VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2016 – 2020

     Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định nói riêng và các tỉnh, thành phố trong cả nước nói chung đã có những chuyển biến rõ rệt. Hệ thống văn bản pháp luật từ Trung ương đến địa phương được ban hành và cụ thể hóa, tạo hành lang pháp lý triển khai thực hiện có hiệu quả hoạt động văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức, bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ các cấp từng bước được kiện toàn, các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được thực hiện ngày càng đi vào nề nếp và khoa học, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ từng bước được đẩy mạnh… góp phần vào công cuộc phát triển một nền hành chính hiện đại, khoa học và phát triển mạnh mẽ.

     Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bình Định vẫn còn những khó khăn nhất định đó là:

     - Việc triển khai thực hiện một số nội dung của Luật Lưu trữ còn gặp nhiều bất cấp, phát sinh trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ chưa kịp thời điều chỉnh, gặp khó khăn như: Việc thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ các huyện, thị xã, thành phố về lưu trữ lịch sử tỉnh; thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành Công an, Quốc phòng và các ngành khác như Điện lực tỉnh… chưa thống nhất đầu mối việc tổ chức lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ; triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử; kinh phí hoạt động lưu trữ, nhất là kinh phí xây dựng kho lưu trữ cấp xã gặp nhiều khó khăn, việc ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức…

          - Biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ nói chung của các cấp, các ngành còn thiếu, chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; đối với cấp xã hiện nay không có biên chế chuyên trách thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trong khi đó theo quy định tại Điều 14 Luật Lưu trữ quy định: “Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật”, tuy nhiên, thực tế việc áp dụng quy định này đối với cấp xã không thể thực hiện được.

     - Việc triển khai chế độ chính sách cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn, nhất là đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã (bán chuyên trách), chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ làm công tác lưu trữ đến nay vẫn chưa có hướng dẫn triển khai theo Thông tư số 25/2013/TT-BLĐTBXH ngày 18/10/2013 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố độc hại, nguy hiểm.

     - Công tác xác định giá trị tài liệu còn gặp nhiều khó khăn, nhất là tài liệu chuyên ngành các cơ quan, tổ chức; công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm; công tác tu bổ, phục chế tài liệu…

     Các khó khăn trên có lẽ không chỉ riêng tỉnh Bình Định đang gặp phải mà là khó khăn chung của nhiều tỉnh, thành trong cả nước. Vì vậy, cần đòi hỏi phải có sự quan tâm nghiên cứu và cùng phối hợp đề ra các giải pháp khắc phục từ cơ quan Trung ương và các địa phương.

     2. Những vấn đề cần nghiên cứu trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ giai đoạn 2016 – 2020

     Từ những khó khăn trên và trước yêu cầu nhiệm vụ hiện nay, nhất là thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành, hoạt động văn thư, lưu trữ đã đặt ra nhiều vấn đề đòi hỏi các cấp, các ngành cần phải nghiên cứu và đưa ra giải pháp hợp lý, phù hợp với thực tiễn và xu hướng phát triển của thời đại. Những vấn đề cần nghiên cứu đó là:

     2.1. Đối với công tác văn thư

     a) Trong môi trường truyền thống (tài liệu giấy)

     Nghiên cứu sửa đổi tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ lưu trữ và hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hợp lý hơn vì theo tiêu chuẩn công bố tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố Tiêu chuẩn quốc gia thì việc thực hiện bìa hồ sơ và hộp bảo quản tài liệu rất bất cập, khó khăn trong quá trình tác nghiệp, chi phí in ấn rất tốn kém, không phù hợp.

     b) Trong môi trường mạng

     Thực hiện các quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, trong những năm qua, tỉnh Bình Định đã từng bước triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong nhiều lĩnh vực, trong đó có việc triển khai thực hiện văn phòng điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước. Cùng với đó, văn bản điện tử hình thành và trở thành đối tượng mới của hoạt động văn thư, đi liền với hoạt động này đòi hỏi phải có quy định trong việc quản lý loại hình tài liệu này giống như tài liệu giấy; quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong môi trường mạng… Do đó, để hoạt động văn thư phát huy hiệu quả trong môi trường mạng, các cơ quan cần nghiên cứu và ban hành các quy định sau:

     - Quy định cụ thể và thống nhất tính đặc thù của tài liệu điện tử, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

     - Quy định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thống nhất. Hiện nay, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chưa ban hành văn bản quy định cụ thể về việc quản lý tài liệu điện tử nên tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, xử lý văn bản chưa theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ về quy trình tạo lập, chuyển giao, xử lý và lưu trữ văn bản ở giai đoạn văn thư cũng như việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị lưu trữ  của văn bản, tài liệu. Nhiều cơ quan, tổ chức áp dụng các phần mềm ứng dụng văn phòng điện tử, việc quản lý văn bản và gửi văn bản chưa thống nhất, còn tùy tiện, vừa thực hiện văn bản giấy, vừa thực hiện văn bản trong môi trường mạng gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc.

     - Nghiên cứu thể chế hóa bằng văn bản quy phạm pháp luật về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng vì Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới chỉ là công văn hướng dẫn chưa phải văn bản quy phạm pháp luật và nội dung văn bản chưa quy định điều kiện để đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập cũng như các yêu cầu của việc thu thập, lựa chọn, bảo quản, sử dụng đối với tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

     - Nghiên cứu chương trình tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

     2.2. Đối với công tác lưu trữ

     - Nghiên cứu ban hành thống nhất Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, vì hiện nay theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản các loại hình tài liệu chưa đầy đủ, các ngành gặp khó khăn trong việc xác định thời hạn bảo quản, nhất là tài liệu chuyên ngành.

     - Nghiên cứu ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Vì hiện nay, nhiều tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đang dần bị hư hỏng, mờ chữ, nhất là tài liệu hình thành trước năm 1975 cần được tu bổ, phục chế.

     - Nghiên cứu ban hành quy định công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử.

     Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin và Truyền thông cần phối hợp nghiên cứu ban hành quy định các tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn về kết nối; Tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; Tiêu chuẩn về truy cập thông tin; Tiêu chuẩn về an toàn thông tin; Tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả… quy định khuôn thức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận; xác định cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu; xác định phương tiện chuyển giao… Vấn đề quy trì các thành phần của tài liệu điện tử và các siêu dữ liệu liên quan sau khi đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử tỉnh…

     - Vấn đề xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo Luật Lưu trữ phải được pháp luật hóa về lưu trữ quy định cụ thể để giảm bớt gánh nặng cho ngân sách nhà nước và tạo điều kiện cho các thành phần kinh tế khác phát triển.

     - Các quy định công khai về thủ tục hành chính và thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu; danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, thời hạn được tiếp cận thông tin tài liệu; thời hạn công bố; việc sao và chứng thực tài liệu lưu trữ… cần được hướng dẫn cụ thể hơn nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thực hiện quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ.

     - Xuất phát từ thực tiễn tổ chức Lưu trữ lịch sử hiện nay ở các địa phương cần quy định mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về bộ máy biên chế thống nhất để có điêu kiện bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

     - Nghiên cứu sửa đổi, bổ sung Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử. Trong đó cần nghiên cứu tích hợp nội dung các Phiếu yêu cầu và các Mẫu sổ, vì hiện nay việc phục vụ độc giả tại Phòng đọc, viên chức Phòng đọc phải thực hiện ghi nhiều phiếu, sổ rất mất thời gian, thủ tục rườm rà, không phù hợp với công cuộc cải cách hành chính hiện nay.

     - Nghiên cứu sửa đổi Thông tư 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức; quy định chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ làm công tác lưu trữ, nhất là chế độ chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã.

     Trên đây là một số vấn đề cần nghiên cứu trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ giai đoạn 2016 – 2020 xin trao đổi các cơ quan, tổ chức và các bạn đồng nghiệp để cùng nghiên cứu và đề ra các giải pháp thực hiện trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới đạt hiệu quả./.