ĐỔI MỚI NHẬN THỨC VỀ VIỆC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở ĐỊA PHƯƠNG

     Cho đến nay, tinh thần của Thông đạt vẫn còn giữ nguyên giá trị, đó là việc Nhà nước đã thể chế hóa công tác lưu trữ bằng Luật. Luật Lưu trữ có hiệu lực từ ngày 02/7/2012, đã khẳng định một lần nữa tầm quan trọng và giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và kiến thiết đất nước. Luật Lưu trữ là cơ sở pháp lý cao nhất để công tác Lưu trữ được quản lý và thực hiện thống nhất.

     Để Luật Lưu trữ thực sự đi vào đời sống, tài liệu lưu trữ phát huy giá trị, vai trò và tầm quan trọng đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc thì chúng ta phải thay đổi nhận thức về công tác lưu trữ và hiểu rõ giá trị của tài liệu lưu trữ. Từ đó có cách nhìn mới và hành động thiết thực để bảo vệ tài liệu lưu trữ. Trong khuôn khổ bài tham luận này sẽ đề cập đến nhận thức và cách nhìn nhận đúng đắn về công tác lưu trữ; đề ra biện pháp để đổi mới nhận thức về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở địa phương nhằm đạt được mục đích cuối cùng, đó là giữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ, giữ gìn nguồn tài sản vô giá của đất nước, của dân tộc cho hôm nay và cho các thế hệ con cháu mai sau.

     Lâu nay, khi nói về công tác văn thư, lưu trữ không ít người trong chúng ta vẫn quan niệm đơn giản rằng công tác văn thư là công việc giải quyết mang tính sự vụ công văn, giấy tờ thuần túy. Công tác lưu trữ là những văn bản, giấy tờ sau khi được xử lý và giải quyết xong thì cất giữ thật kỹ nhằm đảm bảo không bị thất lạc, mất mát. Như vậy là đã làm tốt công tác lưu trữ.

     Qua thực tế kiểm tra hàng năm về việc thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở cơ sở, một thực tế cho thấy công tác lưu trữ vẫn chưa được coi là công tác quan trọng mà có phần bị xem nhẹ. Một số cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Do đó công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử ở địa phương.

     Hoạt động văn thư, lưu trữ là khâu vô cùng quan trọng để chuyển tải thông tin quản lý, chỉ đạo, điều hành cho bộ máy quản lý hành chính nhà nước được hoạt động thông suốt, hiệu quả, thế nhưng công việc văn thư, lưu trữ lại chưa được quan tâm đúng mức, người làm công việc này rất vất vả, nặng nhọc; ở nhiều đơn vị phường, xã phân công nhiệm vụ chưa hợp lý, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng phụ trách rất nhiều việc nhưng chế độ phụ cấp chưa tương xứng. Công tác lập hồ sơ công việc chưa thực sự được quan tâm, cán bộ, công chức, viên chức sau khi giải quyết xong công việc không lập hồ sơ, hoặc lập sơ sài, hoặc theo thói quen, chưa đảm bảo yêu cầu về nghiệp vụ. Mặt khác, nếu hồ sơ, tài liệu được lập ra thì cán bộ, công chức, viên chức giữ và quản lý từ năm này sang năm khác mà không làm thủ tục giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định. Số tài liệu này sau khi trải qua nhiều năm và nhiều người thay thế, chuyển đổi vị trí công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc sẽ bị thất lạc dần. Kết quả là rất nhiều hồ sơ, tài liệu tích đống, bó gói…  có những cơ quan đi vào hoạt động từ năm 1985 mà hồ sơ, tài liệu chỉ còn giữ được từ năm 1995 trở lại đây. Dẫn đến tài liệu sẽ bị hư hỏng do bảo quản thiếu khoa học, không đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ và dĩ nhiên là khi có nhu cầu tra cứu, sử dụng một hồ sơ, tài liệu cần thiết quan trọng nào đó thì không thể nào tìm được trong mớ bòng bong, hỗn độn đó.

     Từ hiện trạng trên, để khắc phục và bảo vệ tài liệu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở địa phương, chúng ta phải thay đổi nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ, từ đó tìm ra giải pháp hữu hiệu cho bài toán bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đó cũng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, các ban, ngành, đoàn thể, tổ chức xã hội và cá nhân hiện nay.

     Như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà nhân dân ta đã trải qua. Ngày nay, nếu chúng ta không có ý thức bảo quản, giữ gìn những hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị thì làm sao những lớp người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành và những đóng góp không nhỏ của cơ quan, đơn vị mình cho sự nghiệp phát triển chung của đất nước.

     Để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, biến giá trị của tài liệu lưu trữ trở thành nguồn số liệu, sử liệu hữu ích đối với sự nghiệp xây dựng, kiến thiết và bảo vệ Tổ quốc thì chúng ta cần phải có sự đổi mới nhận thức về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đổi mới nhận thức của tất cả chúng ta, những cán bộ, công chức, viên chức đang tham gia hoạt động quản lý nhà nước ở tất cả các cơ quan, đơn vị, địa phương. Cần có sự hướng dẫn, chỉ đạo của các ngành, các cấp, các cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; đồng thời có sự phối hợp chỉ đạo sát sao của thủ trưởng cơ quan và sự chủ động tham mưu, đề xuất của người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Tất cả đều phối hợp thống nhất, nhịp nhàng thì mới đem lại hiệu quả để tăng cường việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở cơ sở.

     Trước hết chúng ta giúp cho cán bộ, công chức, viên chức, những người đang hàng ngày phải tiếp xúc với văn bản, giấy tờ, tài liệu tham mưu giải quyết công việc quản lý hành chính nhà nước hiểu rõ thế nào là tài liệu lưu trữ và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. Giúp họ hiểu được tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và nghiên cứu khoa học… của toàn xã hội. Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển của dân tộc, của đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, là tài sản quý báu của dân tộc, của đất nước, là tài sản vô giá có ý nghĩa vô cùng to lớn trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và nền an ninh quốc phòng của bất cứ một quốc gia nào.

     Về ý nghĩa chính trị, tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối kháng. Các quốc gia trên thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại bang. Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đã và đang sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Một minh chứng về giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ là các tấm bản đồ cổ chứng minh chủ quyền lãnh hải của nước ta, chúng ta đang thu thập các tài liệu để chứng minh chủ quyền, đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển đảo. Tài liệu lưu trữ còn được sử dụng, nghiên cứu để đề ra các chủ trương, chính sách, kế hoạch xây dựng và phát triển đất nước.

     Về ý nghĩa kinh tế, tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế; làm căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng như cầu đường, hệ thống vệ sinh cấp thoát nước… được sử dụng để nghiên cứu đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi công, để quản lý và sửa chữa các công trình khi cần thiết. Tài liệu lưu trữ được nghiên cứu sử dụng để rút kinh nghiệm trong quản lý và quá trình lao động sản xuất của các ngành, các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong quá trình hình thành, hoạt động và phát triển.

     Tài liệu lưu trữ còn là nguồn tư liệu, sử liệu có tính chính xác và độ tin cậy cao để nghiên cứu các công trình khoa học. Cung cấp tư liệu giúp nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên và xã hội. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, các quốc gia, các địa phương, các ngành, hoặc các sự kiện lịch sử, trong đó tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, chính xác nhất. Các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử.

     Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa đã để lại từ đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa…. Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác để mọi người hiểu biết về truyền thống văn hóa của dân tộc từ đó tiếp tục giữ gìn và bảo tồn nền văn hóa của dân tộc.

     Tài liệu lưu trữ còn phục vụ nhu cầu của công dân cần xác minh các vấn đề liên quan đến lợi ích cá nhân, tài liệu lưu trữ sẽ là nguồn cung cấp thông tin chính xác nhằm xác nhận và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mọi công dân trong xã hội.

     Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa đáp ứng các yêu cầu phục vụ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và xã hội. Vừa có ý nghĩa chính trị, vừa có ý nghĩ lịch sử phản ánh lịch sử phát triển của đất nước, của dân tộc, của các ngành, các địa phương…

     Chính vì ý nghĩa và giá trị vô giá của tài liệu lưu trữ mà mỗi chúng ta ai cũng phải có ý thức, trách nhiệm và việc làm cụ thể đối với việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, coi như đó nhiệm vụ cao cả đối với đất nước, đối với dân tộc. Trong khuôn khổ bài viết này xin tham gia một số giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ như sau:

     1. Chủ động lồng ghép việc tuyêntruyền, giáo dục, phổ biến kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về công tác lưu trữtrong các hội nghị tập huấn, hội nghị chuyên đề, hội thảo khoa học… nhằm nâng cao hơn nữa nhận thức chung của toàn xã hội về vai trò công tác lưu trữ, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong các hoạt động của đời sống xã hội. Để làm được điều này, đòi hỏi lãnh đạo các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị, tổ chức và những người làm công tác lưu trữ phải tâm huyết, chủ động hướng toàn bộ hoạt động của cơ quan vào mục đích sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, chúng ta tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến sâu rộng Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ đến các cơ quan, tổ chức để nâng cao trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ; bảo quản hồ sơ tài liệu đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, xã hội của địa phương. Tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về nhận thức, tư tưởng, khắc phục những tồn tại yếu kém và phát huy những kết quả đã đạt được.

     2. Chú trọng quan tâm công tác lập hồ sơ công việc và làm thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định; thực hiện tốt công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều năm của cơ quan, đơn vị mình; tổ chức xác định giá trị tài liệu, thống kê và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ lịch sử đúng quy định.

     3. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác  văn thư, lưu trữ theo quy định, đây cũng là số liệu tin cậy, chính xác về nhân sự, số lượng, chất lượng tài liệu, việc khai thác, sử dụng và cơ sở vật chất bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ ở cơ sở cũng như cấp huyện.

     4. Chủ động, sáng tạo các hình thức công bố, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ; mang giá trị của tài liệu lưu trữ đến với đông đảo độc giả nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước, của địa phương để công bố tài liệu lưu trữ dưới nhiều hình thức như: xuất bản phẩm, hiện vật, ảnh... để thu hút sự quan tâm chú ý của các độc giả đối với kho tàng trí tuệ, di sản văn hóa quý báu của dân tộc chứa đựng trong tài liệu lưu trữ. Qua đó nhằm giáo dục, giúp cho thế hệ trẻ, con cháu chúng ta hiểu rõ lịch sử của dân tộc, hiểu rõ truyền thống đoàn kết, đấu tranh anh dũng của bao lớp người đi trước vì nền độc lập, thống nhất của nước nhà hôm nay để lớp trẻ hôm nay trở thành một lực lượng hùng hậu, là tiềm năng to lớn của dân tộc về trí tuệ, sức lực, tài lực…  đủ sức bảo vệ thành quả cách mạng của dân tộc và tiếp tục xây dựng, kiến thiết đất nước ngày một phồn vinh, phát triển bền vững.    

     5. Tăng cường tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ cấp xã, cấp huyện và các cơ quan, đơn vị nhằm tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ ở địa phương. Để làm được điều đó, chúng ta phải chú trọng củng cố hệ thống kho lưu trữ cấp huyện và cấp xã như: Ưu tiên trang bị đầy đủ các trang thiết bị theo quy chuẩn của kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu cấp huyện; bố trí diện tích thỏa đáng trong trụ sở làm việc để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ cấp xã theo đúng quy định của Nhà nước.

     6. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức cần có sự chủ động lập dự toán kinh phí hàng năm để chi phục vụ các hoạt động văn thư, lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

     7. Nghiên cứu ứng dụng những thành tựu khoa học, nhất là công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, lập cơ sở dữ liệu, tiến tới số hóa tài liệu để phục vụ quản lý khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ. Sử dụng trên mạng thông tin diện rộng các cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ để cung cấp nhanh chóng, chính xác thông tin trong tài liệu lưu trữ cho các nhu cầu khai thác, nghiên cứu, sử dụng của độc giả.

     Như đã nói ở trên, bài viết này chỉ là một phần những suy nghĩ, trăn trở về công tác lưu trữ và giá trị quý báu của tài liệu lưu trữ nhằm đổi mới nhận thức về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở địa phương để đạt được mục đích giúp chúng ta có cách nhìn mới về công tác lưu trữ, từ đó nêu cao ý thức bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, xem đó là nhiệm vụ chính trị cao cả đối với đất nước. Làm cho giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng gắn bó thiết thực và hữu ích với từng cá nhân, tổ chức và cao hơn nữa là đóng góp vào sự phát triển chung của toàn dân tộc./.