MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG NHẰM TĂNG CƯỜNG VIỆC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HUYỆN PHÙ MỸ

     Kính thưa quý vị đại biểu, thưa hội nghị

     Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia. Tài liệu lưu trữ có vai trò hết sức to lớn, thực sự vô giá, không thể đo, đếm bằng tiền bạc.

     Ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và gần đây là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội.

     Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ nhận thức được rằng mọi hoạt động Hành chính - văn phòng, đặc biệt là công tác lưu trữ có một vị trí rất quan trọng, luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nói riêng. Đây là một lĩnh vực công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào trong toàn xã hội. Quán triệt được vai trò, vị trí quan trọng của công tác lưu trữ, UBND huyện đã quan tâm chỉ đạo một số hoạt động nhằm tăng cường việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện, cụ thể như sau:

     1. Về thực trạng tình hình tài liệu trước khi được tổ chức và đưa vào hệ thống lưu trữ

     Huyện Phù Mỹ có 23 phòng, ban, cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu; trong thời gian mới thành lập, cơ quan, đơn vị nào cũng có những khó khăn nhất định nên việc đầu tư về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế. Do vậy, khối lượng tài liệu hình thành vẫn còn tình trạng bó gói, tích đống lộn xộn và việc khai thác tài liệu các năm trước phục vụ công việc và nghiên cứu vẫn chưa được đáp ứng đầy đủ, chính xác.

     Mặc khác, công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ, tài liệu trong tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời.Một số phòng, ban chuyên môn không tìm được tài liệu, chứng cứ để tham mưu cho UBND huyện thực hiện việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; thực hiện đầy đủ chính sách cho người có công; hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức bị thất lạc nhiều văn bản, giấy tờ quan trọng...

     Bên cạnh đó, cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Hệ thống Kho lưu trữ của UBND huyện chưa được đầu tư, triển khai đồng bộ và trang bị hệ thống bảo quản theo tiêu chuẩn chưa đảm bảo an toàn nên ảnh hưởng trực tiếp đến việc bảo quản tài liệu. Một số tài liệu bị mối mọt, ẩm mốc, chuột gặm, cá biệt có một số tài liệu lâu ngày bị mục nát, chữ viết bị phai mờ.

     2. Một số hoạt động nhằm tăng cường việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại huyện Phù Mỹ

     Trước hết, UBND huyện tập trung cho công tác tuyên truyền, phổ biến, tổ chức các lớp tập huấn triển khai Luật Lưu trữ, hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

     Hàng năm, ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ cũng đã chỉ đạo tổ chức thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu; Mặc khác xây dựng hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng hơn 80m², trang bị hệ thống bảo quản cần thiết, phân bổ nguồn kinh phí hơn 700 triệu đồng để chỉnh lý toàn bộ các phông lưu trữ tại kho và một số phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện tổ chức lưu và bảo quản, khai thác tài liệu theo đúng tiêu chuẩn, quy định hiện hành của nhà nước.

     Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử ở các phòng, ban, đơn vị. Giải quyết xong tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn động trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ khi cần thiết.

     Và bên cạnh đó, lãnh đạo UBND huyện cũng đã tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ. Đặc biệt chú trọng nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ hiểu biết rõ về tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.

     Luôn luôn chấp hành và thực hiện các văn bản mới của Trung ương cũng như UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, báo cáo định kỳ số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ theo quy định cấp trên.

     Qua nhiều năm được sự chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên và sự cố gắn của tập thể lãnh đạo, công chức, viên chức, những người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện đã đạt được một số kết quả của công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như sau:

     - Tổng số khối lượng tài liệu được chỉnh lý từ năm 2008 đến 2013 của UBND huyện Phù Mỹ lên đến 1.743 hộp, tương đương với 249 mét giá tài liệu và có 11.265 hồ sơ (Đơn vị bảo quản) đang được lưu và bảo quản tại Kho Lưu trữ theo đúng quy định.

     - Hàng năm việc thống kê, kiểm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ rất dễ dàng, chính xác và thuận tiện cho việc bổ sung, chỉnh sửa tài liệu. Đáp ứng nhu cầu cho cán bộ, công chức, viên chức vào khai thác tài liệu nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, rà soát và tổng hợp văn bản quy phạm pháp luật; mặt khác, cho các đối tượng khai thác làm hồ sơ chính sách, bảo trợ xã hội, xác định thời gian công tác của cán bộ để đối chiếu tính bảo hiểm xã hội...

     - Và một điều không thể không kể đến đó là sau khi chỉnh lý thống nhất tài liệu lưu trữ từ những năm đầu hình thành đến nay sẽ phục vụ tốt hơn cho công tác thu thập, phân loại, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lập danh mục, mục lục nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử một cách nhanh chóng, kịp thời, đúng với kế hoạch đã đề ra.

     3. Trong khi thực hiện các hoạt động tổ chức lưu trữ vẫn còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc

     Bên cạnh những cố gắn, tích cực đôn đốc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ kịp thời theo kế hoạch và một số hoạt động nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhưng trong thực tế vẫn còn tồn tại một số khó khăn sau:

     - Đa số các đơn vị xã, thị trấn chưa thực hiện được việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; tại một số phòng, ban chuyên môn vẫn chưa thu thập hết được tài liệu để phân loại, chỉnh lý... vì hầu hết công chức, viên chức làm công tác văn thư được phân công kiêm nhiệm nên phần lớn hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở các bộ phận chuyên môn là chính.

     - Ở UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn khó khăn trong công tác xử lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng, tích đống vì ngân sách địa phương không đủ để chi cho việc chỉnh lý và xây dựng kho lưu trữ.

     - Do việc chia tách, xác nhập các phòng, ban, cơ quan nên việc bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tại các cơ quan còn thiếu nhiều, tài liệu chuyên môn vẫn chưa phân chia ra riêng. Kinh phí hàng năm của UBND huyện chi cho công tác chỉnh lý tài liệu vẫn còn hạn chế.

     - Việc hiện đại hóa công tác Lưu trữ đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tra tìm tài liệu tại các cơ quan, đơn vị chưa được đầu tư đúng mức hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu.

     4. Những kiến nghị, đề xuất

     Xuất phát từ những thực trạng trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay trên địa bàn, UBND huyện tiếp tục rà soát, kiểm tra đánh giá khắc phục những tồn tại từ những nguyên nhân chủ quan; tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian đến. Để tạo sự thống nhất đồng bộ trong công tác văn thư lưu trữ trong toàn tỉnh, UBND huyện Phù Mỹ xin có kiến nghị như sau:

     - Trong thời gian sớm nhất tiến hành xây dựng kho lưu trữ ở cấp xã, để mỗi xã có điều kiện quản lý hồ sơ, tài liệu của mình vì phần lớn hồ sơ, tài liệu được quản lý tại các bộ phận chuyên môn của đơn vị;

     - Nhanh chóng mở các lớp tập huấn để hướng dẫn các đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh biết được cách thức, trình tự lựa chọn và giao nhận hồ sơ, tài liệu vì đa số người làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan là kiêm nhiệm;

     - Việc hiện đại hóa công tác Lưu trữ đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tra tìm tài liệu tại các cơ quan, đơn vị chưa được đầu tư đúng mức hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu.

     Trên đây là báo cáo tham luận của UBND huyện Phù Mỹ về một số hoạt động nhằm tăng cường việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn huyện. Tuy là đơn vị chưa có nhiều về thành tích và kinh nghiệm trong công tác văn thư, lưu trữ; báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các đơn vị bạn, sự chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh để đơn vị phát huy ưu điểm, khắc phục tồn tại, hạn chế, phấn đấu hoàn thành tốt công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình trong thời gian đến.

        Xin trân trọng cảm ơn!