VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI VIỆC NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN TIỀM LỰC KH&CN TRÊN TẤT CẢ CÁC LĨNH VỰC KINH TẾ - XÃ HỘI CỦA TỈNH

     Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội...và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia; với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật.

     Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh nhà nói riêng.

     1. Vài nét về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở  kho lưu trữ Sở KH&CN từ  năm 2009-nay

     Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở  kho lưu trữ của Sởluôn được quan tâm làm tốt, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức. Số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ khai thác đều tăng lên đáng kể cụ thể: Tính đến thời điểm hiện nay kho lưu trữ của Sở hiện có 120 đề tài, dự án; 700 đầu sách, tạp chí KH&CN và 645 luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ.

     Là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.  Với ý nghĩa đó, trong thời gian qua,  kho lưu trữ của Sở cũngđã phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo số liệu thống kê của Sở, từ năm 2009đến hết nay, đã phục vụ khoảng 2.520 lượt ngườitra cứu tài liệu lưu trữ

     Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị, Sở cũngđã chú ý xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh việc xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, từ năm 2001đến nay,  cơ quan cũngtừng bước đưa vào khai thác trên mạng cục bộ tài liệu số hóa.

     Như vậy có thế thấytrong những năm qua, hoạt động lưu trữ của Sở cũng đã có nhiều cố gắng trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Quan niệm “đóng cửa, cài then” kho lưu trữ đã bị xóa bỏ, thay vào đó tài liệu lưu trữ  đã thật sự phát huy  tác dụng phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh.

     2. Tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu nghiên cứu phát triển tiềm lực KH&CN trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội của tỉnh

     Đối với lĩnh vực khoa học công nghệ,tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt, vì tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước. Vì thế các đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.

      Đối với lĩnh vực kinh tế,các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển khu kinh tế Nhơn Hội và các khu công nghiệp như: KCN Phú Tài, Long Mỹ, Nhơn Hòa và Hòa Hội, …, các cụm công nghiệp như: CNN Diêm Tiêu, Bình Dương, Đại Thành… Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng …

     Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản. Việc khái thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho Nhà nước nói chung và tỉnh nhà nói riêng  tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của. Ngoài ra đối với các cơ quan, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh. Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh.

     Đối với lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền. Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống của văn hóa tỉnh nhà với bạn bè trong nước và thế giới. …

     Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn giáo, dân tộc. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin đáng tin cậy để Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội…

     3. Trách nhiệm của các cơ quan quản lý đối với tài liệu lưu trữ

     Hiện nay trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu đổi mới, những cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp không thể hài lòng với những gì đã đạt được, mà vấn đề đặt ra là cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển.

     Tuy nhiên, muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn nhiều  quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ công chức trong cơ quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, vì thế nên chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

     Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần thay đổi quan niệm và nhận thức về công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ. Ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy cơ quan quản lý các cấp và cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.

     4.Kết luận và kiến nghị

     Kết luận

     Công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ luôn được cơ quan quan tâm đầu tư kinh phí để thực hiện, cơ bản đáp ứng được yêu cầu về nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu bước đầu đã thực hiện tốt. Tuy vậy, công tác lưu trữ tài liệu tại cơ quan vẫn còn có những hạn chế, như: việc bố trí cán bộ chưa đúng nghiệp vụ chuyên môn; Một số cán bộ, công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu;

     Công tác lưu trữ là ngành khoa học đặc biệt, có vai trò quan trọng đối với xã hội, lịch sử. Do vậy, các cấp, các ngành của tỉnh, cần bố trí người làm công tác lưu trữ đúng nghiệp vụ; quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác này. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng phải có nhận thức đúng về vai trò của công tác lưu trữ. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ và cơ sở dữ liệu.

     Kiến nghị              

     *Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với sự phát triển bền vững của tỉnh

     - Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò tài liệu  lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lănh đạo, cá nhân tham gia vào hoạt động lưu trữ để thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác lưu trữ  trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội, mang tính xã hội;

     - Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu và phát triển tiềm lực KH&CN đối với kinh tế-xã hội của tỉnh từ đó có ý thức cao trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu.

     *Đổi mới công tác quản lý nhà nước về tài liệulưu trữ

     - Cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về tài liệulưu trữ phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh;

     - Hoàn thiện tổ chức, nhân lực thực hiện công tác quản lý nhà nước về lưu trữ; đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý; Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ bằng các hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cấp.

     - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và yêu cầu phát triển của tỉnhnhằm phục vụ tốt cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ;

     - Tăng cường đầu tư kinh phí để đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ;

     - Đẩy mạnh việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc để tài liệu đưa vào lưu trữ được đầy đủ, khoa học./.