CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA

     Trong phạm vi bản tham luận này, đánh giá sơ bộ tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ của huyện và cơ sở trong thời gian qua; đồng thời đề xuất một số biện pháp trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của huyện trong thời gian tới.

     1. Vài nét về tình hình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ của huyện từ năm 2002 đến nay

     Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ của huyệnđược quan tâm làm tốt, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND huyện phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ khai thác đều tăng lên đáng kể

     Là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ của nhà nước đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của huyện nhà. Với ý nghĩa đó, trong thời gian qua, kho lưu trữ của huyện đã phục vụ kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo số liệu thống kê từ năm 2002 đến nay. Kho lưu trữ của huyện đã phục vụ hàng ngàn độc giả đến khai thác tài liệu; hiện đang quản lý:

     Tài liệu hành chính: Tài liệu có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn (có giai trị lịch sử) là 1185 hồ sơ

     Tài liệu khoa học kỹ thuật: Tài liệu có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn (có giai trị lịch sử) là 257 hồ sơ

     Tổng số hồ sơ có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn là 1442 và một số tài liệu chưa được chỉnh lý các năm gần đây.

     Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả, UBND huyện đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh việc xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, từ năm 2002 đến nay, các cơ quan lưu trữ của huyện tiến hành xây dựng các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như mục lục hồ sơ, quản lý cán bộ công chức và các loại văn bản khác đã từng bước đưa vào khai thác của từng cơ quan, đơn vị, địa phương.

     Thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ quy định và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị, địa phương đã ban hành quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện theo đúng quy định. Tài liệu lưu trữ sau khi phục vụ khai thác, sử dụng đã được thu hồi, lập hồ sơ đầy đủ.

     Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sao chụp độc giả nghiên cứu tại phòng đọc; do đó, tài liệu được khai thác ngày càng khẳng định giá trị tài liệu lưu trữ.

     Với nhận thức tài liệu lưu trữ chỉ thật sự có giá trị khi nó được đem ra phục vụ đông đảo độc giả, đồng thời UBND huyện đã phối hợp với Sở Nội vụ tích cực tra tìm tài liệu có giá trị lịch sử như: các hiện vật, phong sắc của một số vị vua có công với nước và một số tài liệu có liên quan đến lãnh thổ của Việt Nam phục vụ cho việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

     Tóm lại: Trong những năm qua, công tác lưu trữ của huyện và cơ sở đã có nhiều cố gắng trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Tài liệu lưu trữ của nhà nước đã thật sự phát huy giá trị trong việc phục vụ sự lãnh đạo của cơ quan, đơn vị, địa phương, tổng kết công tác, nghiên cứu khoa học, giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ và phục vụ đông đảo quần chúng nhân dân lao động.

     Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ của huyện và cơ sở trong thời gian qua vẫn còn một số tồn tại: chưa chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ, chậm đưa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào quản lý khoa học đúng nguyên tắc, công tác quản lý hồ sơ còn nhiều bất cập nên cần khắc phục trong thời gian đến.

     2. Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ của huyện

     Một là: Nâng cao hơn nữa nhận thức chung của toàn xã hội và trách nhiệm của lãnh đạo các cấp ủy, cơ quan, chính quyềnđịa phương về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và vai trò công tác lưu trữ là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức khai thác triệt để giá trị tài liệu lưu trữ của nhà nước phục vụ đắc lực cho các lĩnh vực của đời sống xã hội và phát triển kinh tế trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của huyện nhà.

     Điều 6 của Luật lưu trữ quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:

     Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bỏa quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

     Tiếp tục tuyên truyền, tập huấn Luật lưu trữ và các văn bản khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nhằm để hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ và nâng cao vai trò trách nhiệm của người làm công tác văn thư lưu trữ; từ đó, quan tâm đầu tư đúng mức trên cả hai phương diện là chỉ đạo và tổ chức thực hiện để làm cho công tác văn thư lưu trữ ngày càng phát triển.

     Do vậy, để đổi mới và nâng cao nhận thức, các cơ quan lưu trữ của nhà nước cần chú trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu trữ; đồng thời phải chú ý đến vai trò cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ đối với việc hoạch định các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước. Để làm được điều này, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ đừng bao giờ chỉ biết giữ và canh gác các kho lưu trữ của nhà nước một cách thụ động mà phải chủ động “tiếp thị lưu trữ”, biết hướng toàn bộ hoạt động của các cơ quan, cơ quan, đơn vị, địa phương và toàn xã hội vào mục đích sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thông qua các hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ để thu hút sự quan tâm chú ý của các “độc giả” đối với kho tàng trí tuệ, di sản văn hóa quý báu của Đảng, nhà nước và của dân tộc chứa đựng trong tài liệu lưu trữ.

     Hai là: Tăng cường năng lực cho cán bộ làm công tác VTLT và đầu tư cơ sở vật chất cho ngành lưu trữ

     Cần tăng cường năng lực cho cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Kiện toàn tổ chức văn thư lưu trữ, bố trí đầy đủ cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác lưu trữ ở các xã, thị trấn và tiếp tục trang bị cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tối thiểu là phòng kho, hộp cặp và giá kệ đựng tài liệu. Cán bộ lưu trữ chuyên trách tại mỗi đơn vị sẽ là người thu thập tài liệu hàng năm để đưa vào lưu trữ hiện hành, đồng thời cũng là người có đủ trình độ chuyên môn để có thể tham mưu cho lãnh đạo đường lối để giải quyết khối tài liệu còn tích đống tại cơ quan.

     UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của các xã, thị trấn được sớm xây dựng; Các cơ quan đơn vị bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; đồng thời bố trí kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; Ngoài ra việc giải quyết chế độ  phụ cấp  độc hại cho cán bộ lưu trữ chuyên trách rất có ý nghĩa đối với ngành lưu trữ. Sự quan tâm, động viên về tinh thần và nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ

     Tiếp tục mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cần được tổ chức thường xuyên hơn; đồng thời hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị. Cần đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các cơ quan, đơn vị. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chíđể đánh giá thi đua khen thưởng tại các cơ quan, đơn vị hàng năm

     Ba là: Ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ nhất là tin học vào công tác lưu trữ.

     Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, nhu cầu cần thông tin và khai thác nhanh thông tin đã trở thành vấn đề bức bách đối với tất cả mọi người. Để giải quyết yêu cầu khai thác nhanh thông tin, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần nhanh chóng bổ sung, hoàn thiện thông tin trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xây dựng; tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin; sớm bổ sung ban hành quy chế về quản lý, khai thác, tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất cho kho lưu trữ nhất là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và sử dụng có hiệu quả trong thời gian đến./.