TÀI LIỆU LƯU TRỮ- NGUỒN SỬ LIỆU QUAN TRỌNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

1. Khái quát về sự hình thành và phát triển của HĐND các cấp:

Sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quản trường Ba Đình lịch sử, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đọc bản Tuyên ngôn độc lập khai sinh ra nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa.  Không lâu sau đó, vào ngày 23 tháng 11 năm 1945 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh  số 63/SL  về tổ chức chính quyền địa phương. Đây là văn bản pháp lý đầu tiên của Nhà nước Cách mạng dân chủ nhân dân xác định vai trò và địa vị pháp lý của cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương. Sắc lệnh đã khẳng định: “Hội đồng nhân dân được thành lập ở cấp xã và tỉnh bằng hình thức bầu trực tiếp của nhân dân. Nhiệm kỳ của Hội đồng nhân dân khi đó chỉ 2 năm và hiện nay HĐND nhiệm kỳ 5 năm, mỗi năm họp thường kỳ 2 lần, ngoài ra có thể họp bất thường. Như vậy, ngay từ văn bản đầu tiên này, Hội đồng nhân dân các cấp đã được xác định là cơ quan đại diện của nhân dân do nhân dân bầu ra và chịu trách nhiệm trước nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ của mình, tư tưởng này tiếp tục được khẳng định trong các sắc lệnh tiếp theo của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa và được kế thừa phát triển trong các bản Hiến pháp 1946,1959, 1980,1992 và 2013. Từ đó đến nay nhằm cụ thể hóa các văn bản của Hiến pháp Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật Tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 tại Điều 1 đã khẳng định “Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên”.

Hội đồng nhân dân có chức năng quyết định những chủ trương, chính sách, biện pháp quan trọng về kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh … của địa phương và giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân địa phương và có nhiệm  vụ và quyền hạn cụ thể theo Luật Tổ chức HĐND và UBND.

2. Cơ sở lý luận và thực tiễn về tài liệu lưu trữ - nguồn sử liệu quan trọng của HĐND tỉnh

Như vậy, qua những thông tin về địa vị pháp lý, về bề dày lịch sử hình thành phát triển, về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND từ cấp xã tới cấp tỉnh của Luật Tổ chức HĐND và UBND nói chung và HĐND tỉnh Bình Định nói riêng như đã nêu trên, có thể nói rằng trong hoạt động quản lý Nhà nước ở địa phương cơ quan Hội đồng nhân dân tỉnh đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu, tư liệu rất lớn để phục vụ cho nhiệm vụ chính trị, sự chỉ đạo, điều hành trong hoạt động quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực: chính trị, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh – quốc phòng …ở địa phương.

Về lĩnh vực nghiên cứu khoa học lịch sử thì khối tài liệu, tư liệu này có thể khẳng định là “nguồn sử liệu chính xác, có giá trị đặc biệt quan trọng của Hội đồng nhân dân”. Do đó, trong những năm qua, nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động xã hội nói chung và hoạt động quản lý của HĐND tỉnh nói riêng, cán bộ Lưu trữ HĐND tỉnh đã có nhiều cố gắng trong việc tập trung quản lý thống nhất và tổ chức khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ của HĐND tỉnh để phục vụ có hiệu quả sự lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND, UBND tỉnh, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm, biên soạn lịch sử ... góp phần làm cho nhân dân thấy rõ hơn vai trò lãnh đạo quản lý chính quyền ở địa phương của HĐND tỉnh. Cán bộ Lưu trữ đã rất nỗ lực trong việc thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ lịch sử tỉnh 02 phông tài liệu của HĐND tỉnh: Phông Văn phòng HĐND tỉnh Bình Định và Phông Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, với 158 hộp và 1.076 hồ sơ tương đương với 18 mét giá tài liệu. Khối lượng tài liệu này chứa đựng nhiều thông tin quan trọng, phong phú và đa dạng, nó có giá trị và ý nghĩa lịch sử phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá theo từng giai đoạn lịch sử của tỉnh.

Nguồn tài liệu lưu trữ của HĐND tỉnh chứa đựng nhiều nội dung góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh nhà nói riêng. Cụ thể như: Tài liệu các kỳ họp HĐND tỉnh, tài liệu của các cơ quan Trung ương hướng dẫn, chỉ đạo về các lĩnh vực kinh tế - xã hội; tài liệu về định hướng phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Bình Định; tài liệu về quy hoạch – phát triển đô thị; quy hoạch các khu kinh tế, khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh; tài liệu về các công trình, dự án trọng điểm của tỉnh, xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh; hồ sơ tài liệu về đất đai, giá cả các loại hàng hóa trên địa bàn tỉnh; hồ sơ thanh tra xét khiếu tố, hồ sơ các vụ án do Tòa án nhân dân tỉnh xét xử; hồ sơ ưu đãi đầu tư của các doanh nghiệp; tài liệu về phát triển nông nghiệp, tài liệu về công tác trồng, quản lý và bảo vệ rừng… và nhiều loại tài liệu có giá trị khác. Bên cạnh đó tại Lưu trữ HĐND tỉnh còn lưu giữ được hình ảnh của các Đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND tỉnh Bình Định qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh.

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và hoạt động quản lý nhà nước của HĐND tỉnh nói riêng. Các thông tin trong tài liệu Lưu trữ như là những bằng chứng xác thực của một thời kỳ lịch sử vì nó có độ tin cậy cao và là các sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh (nay là Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh). Tài liệu Lưu trữ đặc biệt còn có ý nghĩa quan trọng trong cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho các hoạt động của HĐND. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng cho chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật của HĐND tỉnh nói riêng và địa phương nói chung.

Với những nhận thức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ là “kho tàng trí tuệ, là di sản văn hóa vô cùng quý báu của Đảng và của dân tộc ta; nó giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN”, Lãnh đạo HĐND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh luôn quan tâm, đánh giá cao công tác lưu trữ, bảo quản, giữ gìn tài liệu lưu trữ của HĐND tỉnh, xem việc lưu trữ khoa học là cơ sở quan trọng để khai thác và phát huy giá trị của tài liệu này trên nhiều phương diện chính trị, kinh tế, xã hội và lịch sử không những trong thời gian ngắn mà còn có giá trị lâu dài.

3. Trách nhiệm của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Hiện nay, trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu của thời kỳ đổi mới, những cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với công tác lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn một số cán bộ, công chức có quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ, công chức trong cơ quan, không cần lưu giữ lại cho các thế hệ mai sau, vì thế nên chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin của cơ quan.

Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, cán bộ, công chức trong cơ quan, đặc biệt là cán bộ Lưu trữ của HĐND tỉnh cần thay đổi quan niệm và nhận thức. Ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy trách nhiệm của Thường trực HĐND tỉnh và Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp và điều kiện tốt nhất để tổ chức khai thác, sử dụng “tài liệu lưu trữ - nguồn sử liệu quan trọng của Hội đồng nhân dân”, nhằm phát huy tốt những giá trị đó để phục vụ nhu cầu phát triển chính trị, kinh tế - xã hội của tỉnh Bình Định và góp phần vào sự nghiệp bảo vệ phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay./.