PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

     1. Khái niệm về tài  liệu, tài liệu lưu trữ, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ

      “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác (Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011).

      “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử...của xã hội” (Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam” trong những năm 90 thế kỷ XX)

     Hiện nay, định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ Việt Nam năm2011)

     Đặc điểm chung nhất của tài liệu lưu trữ là chứa đựng các thông tin quá khứ về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một Nhà nước, một tổ chức xã hội, một cơ quan hay một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại ...

     Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản. Đó là những tài liệu chứa đựng thông tin cấp I, chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực và chính xác cao như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, ngày tháng và địa danhlàm ra tài liệu. Nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là được tiếp cận dần đến chân lý, tiếp cận gần tới sự thật lịch sử.

     Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản và tổ chức sử dụng theo những quy định chặt chẽ và các nguyên tắc khoa học nghiệp vụ nhất định. Tài liệu lưu trữ và các thông tin tài liệu lưu trữ trên thực tế chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác, sử dụng. Việc khai thác sử dụng chúng càng nhiều, thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã hội.

     Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác.

     Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan tổ chức, cá nhân.

     Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các cơ quan.

     2.Vài nét về tài liệu lưu trữ và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Bình Định

     Cũng như các cơ quan trong hệ thống chính trị nói chung, cơ quan trong bộ máy nhà nước nói riêng; Sở Lao động - Thương binh Xã hội là một cơ quan chuyên môn, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội trên phạm vi tỉnh Bình Định. Trong quá trình hoạt động đã sản sinh nhiều tài liệu để phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Vì vậy, tài liệu lưu trữ của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cũng mang đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ, phản ánh chân thực về quá trình hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội ở từng giai đoạn lịch sử.

     Tài liệu lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh Xã hội có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, xã hội, …

     Ý nghĩa về chính trị: Nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Sở thấy được bằng chứng tố cáo tội ác của đế quốc Pháp, đế quốc Mỹ. Chúng gây ra đau thương, mất mát cho hàng ngàn người dân Bình Định. Đó là những vết thương để lại trên những con người còn sống, và những máu xương của những người con của Bình Định đã hy sinh cho sự nghiệp chống Pháp, Mỹ. Ngoài ra tài liệu lưu trữ của Sở còn là nguồn thông tin tin cậy hỗ trợ cho công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

     Ý nghĩa về kinh tế: Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về xây dựng cơ bản về những công trình nghĩa trang liệt sĩ của tỉnh, nghiên cứu, sử dụng những tài liệu này góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản nghĩa trang, khôi phục và sửa chữa nhanh chóng, đảm bảo chất lượng phục chế, trùng tu nâng cấp các công trình nghĩa trang liệt sĩ hư hỏng.

     Ý nghĩa về xã hội: Tài liệu lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách cho người lao động, đào tạo nghề, các đối tượng xã hội, … đặc biệt là đối với người có công với nước.

     Tài liệu lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh Xã hội từ khi hình thành cho đến nay có trên 500 mét tài liệu, đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử gần 90 mét còn lại đang quản lý tại Sở, bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu cá nhân là các đối tượng bảo trợ xã hội, người lao động đi làm việc ở nước ngoài, đặc biệt là tài liệu cá nhân là người có công với nước, đây là nguồn sử liệu vô cùng quý giá. Ngoài những tài liệu đã nêu những năm gần đây cùng với sự phát triển công nghệ thông tin, tài liệu lưu trữ điện tử của Sở Lao động - Thương binh Xã hội được hình thành (tổng số: 212.24 MB).

     Tài liệu lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh Xã hộilà một nguồn thông tin quý giá để nghiên cứu lĩnh vực lao động xã hội và người có công với nước, là một phần của Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

     Trong phạm vi bài tham luận này, tôi sơ bộ đánh giá tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Lao động - Thương binh Xã hộitrong thời gian qua.

     Nhận thức tài liệu lưu trữ chỉ thật sự có giá trị khi nó được đem ra phục vụ đông đảo quần chúng nhân dân. Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của tài liệu và phát huy được giá trị tài liệu, trong nhiều năm qua Sở Lao động - Thương binh Xã hộiđã chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt từ khi Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thì công tác này đặc biệt chú trọng hơn.

     Trên cơ sở nguồn tài liệu lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh Xã hội, Sở đã quan tâm tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng đáp ứng nhu cầu khai thác của nhiều đối tượng bao gồm độc giả là cơ quan, tổ chức khai thác, sử dụng cho mục đích nghiên cứu phục vụ cho việc quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, an toàn lao động, việc làm, thị trường lao động; dạy nghề, bảo vệ, chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, các vấn đề vế an sinh xã hội, chính sách đối với người có công với nước của tỉnh; phục vụ cho công tác thẩm định, xác minh lý lịch phục vụ công tác cán bộ; phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra về tình hình thực hiện chế độ chính sách cho người lao động ở các doanh nghiệp và người lao động đi làm việc ở nước ngoài; công tác dạy nghề, các đối tượng bảo trợ xã hội, chính sách đối với người có công với nước và phần đông các độc giả là các đối tượng người có công và  thân nhân của họ khai thác với mục đích phục vụ cho việc giải quyết các chế độ ưu đãi đối với người có công.

     Với chức năng là lưu trữ hiện hành công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh Xã hộicho đến nay đã được triển khai phổ biến bằng ba hình thức phục vụ sử dụng tài liệu trực tiếp tại phòng đọc, cung cấp bản sao, và trả lời qua đơn, thư, văn bản  yêu cầu từ xa của tổ chức, cá nhân.

     Trong ba hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Về phía độc giả, tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lượt khai thác, được tư vấn và được giải đáp trực tiếp của công chức lưu trữ. Về phía lưu trữ cơ quan, công chức lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế hư hại, mất mát…

     Cung cấp bản sao cũng là một việc làm thường xuyên của Lưu trữ hiện hành Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cung cấp bản sao cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những người có công với nước, giúp họ xác minh được quá trình cống hiến của mình trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, từ đó họ được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước.

     Hình thức cung cấp thông tin cho độc giả từ xa (trả lời qua đơn, thư, văn bản yêu cầu từ xa của độc giả) hình thức này chủ yếu trả lời các thông tin về mộ liệt sĩ.

     Với những hình thức phục vụ khai thác trên, hàng năm Lưu trữ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trên 500 lượt độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu và hàng nghìn hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng. Tính từ năm 2007 đến 2013 Lưu trữ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã phục vụ 5.833 lượt độc giả với 22.095 hồ sơ, tài liệu đưa ra khai thác và cung cấp 12.060 bản sao cho nhiều mục đích chính đáng khác nhau của độc giả.

     Để đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho độc giả từ nhiều năm Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã nỗ lực hết mình nghiên cứu những biện pháp tốt nhất để phục vụ độc giả hiệu quả nhất như xây dựng hệ thống mục lục hồ sơ, hệ thống thẻ tra tìm hồ sơ người có công, tạo những file trên máy tính. Năm 2001, được Bộ Lao động - Thương binh và xã hội hỗ trợ phần mềm quản lý hồ sơ người có công với nước và phần mềm quản lý mộ liệt sĩ trong các nghĩa trang liệt sĩ của tỉnh. Và đến nay Sở đã ứng dụng công nghệ thông tin đưa trên 100 nghìn hồ sơ người có công và thông tin 27.300 mộ liệt sĩ vào cơ sở dữ liệu để quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng đạt hiệu quả cao.

     Qua7năm thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tàiliệu lưu trữ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đã đạt được những kết quảnhất định,phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội và đối với đời sống xã hội.

     Bên cạnh nhữngkết quả đạt được, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội vẫn chưa phát huy hết tiềmnăng thông tin chứa trong nguồn tài liệu lưu trữ, chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu thông tin về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội đối với đời sống xã hội.

     Nguyên nhân

     Một là, do nhân lực cho công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác bảo quản, phục vụ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với lưu trữ hiện hành Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chưa đáp ứng được yêu cầu để thực thi công vụ.

     Hai là, kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phụ thuộc kinh phí thường xuyên của cơ quan nên việc đầu tư kinh phí cho hoạt động này còn nhỏ giọt. Vì thế một số tài liệu tại lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội chưa được chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác, sử dụng.

     Ba là, do chưa chủ động thông tin, giới thiệu nguồn tài liệu lưu trữ hiện có về lĩnh vực này đến với đông đảo quần chúng nhân dân.

     Bốn là, các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng còn hạn chế.

     Năm là, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ.

     Sáu là, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn hạn chế.

     3. Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực lao động thương binh và xã hội trong thời gian tới

     Để phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữtrong lĩnh vực lao động thương binh và xã hội thời gian tới Sở Lao động – Thương thương binh và Xã hội tiến hành một số giải pháp sau:

     Một là, tiếp tục tuyên truyền về ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội và đối với đời sống xã hội. Từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi công  chức, viên chức của cơ quan trong việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ trong giải quyết công việc.

     Hai là, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư. Bỡi vì làm tốt công tác văn thư, làm tốt công tác lập hồ sơ mới đảm bảo sự đầy đủ sự trọn vẹn của tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một công việc hay một sự kiện, mới đảm bảo giá trị của tài liệu. Làm tốt công tác nộp lưu tài liệu sẽ đảm bảo sự đầy đủ và sự phong phú cho tài liệu lưu trữ.

     Ba là,  tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ. Vì tổ chức thu thập đầy đủ tài liệu hình thành từ khâu văn thư bảo đảm sự đầy đủ và trọn vẹn của tài liệu được hình thành trong hoạt động của mỗi công chức, viên chức trong cơ quan; làm tốt công tác phân loại, xác định giá trị tài liệu từ đó có chế độ bảo quản hợp lý để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ; làm tốt công tác phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu. Bỡi vì tài liệu lưu trữ chỉ phát huy giá trị khi được sử dụng đáp ứng nhu cầu cần thiết của đời sống xã hội.

     Bốn là, quan tâm về vấn đề kinh phí. Vì không có kinh phí không thể tổ chức hiệu quả đối với hoạt động nào. Ví dụ như không có kinh phí không thể mua sắm các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu, đảm bảo chế độ bảo quản, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu; không có kinh phí không thể trang thiết bị phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu, …

     Năm là, chủ động thông tin, giới thiệu nguồn tài liệu lưu trữ hiện có về lĩnh vực này đến với đông đảo quần chúng nhân dân.

     Sáu là, tăng các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng.

     Bảy là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

     4. Đề xuất một sốgiải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói chung trong thời gian tới

     Như chúng ta đã biết tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung và cho từng cấp, từng ngành nói riêng. Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước trong thời kỳ đối mới, đòi hỏi phải đổi mới công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng.

     Để đổi mới công tác lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

     Một là, cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ sớm hoàn thiện hệ thống văn bản dưới Luật đã được Luật Lưu trữ giao, đồng thời, tiến hành rà soát các văn bản đã ban hành không còn phù hợp để điểu chỉnh, bổ sung, sửa đổihoặc thay thế theo quy định của Luật Lưu trữ,làm cơ sở pháp lý cho các cấp, các ngành triển khai thực hiện.

      Hai là, kiện toàntổ chức, quy hoạch, đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn, chức danh quy định của Nhà nước; điều chỉnh, bổ sung các chế độ đãi ngộ với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ như: phụ cấp trách nhiệm bảo mậtcho công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ; nâng hệ số phụ cấp độc hạicho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

     Ba là, thường xuyên tổ chứcbồi dưỡng kiến thức về công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức nói chung.

     Bốn là, hướng dẫn cụ thể việc sử dụng ngân sách Nhà nước trong hoạt động lưu trữđặc biệt chú trọng đến chế độ và trang thiết bị cho việc bảo quản nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ.

     Năm là, tăng cường tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân nhận thức về ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, đối với đời sống xã hội.

     Sáu là, mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong từng cơ quan, tổ chức, phải nhận thức đúng đắn về giá trị của tài liệu lưu trữ xác định tài liệu lưu trữ là sản phẩm là thành quả lao động của chính mình, chính cơ quan, tổ chức mình. Từ đó có ý thức trong việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý từng lĩnh vực nói riêng và quản lý xã hội nói chung.

     Bảy là, từng cơ quantổchức làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.

     Tám là, mỗi cơ quan cần chủ động thông tin, giới thiệu nguồn tài liệu lưu trữ hiện có về lĩnh vực mình quản lý đến với đông đảo quần chúng nhân dân.

     Chín là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ./.