HOẠT ĐỘNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHO CÔNG TÁC THANH TRA

     Trong phạm vi tham luận này, chúng tôi sơ bộ đánh giá tình hình lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời gian qua; đồng thời đề xuất một số biện pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra của cơ quan trong thời gian tới.

     1. Khái quát đặc điểm tình hình

     Thanh tra tỉnh là cơ quan thuộc UBND tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND tỉnh. Thanh tra tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh và sự chỉ đạo về công tác,  tổ chức,  nghiệp vụ của Thanh tra Chính phủ. Quá trình thành lập và cơ cấu tổ chức: Thanh tra tỉnh Bình Định được thành lập tháng 11/1975, sau nhiều lần chuyển đổi cơ chế quản lý, đến nay tổ chức bộ máy của cơ quan gồm 05 phòng trực thuộc: Văn phòng, Phòng Thanh tra 1, Phòng Thanh tra 2, Phòng Thanh tra 3 và Phòng Thanh tra 4, với 45 cán bộ, công chức và người lao động.

     Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, cơ quan Thanh tra tỉnh đã hình thành nên một khối lượng tài liệuphản ánh quá trình lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của cơ quan trên các lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. Theo đó đã hình thành 02 phông lưu trữ tài liệu là: Phông Thanh tra tỉnh Nghĩa Bình và Phông Thanh tra tỉnh Bình Định.

     2. Kết quả triển khai hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra

     a) Công tác chỉ đạo, tuyên truyền, phổ biến, quán triệt

     Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, trong những năm qua lãnh đạo Thanh tra tỉnh Bình Định đã phổ biến, quán triệt kịp thời các văn bản pháp luật về lưu trữ đến các phòng trực thuộc và toàn thể cán bộ, công chức cơ quan. Cụ thể một số văn bản đã triển khai, quán triệt như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các Thông tư của Bội Nội vụ quy định và hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp; đồng thời chỉ đạo các phòng trực thuộc Thanh tra tỉnh quán triệt, tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

     Ngoài ra, Thanh tra tỉnh đã phối hợp với Chi cục Văn thư lưu trữ của Sở Nội vụ tổ chức nhiều đợt tập huấn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cho toàn thể cán bộ, công chức cơ quan và cán bộ, công chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ tại mỗi phòng trực thuộc của cơ quan; đồng thời ban hành các kế hoạch, văn bản chỉ đạo và sao gửi các văn bản hướng dẫn để các phòng thực hiện. Quá trình tổ chức thực hiện, Văn phòng Thanh tra tỉnh thường xuyên kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các phòng trực thuộc cơ quan. Tại các cuộc họp giao ban, trực báo hàng tuần, hàng tháng, lãnh đạo Thanh tra tỉnh thường xuyên quán triệt, đôn đốc Trưởng các phòng trực thuộc về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.

     Nhờ đó, nhận thức của cán bộ, công chức cơ quan Thanh tra tỉnh về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan có sự chuyển biến tích cực; hồ sơ tài liệu được lập chặt chẽ, đúng quy định; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn,tạo thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và phục vụ tốt hơn nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu so với trước đây.

     b) Việc xây dựng và ban hành văn bản triển khai thực hiện

     Để triển khai thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, căn cứ các văn bản của cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ, Thanh tra tỉnh đã xây dựng Kế hoạch số 514/KH-VP ngày 08/12/2011 về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan theo Quyết định số 117/QĐ-TTr ngày 03/5/2013 thay thế Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ban hành Quyết định số 287/QĐ-TTr ngày 25/9/2008 của Chánh Thanh tra tỉnh; ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành, Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, nội quy khai thác tài liệu lưu trữ và nhiều văn bản hướng dẫn về nội dung công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ…, gắn với công tác tập huấn việc lập hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham những theo hướng dẫn của Thanh tra Chính phủ.

     Ngoài ra, Lãnh đạo Thanh tra tỉnh đã chỉ đạo Văn phòng thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các phòng trực thuộc của cơ quan về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan và lưu trữ lịch sử đúng theo quy định. Trưởng các phòng thanh tra có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức ngoài việc lập hồ sơ công việc theo quy định của Luật Thanh tra, Luật Khiếu nại, tố cáo, Luật Phòng, chống tham nhũng, còn phải tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu về Kho lưu trữ của cơ quan.

     c) Tổ chức biên chế, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

     Thanh tra tỉnh chưa có tổ chức bộ máy lưu trữ riêng. Công tác văn thư, lưu trữ được Lãnh đạo cơ quan giao cho Văn phòng trực tiếp thực hiện vàphân công 01 cán bộ Văn phòng có trình độ cử nhân tin học làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, ngoài ra tại các phòng trực thuộc Thanh tra tỉnh đều phân công 01 cán bộlàm công tác lưu trữđểtheo dõi, quản lý hồsơ,tài liệu nghiệp vụcủa phòng mình và thực hiện công tác thu thập, lưu trữ hồ sơ theo đúng Quy chếlập, quản lý hồsơthanh tra, hồsơgiải quyết khiếu nại, hồsơgiải quyết tốcáo ban hành kèm theo Quyết định số2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007 của Tổng Thanh tra Chính phủ.

     Công tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ được lãnh đạo Thanh tra tỉnhquan tâm, trong 03 năm qua, Thanh tra tỉnh đã cử 08 lượt cán bộ, công chức tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác soạn thảo văn bản và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức. Tuy cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan chưa được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, nhưng quá trình thực hiện đã đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.

     d) Công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh và công tác quản quản, khai thác tài liệu lưu trữ

     Hàng năm, căn cứ vào Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu, Danh mục hồ sơ cơ quan và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do cơ quan ban hành, các cá nhân và các phòng trực thuộc thực hiện việc xác lập hồ sơ công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, đến hạn nộp lưu tiến hành thu thập và giao nộp hồ sơ, tài liệu đã lập hoàn chỉnh (có mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, biên bản giao nhận tài liệu) vào Kho Lưu trữ cơ quan.

     Thanh tra tỉnh đã bố trí 01 kho lưu trữ chung của cơ quan, diện tích khoảng 40m² để lưu trữ hồ sơ hiện hành của cơ quan; kho lưu trữ có có giá kệ để tài liệu, hộp đựng tài liệu, cặp 3 dây, bìa hồ sơ... và các thiết bị bảo đảm an toàn, đúng yêu cầu kỹ thuật quy định; bóng đèn, quạt điện, quạt thông gió, các thiết bị phòng cháy, chữa cháy, chống ẩm, chống mốc, mối mọt... Ngoài ra, bên cạnh kho lưu trữ của cơ quan để lưu trữ tài liệu lịch sử, Phòng thanh tra 3 thuộc Thanh tra tỉnh được bố trí kho lưu trữ riêng để lưu trữ hồ sơ các vụ việc khiếu nai, tố cáo, vì có tính chất đặc thù, hồ sơ thường được tra tìm, khai thác phục vụ yêu cầu do lãnh đạo giao. Tổng số mét giá tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ khoảng trên 68 mét tài liệu, trong đó có 36 mét tài liệu đã được chỉnh lýhoàn chỉnh với 02 Phông lưu trữ tài liệu là Phông Thanh tra tỉnh Nghĩa Bình và Phông Thanh tra tỉnh Bình Định. Công tác kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu được quan tâm thực hiện thường xuyên. Trong thời gian qua công tác bảo quản tài liệu được thực hiện tốt, chưa xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát, lộ lọt tài liệu lưu trữ ra ngoài.

     Hàng năm, có khoảng trên 50 lượt cá nhân chủ yếu là cán bộ, công chức cơ quan khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ của cơ quan để phục vụ nhu cầu giải quyết công việc và nghiên cứu, học tập. Tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy tác dụng phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn giải quyết công việc trên các lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng. Tài liệu lưu trữ sau khi phục vụ khai thác, sử dụng đã được thu hồi, lập hồ sơ đầy đủ.

     3. Đánh giá chung

     Trong những năm qua, công tác lưu trữ của Thanh tra tỉnh đã có nhiều cố gắng trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã thật sự phát huy giá trị trong việc phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cấp ủy Đảng, lãnh đạo cơ quan, phục vụ công tác tra tìm để giải quyết công việc, nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm... cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, nhân dân nói chung và cán bộ, công chức ngành Thanh tra nói riêng, nhất là trên các lĩnh vực về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng.

     Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua vẫn còn một số tồn tại, tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đúng mức: một số phòng trực thuộc tổ chức lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ còn chậm theo quy định. Việc kiện toàn tổ chức, bộ máy văn thư, lưu trữ còn khó khăn. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; số lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý, tiêu hủy còn nhiều. Hình thức khai thác và sử dụng còn đơn điệu; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng được công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế nên chưa đáp ứng kịp thời trong việc tra cứu tài liệu.

     Nguyên nhân do nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ và nghiêm túc, nguồn kinh phí cho công tác này còn hạn chế, đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn dẫn tới việc tham mưu, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ còn hạn chế. Hiện nay, Thanh tra tỉnh đã bố trí kho lưu trữ chuyên dụng, nhưng diện tích còn chật hẹp, trang thiết bị sơ sài, nên việc tổ chức chỉnh lý giao nộp hồ sơ, tài liệu trong thời gian qua còn gặp khó khăn, vướng mắc.

     4. Một số biện pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra trong thời gian tới

     - Tiếp tục đổi mới và nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức cơ quan, chú trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về công tác lưu trữ; thường xuyên quán triệt, tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp và các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

     - Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Thường xuyên cập nhật, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các cá nhân, phòng trực thuộc nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi nhiệm vụ.

     - Hàng năm rà soát, đánh giá lại Danh mục hồ sơ cơ quan để kịp thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với công việc thực tế. Thực hiện nghiêm một số quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo đúng quy định về lập hồ sơ công việc vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử các cấp; xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại cơ quan; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     Đa dạng hơn nữa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu, trong đó ưu tiên tin học hóa vào công tác lưu trữ. Để giải quyết yêu cầu khai thác nhanh thông tin, phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, thiết nghĩ cần nhanh chóng bổ sung, hoàn thiện thông tin, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thanh tra, đưa vào khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên website của cơ quan..

     Trên đây là tham luận một số vấn đề về “Hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra”.

     Xin trân trọng cảm ơn!