MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ SỰ NGHIỆP PHÁT TRIỂN KINH TẾ - XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG

      Tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ nhà nước có ý nghĩa to lớn và rất cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn đặt ra trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức Đảng, đoàn thể, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp… và của người dân. Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng đó, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Chúng tôi nhận thức rằng công tác lưu trữ có một vị trí quan trọng, luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nói riêng. Đây là một công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Quán triệt được vai trò, vị trí quan trọng của công tác lưu trữ, UBND huyện Hoài Ân đã quan tâm chỉ đạo sát sao, cùng với sự chuyển biến mạnh mẽ trong công tác lưu trữ của các phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện.

     Trong những năm gần đây, huyện Hoài Ân đã tích cực triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, bước đầu đã vượt qua những khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của nhà nước và lộ trình cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay. UBND huyện đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo đúng quy chuẩn và trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản để phục vụ tốt cho công tác lưu trữ. Mặt khác, UBND huyện đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, đẩy mạnh tuyên truyền cho đội ngũ cán bộ, công chức nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị; từ đó bước đầu đã đạt được những kết quả đáng kể.

     1. Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại UBND huyện Hoài Ân

     Huyện Hoài Ân có 20 cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện và 15 xã, thị trấn; Trong những năm qua, đa số các cơ quan, đơn vị đã nhận thức và thực hiện tốt công tác lưu trữ như: Tổ chức chỉnh lý, sắp xếp có khoa học và bảo vệ tài liệu lưu trữ tốt, bố trí được kho, phòng hợp lý để bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ đúng quy định đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu theo quy định của Nhà nước, phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng của các cơ quan, đơn vị và cá nhân trên địa bàn huyện. Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, hàng năm các cơ quan, đơn vị đều tiến hành chỉnh lý tài liệu và nộp lưu về kho lưu trữ lịch sử huyện. Hiện nay, kho lưu trữ huyện đang bảo quan hơn 40 mét giá tài liệu, với 10 phông gồm các loại hình tài liệu như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản…. Toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản đúng quy định.

     Trong những năm qua, các khối tài liệu nêu trên đã được đưa ra khai thác, sử dụng, phục vụ có hiệu quả cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện nhà như: Quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm…. Công tác tổ chức phát huy giá trị tài liệu tại kho lưu trữ huyện trong những năm qua, bình quân mỗi năm có khoảng 450 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu; tài liệu đã đưa ra nghiên cứu là 651 đơn vị bảo quản. Bên cạnh đó, Phòng Nội vụ đã cập nhận cơ sở dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên máy tính nhằm phục vụ độc giả kịp thời, tiện lợi, đáp ứng yêu cầu của đối tượng đến khai thác.

     2. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

     Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, công tác lưu trữ tại đơn vị còn một số hạn chế nhất định như vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc thực hiện các quy định về lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử chưa nghiêm túc; việc bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu còn nhiều khó khăn; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, bất cập; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động trong thực tiễn của huyện.

     Để thực hiện tốt việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, Ủy ban nhân dân huyện Hoài Ân đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác trên như sau:

     - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.

     - Bố trí kinh phí hợp lý để phục vụ cho công tác lưu trữ ở từng cơ quan, đơn vị nhằm đảm bảo cho từng cơ quan, đơn vị có phòng, kho để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ và trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất, tránh tình trạng tài liệu lưu trữ bị ẩm mốc, mối, mọt làm hư hỏng tài liệu.

     - Thực hiện nghiêm chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đúng quy định. Tài liệu lưu trữ cần phải được chỉnh lý hoàn chỉnh, không để xảy ra tình trạng tài liệu tích đống nhiều năm dẫn đến tình trạng tài liệu lưu trữ bị thất lạc.

     - Tổ chức trưng bày, giới thiệu các tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng liên quan đến tình hình kinh tế - chính trị, văn hóa – xã hội của địa phương đến đông đảo người dân nhằm phát huy hơn nữa giá trị tài liệu lưu trữ. Từ đó, nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ cũng được nâng lên đáng kể.

     - Ứng dụng khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ tại địa phương.

     - Phối hợp với Đài truyền thanh huyện tuyên truyền các hoạt động lưu trữ và xây dựng các chuyên mục về hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của địa phương.

     * Một số kiến nghị:

     - UBND tỉnh cần quan tâm hơn nữa đến công tác tuyên truyền Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ dưới nhiều hình thức để các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ cũng như ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của cả nước nói chung và của từng địa phương nói riêng.

     - Tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ trong việc xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm để có kế hoạch thu thập và bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.

     - Phối hợp với địa phương tổ chức các đoàn công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm của các cá nhân, gia đình, dòng họ của địa phương nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     Trên đây là báo cáo tham luận của UBND huyện Hoài Ân về một số kiến nghị và giải pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

     Chúc Hội thảo thành công tốt đẹp, xin trân trọng cảm ơn!