MỘT VÀI SUY NGHĨ VỀ VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

     Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch nhiều năm nay luôn xác định những tài liệu được hình thành trong quá trình tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân là những sản phẩm của quá trình lao động, sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử trong đấu tranh, dựng nước và giữ nước của dân tộc Việt Nam; phản ánh những kết quả lao động và sáng tạo của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu đó đã phát huy được giá trị về nhiều mặt của đời sống xã hội như: văn hóa, chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng, ngoại giao….

     Từ đó, song song với việc hoàn chỉnh bộ phận văn thư, lưu trữ, Sở đã nghiên cứu xây dựng được Danh mục hồ sơ cơ quan, đồng thời tổ chức tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình theo dõi và giải quyết công việc chuyên môn của từng cán bộ, công chức, viên chức. Trong quá trình giải quyết công việc, từ các phòng, đơn vị thuộc Sở, các tài liệu được hình thành. Bộ phận lưu trữ của Sở có trách nhiệm thu thập tài liệu và những tài liệu này đã được lập thành các hồ sơ, bên cạnh đó, lựa chọn được những hồ sơ có giá trị nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử để sau này phục vụ cho nghiên cứu lịch sử. Theo định kỳ, hàng năm, bộ phận này tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, đó chính là điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu và giải quyết công việc phục vụ cho hoạt động thực tiễn.

      Qua thực tiễn cho thấy rằng công tác lưu trữ ở nước ta nói chung và tỉnh ta nói riêng cơ bản vẫn chỉ liên quan đến việc chỉnh lý các tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và trong các tổ chức chính trị xã hội. Bên cạnh đó, có một ít tài liệu hình thành trong đời sống các cá nhân nổi tiếng và các tài liệu thuộc loại như vậy trong các cơ sở lưu trữ của ta thực sự rất không đáng kể. Và việc thu thập, bảo quan và tổ chức sử dụng các tài liệu đó không dễ dàng. Như vậy, ngoài tài liệu lưu trữ nhà nước thì tài liệu lưu trữ nhân dân có thể được hiểu là những tài liệu mà chủ  nhân của chúng là người dân, xuất hiện trong đời sống của các cá nhân, kể cả những công dân bình thường, hoặc một nhóm người hoạt động dưới quyền của một cá nhân, không nhân danh bất cứ tổ chức nào của Nhà nước hay của tập thể.

     Ở phạm vi cho phép, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch xin được trao đổi về phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ đó là công tác khai thác, hay gọi là công tác sử dụng tài liệu và là phản ánh kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu...

     Thực vậy, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân.Vì vậy việc tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác… Ngoài ra, công tác khai thác giúp cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác;  cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành.Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là bước đi tất yếu của các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới.

     Do tính chất đặc thù của ngành, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thực hiện công tác khai thác, sử dụng tài liệu có điều khác biệt. Từ các đơn vị sự nghiệp văn hóa của ngành, việc thu thập tài liệu quý hiếm có liên quan để phục vụ công chúng cũng là nhiệm vụ thường xuyên. Thí dụ: Bảo tàng tổng hợp tỉnh thu thập 40 văn bản, 152 trang tài liệu (giai đoạn lịch sử từ năm 1930 đến năm 1976); hay Nhà hát Tuồng Đào Tấn thu thập những tư liệu về Đào Tấn, sách tư liệu về nghệ thuật Tuồng...; hoặc Thư viện tỉnh có cả kho sách tư liệu xuất bản trong chế độ cũ…; hay là những tư liệu liên quan đến cuộc khởi nghĩa của phong trào nông dân Tây Sơn và hình thành triều đại Tây Sơn tại Bảo tàng Quang Trung… Ở một số địa phương, các phòng Văn hóa và Thông tin cũng đang quản lý một số cơ sở có tài liệu quý hiếm như: Hồ sơ, tài liệu và tư liệu về thân thế sự nghiệp nhà thơ Xuân Diệu(Nhà tưởng niệm Xuân Diệu, Gò Bồi, Phước Hòa, Tuy Phước); Nhà truyền thống Chi bộ Cửu Lợi, Tam Quan Bắc, Hoài Nhơn… tất cả đều liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử hay chuyên đề của cá nhân hay tập thể thực hiện. Những tài liệu này theo quy định đều phải giao nộp về Lưu trữ lịch sử và những bản sao mới đưa ra phục vụ. Tuy nhiên hiện nay các tài liệu, hiện vật vẫn được giữ lại để vừa phục vụ khách đến tham quan vừa phục vụ cho việc nghiên cứu của những bộ phận có liên quan nên việc sử dụng tài liệu lưu trữ  còn rất hạn chế.

     Việc khai thác, sử dụng tài liệu nhà nước như đã dẫn là vậy còn đối với tài liệu lưu trữ nhân dân thì sao? Đây là loại hình tài liệu do các cá nhân, gia đình, giòng họ lưu trữ. Những tài liệu này sẽ có phạm vi rất rộng. Đó có thể là một bản thảo của cá nhân về một công trình nghiên cứu của cá nhân, một sáng tác nghệ thuật, một bức ảnh chưa công bố, các bằng phát minh sáng chế, giấy chứng nhận bản quyền được cấp cho các sản phẩm được đăng ký độc quyền, tài liệu về các giải thưởng của các cá nhân trên các lĩnh vực, các giấy tờ về nhân thân của mỗi người, di chúc v.v.  Thí dụ như: Hồ sơ, tài liệu và tư liệu về thân thế sự nghiệp nhà thơ Yến Lan do gia đình nhà thơ ở phường Bình Định, thị xã An Nhơn lưu trữ hay tư liệu về thân thế và sự nghiệp, chân dung và nguyên tác; Sơ đồ nơi ở và hoạt động nghệ thuật của Đào Tấn tại Nghệ An; bản sắc phong, tham tá, chứng chỉ, bài ngự chế, hàm quan (08 bản)…tài liệu gốc do gia đình ông Đào Tụng Phi, xã Phước Lộc, huyện Tuy Phước lưu trữ…Có một thực tế có thể dễ dàng thấy được ngay là việc tập trung tài liệu lưu trữ  nhân dân từ trước đến nay đã không thể thực hiện được như đối với tài liệu lưu trữ nhà nước, vì như đã nói ở trên, tài liệu lưu trữ nhân dân trước hết thuộc quyền sở hữu của các cá nhân thì việc khai thác, sử dụng lại càng khó khăn hơn.

     Hiện nay, do nhiều nguyên nhân khác nhau như vị trí địa lý, khí hậu khắc nghiệt, ý thức con người và kinh phí để trang bị các phương tiện bảo quản còn hạn chế nên nguồn tài liệu qúy, hiếm của tỉnh đang tiềm ẩn nhiều nguy cơ hư hỏng, mất mát và có những tài liệu đặc biệt quý hiếm đang còn nằm rải rác trong các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh; Các cá nhân, gia đình, các họ tộc ở địa phương không được gửi vào bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh. Nhiều thập niên qua đã có không ít di sản tài liệu bị thất lạc, bị cháy trong chiến tranh, hư hỏng do thiên tai với những trận bão, lụt lớn ở miền Trung. Do không có điều kiện bảo quản, một số tài liệu qúy, hiếm bị mối hủy hoại, nước mưa làm ẩm mốc, nắng nóng khô giòn, rách nát không phục chế được rất đáng tiếc. Một số gia đình, dòng họ giữ những tài liệu của ông, cha nhưng không biết tài liệu đó nói về ai, đời nào…. Dù vậy, các chủ sở hữu vẫn không có ý tặng, bán, gửi vào các lưu trữ với nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có nguyên nhân do nhận thức và đòi hỏi bồi dưỡng về vật chất phải phù hợp với những giá trị của tài liệu. Đối với ngành văn hóa, thể thao và du lịch, các tổ chức như Bảo tàng, Thư viện có chức năng, nhiệm vụ đặc thù riêng liên quan đến việc quản lý và giữ gìn những tài liệu qúy, hiếm nên chưa thống nhất giao nộp hoặc cung cấp tài liệu gốc. Vì vậy chắc chắn việc sưu tầm, thu thập, bổ sung đối với những loại tài liệu có giá trị đặc biệt quý, hiếm này gặp trở ngại không nhỏ.

     Trong thời gian tới, ngành văn hóa, thể thao và du lịch mong muốn rằng các ngành, các cấp cũng như các cá nhân, các giòng họ với sự nổ lực của không chỉ riêng mình mà vì sự mục đích “giữ gìn cho muôn đời sau”; hãy đưa những tư liệu quý hiếm đến một “ yên nghỉ” tốt nhất và tiếp tục đóng góp, phục vụ  cho những công trình nghiên cứu vì sự tiến bộ của nhân loại./.