CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH

     Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ.

     Theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp được thành lập với chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức địa phương và các cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu của tỉnh Bình Định. Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý trên 2000 mét giá tài liệu với các loại hình tài liệu chính như sau: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kĩ thuật; Tài liệu phim, ảnh, ghi âm; Tài liệu xuất xứ cá nhân.

      Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử Việt Nam đương đại. Để những tài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

     Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

     Thực hiện Luật Lưu trữ quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như:

     - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

     - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

     - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

     - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

     - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;

     - Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ;

     - Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

     Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…Ý thức được điều  đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác. Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng đọc và Quy trình Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo TCVN ISO 9001: 2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả, đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai thác tài liệu rút ngắn được thời gian chờ đợi làm thủ tục. Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của hơn 115 phông tài liệu đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng. Từ tháng 4 năm 2010, được sự đồng ý của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chuyển tải dữ liệu “Hồ sơ cán bộ đi B” thuộc Phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ, hiện đang được bảo quản tại Trung tâm và có tần suất khai thác cao lên Website của  Chi Cục. Đây là một cố gắng lớn trong công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Việc làm này đã giúp  cho cán bộ đi B, thân nhân và gia đình họ có thể tra tìm thông tin về hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua mạng internet.

     Số lượng độc giả đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ khai thác tài liệu ngày càng tăng trong những năm gần đây. Nếu như từ những năm đầu mới thành lập, số lượng độc giả đến khai thác tài liệu chỉ là vài trăm lượt người một năm thì những năm gần đây đã lên tới hàng nghìn lượt người một năm. Như vậy, nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng tăng và cũng cho thấy ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội ngày càng lớn.

     Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tác động chủ động đến với xã hội là công bố, giới thiệu tài liệu. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệutrên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong những năm qua tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới được phát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan đến các chủ trương chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu. Trong mười năm đầu trung bình mỗi năm Trung tâm có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đăng trên tạp chí chuyên ngành và các báo khác. Trong vòng năm năm lại đây số lượng bài đã tăng lên đáng kể, trung bình là 20 bài một năm.

     Bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cũng đã tiến hành biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệu tài liệu lưu trữ. Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác.

     Một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội là tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng. Thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức và tham gia phối hợp với Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước tổ chức triển lãm như: Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Bình Định, đặc biệt phải kể đến đó là “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ đi B”. Triển lãm này đã có tác động lớn đến xã hội. Sau Triển lãm đã có hàng trăm người đến nhận tài liệu, nhiều cá nhân cán bộ đi B đã có thêm thông tin, giấy tờ để các cơ quan chức năng giải quyết chế độ chính sách. Nhiều báo đài đã đưa tin về Triển lãm, đồng thời tiếp tục khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ để viết bài hoặc làm phóng sự. Triển lãm cũng đã góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ. Từ sau Triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ đi B”, đáp ứng yêu cầu của 11 huyện, thị xã, thành phố , Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã lập và trao tặng toàn bộ danh mục hồ sơ của cán bộ đi B cho các huyện, thị xã, thành phố và các xã , phường, thị trấn. Các cuộc triển lãm cũng đã ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của công tác lưu trữ, góp phần nâng cao nhận thức của xã hội đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Sau khi hết thời gian trưng bày Chi cục còn giới thiệu tài liệu triển lãm lên Website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ  nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả. Ngoài việc tổ chức triển lãm, Chi cục còn thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày lễ, kỉ niệm lớn. Từ năm 2006 đến nay đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tại Chi cục như: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm 2007”; “Kỷ niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên không, năm 2007”; “Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, năm 2008”…

     Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữcũng là một việc làm thường xuyên của Chi cục Văn thư- Lưu trữ. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Chi cục Văn thư - Lưu trữ cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Trong thực tế Chi cục đã cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họ xác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mỹ, từ đó họ được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước. Hiện nay Chi cục đang tiến hành cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B và hồ sơ khen thưởng ở tất cả các cơ quan, tổ chức và nhân dân. Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả. Trung bình một năm Chi cục đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 8000, trong đó 1% là chứng thực lưu trữ.

     Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động và năng động của Chi cục. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể. Trong thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã chủ động gửi công văn thông báo cho nhiều bộ, ngành và địa phương trong cả nước về tài liệu lưu trữ có liên quan đến lịch sử các bộ, ngành và địa phương đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ.

     Xây dựng phim, phóng sự  về quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnhcũng là một hình thức hoạt động có tính chất tuyên truyền rộng rãi, được phát sóng trên Đài Phát thanh - Truyền hình Bình Định về các hoạt động lưu trữ và vai trò của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.

     Đồng thời với các hình thức trên, nhằm quảng bá rộng rãi về công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, Chi cục thường xuyên đón tiếp và giới  thiệu với các đoàn tham quan về kho lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ. Tính từ năm 2000 đến nay,  bình quân mỗi năm Trung tâm đón từ 2 đến 3 đoàn tham quan với số lượng hơn 700 lượt khách. Ngoài ra, Chi cục còn tra tìm, cung cấp tài liệu theo hợp đồng, phục vụ cung cấp thông tin từ xa. Bước đầu triển khai hình thức làm ấn phẩm lưu trữ…

     Một số nhận xét và đề xuất

     Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ tại Chi cục được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn được bảo vệ bí mật và an toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài liệu lưu trữ tại Chi cục.

     Để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục được tăng cường. Muốn vậy, Chi cục cần đẩy mạnh việc tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nâng cấp chất lượng hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn khác nhau vào Chi cục. Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau. Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu để có thể cho phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính. Công tác giải mật, sao lưu bảo hiểm tài liệu cần được tiến hành nhanh chóng để tài liệu có thể tiếp tục đưa ra phục vụ độc giả. Kho lưu trữ chuyên dụng cần được thiết kế và xây dựng theo đúng yêu cầu, có thể mở cửa để đón tiếp khách ra vào thường xuyên. Tuyển chọn đội ngũ cán bộ làm công tác này là những người thật sự có năng lực, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ và có kiến thức sâu rộng. Đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục.

     Trên chặng đường xây dựng, hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau, chương trình phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã gặt hái được những thành tựu đáng kể. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm một cách thiết thực của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ cán bộ, viên chức Chi cục và đặc biệt là những người thực hiện công tác này. Đứng trước yêu cầu của thời kì mới, với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ không thể hài lòng với những gì đã làm được, mà cần có ý thức trách nhiệm hơn nữa, không ngừng tìm tòi, áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc./.