bệnh viện Tâm thần, Trung tâm kỹ thuật hướng nghiệp dạy nghề, Trung tâm Dạy nghề. Và bổ sung đối với các huyện miền núi, trung du có Phòng Dân tộc.

          Hiện nay, Sở Nội vụ đã xem xét tính khả thi của Dự thảo Danh mục, các tài liệu trong hồ sơ khảo sát đã góp ý kiến bổ sung và những vấn đề khác có liên quan đến Danh mục để hoàn chỉnh dự thảo Danh mục.

          Ngày 10/6/2013, UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 1512/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh về Ban hành Danh mục các cơ quan, các tổ chức, các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Đây là cơ sở pháp lý để triển khai thực hiện đến các cơ quan, tổ chức cấp huyện giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử hiện đang được bảo quản tại 11 kho lưu trữ huyện, thị xã và thành phố; các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND cấp huyện là nguồn nộp lưu chính thức vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Đây là nhiệm vụ mới, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ của địa phương; làm phong phú thành phần Phông lưu trữ của tỉnh, phục vụ tốt hơn cho hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Đồng thời sẽ tạo được cơ sở dữ liệu tốt để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu trên các lĩnh vực kinh tế, xã hội, lịch sử của địa phương và nhu cầu nghiên cứu chính đáng của nhân dân.

           Những khó khăn, vướng mắc trong triển khai xác định cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tỉnh Bình Định có 11 đơn vị hành chính cấp huyện, qua khảo sát, thống kê, lập Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, mỗi huyện, thị xã, thành phố xác định tối thiểu có 30 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Như vậy, với 11 đơn vị hành chính cấp huyện có tổng số là 341 cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu và 75 nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các Sở, ban, ngành tỉnh theo Quyết định số 1003/QĐ-CTUBND ngày 13/5/2010 của UBND tỉnh đã nâng lên tổng số nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh là 416 nguồn chưa tính các cơ quan Công an, Quốc phòng phải nộp lưu theo Nghị định số 01 của Chính phủ.

          Về biên chế của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh là 13 người, trong đó có 03 phòng nghiệp vụ, chuyên môn: Phòng Hành chính – Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Phòng Lưu trữ lịch sử (Kho Lưu trữ lịch sử), phòng này có chức năng theo dõi giúp cho Chi cục trưởng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, biên chế là 04 người. Như vậy, một biên chế của phòng phải thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh là 104 nguồn. Nếu 13 người của Chi cục tập trung để thực hiện một nhiệm vụ thu thập tài liệu của các nguồn nộp lưu thì mỗi người của Chi cục phải thu tài liệu là 32 nguồn, điều này không thể thực hiện được ở lưu trữ địa phương; vì trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ còn có một nhiệm vụ quan trọng gắn liền là hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải tiến hành chỉnh lý, sắp xếp tài liệu chuẩn bị nộp lưu; lập Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu và thực hiện giao nộp tài liệu … Muốn thực hiện tốt quy trình này, người làm công tác thu thập còn phải chủ động phối kết hợp với Phòng Nội vụ cấp huyện và các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử nộp lưu, làm thủ tục giao, nhận tài liệu và áp tải vận chuyển tài liệu. Đây là những vấn đề vướng mắc và khó khăn nhất trong thực tế hiện nay ở địa phương về thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện về lưu trữ lịch sử tỉnh. Thiết nghĩ, nếu cơ quan có thẩm quyền không quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất, các lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sẽ rất khó thực hiện và nếu có thực hiện thì không thống nhất.

          Một số đề xuất và kiến nghị

         Hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là một trong những thành phần của Phông lưu trữ địa phương, đồng thời cũng là một trong những thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, dù được bảo quản ở địa phương hoặc được lưu trữ ở đâu thì cũng cần phải được quản lý chặt chẽ và thống nhất. Do vậy, từ những thực trạng khó khăn, vướng mắc về thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện về lưu trữ lịch sử tỉnh, chúng tôi xin đưa ra một số đề xuất và kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền như sau:

          - Cơ quan có thẩm quyền cần phải nghiên cứu để bổ sung và hoàn thiện những nội dung quy định về công tác thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện về lưu trữ lịch sử địa phương nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện thống nhất công tác này.

          - Cần phải nghiên cứu để có quy định cụ thể và đầy đủ về thành phần hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban thuộc UBND cấp huyện phải nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh và xác định đúng đối tượng cơ quan, tổ chức nộp lưu.

          - Tăng cường phổ biến các văn bản quy định của nhà nước về công tác quản lý và thu nộp hồ sơ, tài liệu đến các đối tượng có liên quan nộp lưu để nâng cao ý thức và trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc quản lý và thu nộp hồ sơ, tài liệu cấp huyện.

          - Tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra về hoạt động quản lý và thu, nộp hồ sơ, tài liệu cấp huyện vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

          - Tăng cường đầu tư kinh phí cho hoạt động đánh giá thực trạng quản lý tài liệu của các phòng, ban trực thuộc UBND cấp huyện nhằm kịp thời tổng kết thực tiễn và đưa ra được những biện pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả công tác thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện về lưu trữ lịch sử tỉnh.

          Cùng với hiệu lực của Luật Lưu trữ đã đánh dấu bước tiến mới trong việc cải cách hành chính các hoạt động văn thư, lưu trữ; trong đó cần tập trung chỉ đạo thực hiện Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt sẽ làm cơ sở đầy đủ thống nhất để ngành Văn thư, Lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ quản lý một lĩnh vực hoạt động quan trọng của Nhà nước, góp phần đưa công tác lưu trữ của Việt Nam tiến kịp khu vực và thế giới, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu Phông lưu trữ quốc gia, trong đó có Phông lưu trữ của các địa phương, đáp ứng một phần vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn mới.

          Qua Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ toàn quốc năm 2013, chúng tôi tin rằng công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nói chung và tỉnh Bình Định nói riêng sẽ tiếp thu, vận dụng đầy đủ và tổ chức triển khai có hiệu quả, góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức lên tầm cao mới.

          Một lần nữa, thay mặt tập thể Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định, tôi xin chúc Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ toàn quốc năm 2013 thành công tốt đẹp và kính chúc các đại biểu mạnh khoẻ, hạnh phúc và thành đạt.

          Xin trân trọng cảm ơn./.