NHỮNG KINH NGHIỆM THỰC TIỄN TRONG VIỆC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA ĐỊA PHƯƠNG PHỤC VỤ CHO SỰ NGHIỆP PHÁT TRIỂN KINH TẾ - XÃ HỘI

     Phông lưu trữ UBND huyện An Lão được hình thành và lưu trữ  toàn bộ khối tài liệu trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND huyện  và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu của huyện. Thành phần tài liệu thuộc phông rất đa dạng và được hình thành một cách tự nhiên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chính quyền cấp huyện trong thực hiện quản lý Nhà nước của mình ở địa phương, phản ánh hầu hết trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh... trên địa bàn huyện.

     Tài liệu lưu trữ của địa phương được coi là di sản, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng phong phú của địa phương; do vậy, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải hướng tới công chúng, phục vụ công chúng. Trong những năm qua, huyện An Lão rất quan tâm đến công tác lưu trữ, đã đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống, trang bị các trang thiết bị nhằm bảo quản tài liệu an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước và phục vụ cho việc phát triển kinh tế, xã hội của huyện nhà.

     Hiện nay Kho lưu trữ huyện đang quản lý hơn 30 m tài liệu, gồm 16 phông của UBND huyện, các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu. Hơn 33 năm qua, Kho lưu trữ huyện đã cung cấp tài liệu cho gần 1500 lượt người, số lượng tài liệu đưa ra sử dụng hơn 1.000 hồ sơ và nhiều các văn bản khác. Các khối tài liệu nêu trên đã được đưa ra khai thác, sử dụng, phục vụ có hiệu quả cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp, các ngành như: Quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm, biên soạn lịch sử ngành…Tại phòng đọc thuộc thủ tục đối với độc giả đến khai thác tài liệu đã được đơn giản hóa, chỉ cần độc giả xuất trình: Chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu của cơ quan. Đối tượng phục vụ của chủ yếu là các cơ quan, tổ chức nhà nước, cá nhân, sinh viên, học sinh… có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho viết Lịch sử Đảng, Lịch sử ngành, cơ quan, đơn vị, Đề án, đề tài nghiên cứu; đặc biệt là các cá nhân, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ làm cứ liệu, cơ sở trong việc xây dựng các kế hoạch, đề án, định hướng chiến lược phát triển kinh tế, xã hội; bảo tồn phát huy giá trị văn hóa ở vùng đồng bào dân tộc, cụ thể trên các lĩnh vực sau:

     1. Trên lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ được khai thác để phục vụ cho việc phát triển kinh tế:  xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, làng nghề, để có những kế hoạch hoặc đề án phù hợp và khả thi các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có giá trị trong tài liệu lưu trữ như: các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng của từng vùng…

     2. Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội  thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cưú văn hóa của các dân tộc, những truyền thống của đồng bào dân tộc Bana, H’re nhằm bảo tồn và phát huy giá trị văn hóa vật thể, phi vật thể của đồng bào dân tộc… Nhờ khai thác tài liệu lưu trữ,  trong thời gian qua đã phục vụ cho huyện nhà xây dựng các kế hoạch về kiểm kê, bảo tồn giá trị văn hóa vật thể, phi vật thể; Kế hoạch về phát triển văn hóa-thể dục thể thao trong đồng bào dân tộc; qua đó  đã góp phần giới thiệu những nét văn hóa truyền thống của văn hóa dân tộc với bạn bè trong và ngoài tỉnh.

     3. Về xã hội: tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin quý giá phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân. Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết tất cả mọi người ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân để giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội, vì các tài liệu lưu trữ có liên quan đến: hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B… Đồng thời qua tài liệu lưu trữ đã giúp cho cán bộ, công chức, viên chức  tra cứu được các hồ sơ về  tiếp nhận, thuyên chuyển, điều động và nâng bậc lương, giải quyết các chế độ thâm niên, chế độ ưu đãi nghề và các chế độ khác của cá nhân khi có nhu cầu.

     4. Đối với hoạt động quản lý: tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động. Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt, là nguồn sử liệu quan trọng, những thông tin, chứng cứ, cứ liệu cần thiết trong hoạt động quản lý nhà nước.

     Tuy nhiên, tài liệu trong Kho lưu trữ huyện hiện nay số lượng nhiều nhưng vẫn đang trong quá trình “số hóa” nên việc tìm kiếm tài liệu, văn bản chủ yếu được làm thủ công, qua công cụ tra cứu thủ công. Thêm vào đó, nhiều độc giả đến tra cứu tài liệu cung cấp thông tin không đầy đủ, chung chung chỉ nhớ được năm ban hành quyết định và nội dung khái quát, không nhớ số Quyết định, ngày ban hành), nên việc tìm kiếm tài liệu khó khăn và mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.

     Muốn phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, trước tiên cần có sự thay đổi nhiều về cách nhìn và quan niệm về tài liệu lưu trữ. Vẫn còn một số cơ quan đến nay vẫn còn tồn tại quan niệm cho rằng việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là để bảo quản an toàn tài liệu, không để hư hỏng mất mát tài liệu hay để phục vụ cho nhu cầu khai thác của cán bộ công chức trong cơ quan, không mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, vì thế nên chưa quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

     Hiện nay trong xu thế hội nhập, đứng trước nhu cầu của thời kỳ đổi mới, cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình đối với công tác lưu trữ, để có những cơ chế, giải pháp chỉ đạo quản lý tích cực nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc theo tinh thần Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ. Để tiếp tục phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của địa phương tại hội thảo này tôi xin chia sẻ những kinh nghiệm như sau:

     - Cần tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như: sử dụng tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Trang thông tin điện tử; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

     - Mở rộng cho các đối tượng độc giả, đối tượng bên ngoài khai thác, vì thế nên cần quan tâm đầu tư cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

     -  Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ứng dụng vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu cấp I và cơ sở dữ liệu cấp II để phục vụ cho việc tra tìm văn bản, hồ sơ nhanh chóng, chính xác

     - Tổ chức hội nghị, hội thảo, các lớp tập huấn, tham quan khảo sát học tập kinh nghiệm trong và ngoài tỉnh.

     Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần thay đổi quan niệm và nhận thức. Ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn vậy trách nhiệm của cơ quan quản lý các cấp và cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp, để có thể tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy tốt những giá trị đó để phục vụ nhu cầu xã hội và góp phần vào sự nghiệp bảo vệ phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay.

     Trên đây là nội dung tham luận về “Những kinh nghiệm thực tiễn trong việc phát huy giá trị tài liệu của địa phương phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của UBND huyện An Lão xin trao đổi để các đại biểu cùng nghiên cứu, tham khảo./.