Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định áp dụng Quy trình tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu và phương pháp bảo quản nội dung thông tin tài liệu sau khi được tu bổ, bồi nền, phục chế

     Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản trên 3.000 mét giá tài liệu với 164 Phông; trong đó tài liệu lưu trữ Phông Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Nghĩa Bình được hình thành từ năm 1976 đến năm 1989 trên cơ sở hợp nhất giữa 2 tỉnh Bình Định và tỉnh Quãng Ngãi. Đây là nguồn sử liệu được bảo quản vĩnh viễn có giá trị về mặt lịch sử trong thời kỳ tỉnh Nghĩa Bình bao gồm trên các lĩnh vực: Công tác Tổ chức bộ máy, công tác Xây dựng chính quyền các cấp; công tác Tuyển sinh và đào tạo chuyên nghiệp; các chế độ chính sách của Trung ương và của tỉnh sau ngày miền Nam được hoàn toàn giải phóng thống nhất đất nước…
 
     Để bảo quản nguồn tài liệu có giá trị trên; trong năm 2021, thực hiện Kế hoạch công tác trọng tâm của Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 57/KH-TTLT về tổ chức triển khai thực hiện công tác tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu lưu trữ Phông Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Nghĩa Bình (từ năm 1976-1989), nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu giấy) và khắc phục nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp của tài liệu, qua đó đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, công dân trong và ngoài tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiến hành khảo sát tài liệu Phông Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Nghĩa Bình (từ năm 1976-1989) với số lượng 24.081 trang văn bản khổ giấy A4 của 23 hộp và 140 hồ sơ, tài liệu sau đó tiến hành lựa chọn lập danh mục đối với 251 trang văn bản, tài liệu bị xuống cấp nghiêm trọng (hư hỏng, rách, ố vàng, bủn,…) để đưa ra tu bổ, bồi nền, phục chế.
 

Viên chức Phòng Nghiện vụ thuộc Trung tâm đang thực hiện

tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh

     Trong quá trình tổ chức thực hiện công tác tu bổ, bồi nền, phục chế, Trung tâm đã áp dụng có hiệu quả Quy trình theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước và văn bản Hướng dẫn số 923/HD-VTLTNN ngày 24/9/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn lựa chọn tài liệu, quy trình tu bổ, bồi nền, phục chế  tài liệu. Kết quả: Về chất lượng đảm bảo được yêu cầu toàn vẹn của tài liệu, giữ được nội dung, thông  tin của tài liệu; về kỹ thuật nền giấy sạch, không bị lốm đốm, không bị cong vênh và được sắp xếp theo đúng trật tự tài liệu gốc trên cơ sở ký hiệu của từng tài liệu trước khi đưa vào kho bảo quản.
 

Hội đồng nghiệm thu tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh sau khi được tu bổ, bồi nền phục chế
Phông Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Nghĩa Bình (từ năm 1976-1989)

     Tuy nhiên quá trình thực hiện công tác tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu, Trung tâm gặp phải một số khó khăn nhất định: Trong đó, có một  số văn bản của tài liệu gốc do chất liệu giấy và mực dễ phai mờ, một số con dấu mực đỏ đóng trên văn bản theo thời gian cũng bị phai màu không thể phục chế như nguyên trạng ban đầu và tài liệu sau khi tu bổ dễ bị kết dính giữa các trang tài liệu với nhau.
Qua nghiên cứu, nhằm khắc phục một số khó khăn trên, Trung tâm đã đề ra một số giải pháp mang lại hiệu quả tích cực, cụ thể:

     - Lập Phông Bảo hiểm, đánh máy lại toàn bộ nội dung thông tin của văn bản và kèm theo tài liệu gốc để bảo lưu thông tin giúp cho đọc giả nghiên cứu, khai thác, sử dụng được toàn bộ nội dung của tài liệu lưu trữ.

     -  Dùng phương pháp lót giấy dó (khổ A4) giữa các trang tài liệu được tu bổ, để đảm bảo an toàn cho tài liệu không bị kết dính cũng như trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được lâu dài.
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, với tinh thần trách nhiệm và sự quyết tâm cao, trong thời gian tới công tác tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm sẽ được tập trung đẩy mạnh, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của độc giả trong và ngoài tỉnh, góp phần giới thiệu về kinh tế, văn hóa – xã hội và lịch sử phát triển của tỉnh nhà./.