Phối hợp triển khai các dịch vụ về văn thư, lưu trữ

     Chi cục Văn thư – trữ tỉnh Bình Định với bề dày kinh nghiệm đã giúp cho các cơ quan, tổ chức, địa phương về công tác văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đúng theo quy định của Nhà nước.

     Cung cấp các dịch vụ về văn thư, lưu trữ như sau:

     1. Thực hiện dịch vụ về chỉnh lý khoa học tài liệu. Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

     - Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.

     - Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

     Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

     Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

     - Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

     - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;

     - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

     - Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

     - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

     Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản; bảo đảm qui trình bảo mật thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, địa phương.

     2. Thực hiện các loại thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

     Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường một kho lưu trữ có các thiết bị sau:

     a) Giá : Để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tuỳ theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao. Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện. Giá có 5 khoang bằng kim loại, có thể chứa được 5m tài liệu. Các kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay sử dụng phổ biến các giá di động.

     c) Hộp, bìa, cặp dựng tài liệu: Ngoài những phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, các hồ sơ được để trong cặp hoặc hộp đựng tài liệu. Phương tiện này cũng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của ánh sáng chiếu vào. 

     Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) và Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002. 
Hộp có thể chứa được 0,1mét giá tài liệu.

     Với bề dày cùng với sự tham gia phối hợp của các đồng nghiệp về lĩnh vực văn thư , lưu trữ trong việc triển khai thực hiện và cùng với điều kiện về cơ sở vật chất sẵn có cung cấp các sản phẩm phục vụ công tác văn thư lưu trữ , Chi cục cam kết về tính chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ và phương thức hợp tác hiệu quả với các cơ quan, tổ chức, địa phương.

     Mọi chi tiết xin liên hệ địa chỉ: Chi cục Văn thư -  Lưu trữ tỉnh Bình Định; Trụ sở : Số 1 Trần Phú, TP. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định; Điện thoại: (0256) 3818471 hoặc (0256) 3827514; Email: minhnhatccvtlt@gmail.com; Website: ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn