THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

     I.ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH 

      Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Sở TN&MT đã thực hiện đúng quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ giấy truyền thống và lưu trữ hiện đại (cả giấy và số). Đã tổ chức thực hiện có hiệu quả và đạt được nhiều thành tích khích lệ, được biểu dương, khen thưởng của các cấp.

     Nhìn chung công tác văn thư, lưu trữ của Sở đã từng bước đi vào nề nếp. Công tác lưu trữ số và số hoá hồ sơ, tài liệu tài nguyên môi trường là việc làm quan trọng và cần thiết và đã được Lãnh đạo Sở TN&MT tập trung chỉ đạo thực hiện.

     II. THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TN&MT

     1.     Lịch sử hình thành

      SởTN&MT ngày nay có tiền thân là Ban Quản lý ruộng đất, được thành lập theo Quyết định số 221/QĐ-UB ngày 08/02/1980 của UBND tỉnh Nghĩa Bình.

     Năm 1988, UBND tỉnh Nghĩa Bình quyết định sáp nhập Sở Nông nghiệp, Sở Lâm nghiệp, Ban Định canh định cư và kinh tế mới, Ban Quản lý ruộng đất Nghĩa Bình thành Sở Nông lâm nghiệp. Ban Quản lý ruộng đất trở thành đơn vị trực thuộc Sở Nông lâm nghiệp.

     Năm 1989 tỉnh Nghĩa Bình thực hiện chia tách tỉnh, Ban Quản lý ruộng đất Nghĩa Bình chia thành 2 đơn vị là: Ban Quản lý đất đai tỉnh Bình Định và Ban Quản lý đất đai tỉnh Quảng Ngãi. Ban Quản lý ruộng đất được tổ chức lại theo Quyết định số 7231/QĐ-UB ngày 04/5/1989 và có tên là Ban Quản lý đất đai tỉnh Bình Định.

     Ngày 06/7/1992 Ban Quản lý đất đai có tờ trình xin tách ra khỏi Sở Nông lâm nghiệp, trở thành đơn vị trực thuộc UBND tỉnh.

     Ngày 15/10/1993 UBND tỉnh Bình Định có công văn 524/CV-UB gửi Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Sở Đất đai trực thuộc UBND tỉnh. Ngày 23/12/1993 UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 4687/QĐ-UB thành lập Sở Đất đai. Tiếp đến, Quyết định số 1684/QĐ-UB ngày 12/5/1994 của UBND tỉnh Bình Định đã đổi tên Sở Đất đai thành Sở Địa chính. Theo điều 1 của Quyết định, Sở Địa chính là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Tổng cục Địa chính.

     Đáp ứng nhiệm vụ trong quản lý thống nhất các lĩnh vực của ngành TN&MT, Ngày 19/8/2003, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 149/2003/QĐ-UB thành lập Sở TN&MT.

     Hiện nay Sở có các phòng, đơn vị chuyên môn: Văn phòng Sở, Phòng Tài nguyên khoáng sản, Phòng Tài nguyên nước và Khí tượng thủy văn, Thanh tra, Chi cục Quản lý đất đai, Chi cục Bảo vệ môi trường, Chi cục Biển và Hải đảo, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Kỹ thuật - Dịch vụ TN&MT, Trung tâm Quan trắc TN&MT.

     Trong quá trình hình thành và hoạt động, Sở TN&MT đã tạo lập 4 Phông lưu trữ tương ứng các giai đoạn lịch sử hình thành, sản sinh ra trên 250 mét giá tài liệu và trên 5 Tetra byte dung lượng dữ liệu quản lý. Có nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng qua nhiều giai đoạn lịch sử như các tài liệu quản lý nhà đất thời kỳ trước và sau năm 1954, tài liệu thời kỳ sau hòa bình lập lại (sau năm 1975) cho đến nay vẫn còn giá trị về mặt khai thác và sử dụng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước. Về đất đai, bao gồm chủ yếu là tài liệu chuyên môn như: Giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, đo đạc, bản đồ.v.v….Tài liệu chuyên môn của TW, UBND tỉnh, tài liệu do chính bản thân Sở TN&MT và các Sở chuyên môn liên quan tạo thành. Ngoài ra tài liệu chuyên môn về đất đai còn có các tài liệu hành chính, tổ chức, đoàn thể (số lượng tài liệu này không nhiều).

     Toàn bộ tài liệu trên được bảo quản tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Văn phòng Đăng ký QSD đất. Số lượng tài liệu trên đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đặt trên giá kệ trong tình trạng. Toàn bộ tài liệu của Sở TN&MT được quy định Phông số 4 và chỉnh lý theo phương án: Thời gian – mặt hoạt động.

     2. Thành phần cơ quan, đơn vị nộp lưu

     - Nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: Sở có 4 đơn vị thuộc thành phần nộp lưu, bao gồm: Sở TN&MT; Chi cục Bảo vệ môi trường; Chi cục Quản lý đất đai và Chi cục Biển và Hải Đảo.

     - Nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan: Hiện nay tất cả các phòng, đơn vị trực thuộc Sở đều thuộc thành phần nộp lưu hồ sơ, tài liệu, dữ liệu vào lưu trữ cơ quan (Trung tâm Công nghệ thông tin trực thuộc Sở) kể cả 4 đơn vị thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh nói trên. Trong đó Văn phòng Đăng ký QSD đất tỉnh đã có tổ chức lưu trữ cơ quan riêng, chịu trách nhiệm về quản lý hồ sơ, lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành.

     3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

     - Nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:  Thực hiện theo Quyết định số 2372/QĐ-UBND ngày 30/8/2013 của UBND tỉnh về Ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

     - Nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan: Thực hiện theo Quyết định số 1045 /QĐ-STNMT ngày 22 tháng 5 năm 2013 của Giám đốc Sở TN&MT Bình Định về Ban hành Thành phần tài liệu nộp lưu và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan Sở TN&MT.

     4. Công tác quản lý, chỉ đạo tăng cường, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường

     Lãnh đạo Sở TN&MT đã chỉ đạo rà soát và sửa đổi, bổ sung ban hành Quy chế, quy định công tác văn thư, lưu trữ của Sở TN&MT theo tinh thần Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh, Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh Bình Định.

     Trên cơ sở đó đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành và triển khai đôn đốc thực hiện Quyết định số 12/2013/QĐ–UBND thực hiện Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TN&MT tỉnh Bình Định.

     Đồng thời đã ra Quyết định ban hành Thành phần tài liệu nộp lưu và Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt động Sở TN&MT theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ; Nội quy quản lý Kho Lưu trữ; Quy trình lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; Quy trình cung cấp thông tin hồ sơ tài liệu; Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm.

     Hàng năm, Sở TN&MT xây dựng Kế hoạch thực hiện nhằm tăng cường, phát huy giá trị tài liệu lưu trữvà quán triệt, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.

     Duy trì các đợt tập huấn và cử cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ đến hướng dẫn trực tiếp các phòng ban, đơn vị thuộc Sở thực hiện công tác mở hồ sơ, lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Cử nhiều lượt cán bộ, công chức, viên chức đi tập huấn công tác văn thư, lưu trữ; công tác số hóa tài liệu lưu trữ;

     Lãnh đạo Sở đã quán triệt chỉ đạo thống nhất thực hiện việc thu thập và giao nộp tài liệu lưu trữ cơ quan. Tổ chức chỉnh lý tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, lập danh mục và thực hiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đúng quy định hiện hành.

     Bố trí kho lưu trữ chuyên dụng có môi trường kho luôn thoáng mát, bố trí máy lạnh, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị phòng chống cháy… đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trung bình quy định. Thực hiện chế độ kiểm tra, vệ sinh kho, tài liệu thường xuyên. Công tác phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy được chú trọng.

     Chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Nhờ đó, thời gian qua việc tra cứu và cung cấp thông tin tư liệu được thực hiện nhanh gọn, chính xác đáp ứng yêu cầu. Sở đã chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin tổ chức nhiều lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác dữ liệu-lưu trữ; xây dựng Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác.

     5. Công tác tra cứu, cung cấp thông tin, tài liệu

     - Tra cứu, cung cấp thông tin: Khoảng 100 trường hợp cho các tổ chức cá nhân có nhu cầu.

     - Tiếp nhận hồ sơ: Bình quân hàng năm Lưu trữ cơ quan của Sở Tài nguyên và Môi trường tiếp nhận khoảng 15 mét hồ sơ phát sinh trong quá trình hoạt động của các phòng, đơn vị thuộc Sở.

     6. Đánh giá chung

     Trong thực tế hoạt động của cơ quan, thành phần và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan được xác định trên cơ sở phân tích và đánh giá toàn diện, đúng đắn mục đích hình thành, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu; Thời hạn bảo quản của từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ và đáp ứng yêu cầu về mức thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hay có thời hạn bao nhiêu năm) theo quy định để xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.

     Nhìn chung công tác thu thập, xử lý, chỉnh lý hồ sơ, lưu trữ, quản lý hô sơ, dữ liệu được thực hiện đúng quy định. Hồ sơ, dữ liệu sắp xếp khoa học, dễ tra cứu cung cấp thông tin. Công tác thu thập, xây dựng, quản lý và cung cấp thông tin CSDL TN&MT tỉnh được chú trọng, đã phát huy được giá trị tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước về TN&MT của tỉnh theo tinh thần chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

     Những kết quả trên đạt được là nhờ có sự chỉ đạo kịp thời, sâu sát của lãnh đạo Sở trong công tác thu thập, công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, công tác quản lý và cung cấp thông tin, công tác xây dựng CSDL TN&MT tỉnh và công tác bảo vệ tài liệu. Sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ, phát huy những kết quả đạt được, khắc phục những hạn chế trong công tác.

     Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng còn nhiều khó khăn, bất cập, vẫn còn một số tồn tại hạn chế như sau:

     - Lãnh đạo một số phòng, đơn vị chưa chú trọng chỉ đạo sát sao công tác lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc lập hồ sơ công việc của một số cán bộ, công chức, viên chức chưa tốt nên còn tốn nhiều thời gian chỉnh sửa.

     - Việc thực hiện công tác thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu TN&MT tỉnh Bình Định theo Quyết định số 12/2013/QĐ–UBND tỉnh là một nhiệm vụ mới nên vẫn còn thiếu sự quan tâm từ các sở ban ngành, các phòng đơn vị dẫn đến việc phối hợp chưa tốt, chưa đồng bộ, chưa thông suốt khi thực hiện nhiệm vụ này.

     - Việc tiếp nhận tổ chức lưu trữ và xử lý văn bản đi, đến trên môi trường mạng đã dần đi vào ổn định, bước đầu đạt hiệu quả nhưng chưa cao. Trong đó một số nhiệm vụ như: số hoá, lưu trữ điện tử, lưu trữ số và thu thập, quản lý dữ liệu số... còn chưa đồng bộ, chưa được đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ. Còn thiếu cán bộ có trình độ chuyên môn để ứng dụng công nghệ vào quản lý lưu trữ.

     -     Kinh phí cho lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ chưa được chú trọng đúng mức.

     -     Đầu tư cho công tác Dữ liệu số và Lưu trữ số chưa được quan tâm đúng mức.

     III. GIẢI PHÁP

     Để thực hiện tốt mục tiêu: Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường tỉnh nhằm đảm bảo cung cấp  thông  tin, dữ  liệu tài nguyên và  môi  trường, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về quản lý  nhà  nước. Thiết lập và phát triển hệ thống thu thập, lưu trữ, cập nhật, xử lý, tích hợp, đồng bộ dữ liệu và chia sẻ, phân phối thông tin trực tuyến qua hệ thống mạng thông tin ngành tài nguyên và môi trường; Tiếp tục nâng cao giá trị đóng góp và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ TN&MT tỉnh cần thực hiện một số giải pháp sau:

     - Tiếp tục nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

     - Thông tin, tuyên truyền phổ biến Pháp luật văn thư - lưu trữ, về lĩnh vực dữ liệu số; Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; công tác ban hành và quản lý công văn; công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

     - Tăng cường cơ sở vật chất, đầu tư hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng khoa học Công nghệ thông tin cho cho quản lý Dữ liệu và Lưu trữ thông tin TN&MT;

     - Tăng cường công tác tham mưu, công tác hướng dẫn cho các đơn vị, cá nhân thực hiện các quy định mới về lưu trữ hiện đại. Trong đó chú trọng công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Việc thu thập, quản lý dữ liệu, xây dựng CSDL tài nguyên môi trường của tỉnh.

     - Nâng cao tinh thần trách nhiệm; tinh thần học tập nghiên cứu văn bản pháp luật, kiến thức nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công tác văn thư – lưu trữ, đặt biệt là công tác dữ liệu và lưu trữ số. Nâng cao ý thức tổ chức tính kỷ luật, ý thức hết lòng hết sức phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư – lưu trữ.

     IV. KIẾN NGHỊ

     - Đề nghị UBND tỉnh:

     - Quan tâm, tạo điều kiện về kinh phí để số hoá tài liệu hồ sơ lưu trữ; thu thập, quản lý, xây dựng CSDL TN&MT nhằm phục vụ tốt hơn công tác bảo quản, tra cứu, khai thác thông tin lưu trữ ngành TN&MT tỉnh;

     - Đầu tư hạ tầng máy móc thiết bị để xây dựng, quản lý CSDL lưu trữ và CSDL TN&MT tỉnh Bình Định;

    - Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo về công tác văn thư lưu trữ và lưu trữ số để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ./.