Giải pháp tài liệu tồn đọng, tích đống – Thực trạng và gải pháp

     Tài liệu lưu trữ phản ảnh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triền cũng  như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của cơ quan, tổ chức, địa phương; khối tài liệu này đã, đang sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển mọi ngành kinh tế xã hội của tỉnh nhà. Trong khi đó số tài liệu có giá trị hiện còn trong tình trạng lộn xộn chưa được sắp xếp. phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị ở các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là rất lớn. Các hoạt động lưu trữ được thực hiện rất ít, do đó khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng đầy đủ theo các nhu cầu ngày càng tăng của xã hội, trong đó có nguyên nhân chủ quan và khách quan đó là thực tế và cũng là tồn tại lâu nay chưa được khắc phục của nền hành chính nước ta là hình thành tài liệu từ khâu giải quyết công việc gần như không được lập hồ sơ, dẫn đến tài liệu ở trình trạng lộn xộn tích đống nhiều năm. Điều này đã thể hiện việc thực hiện chưa nghiêm pháp luật Nhà nước của lưu trữ.

     Để giải quyết dứt điểm trình trạng tồn đọng, tích đống của các Sở, ban ngành tỉnh; các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố, góp phần bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương đạt hiệu quả, ngày 04/7/2014, UBDN tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn của tỉnh Bình Định.

     Nhằm đánh giá tình hình, kết quả triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND; qua đó nhìn nhận những thuận lợi khó khăn và đề ra giải pháp hiệu quả để xử lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống trong thời gian tới.

     Tình hình tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức, địa phương tồn đọng, tích đống

     - Tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức  thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh, tổng số 1.703 mét.

     - Số lượng tài liệu tích đống của các huyện, thị xã thành phố là 3.803 mét.

     - Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, địa phương đã chỉnh lý là:1. 458 mét.

     Trong thời gian qua công tác giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên đại bàn tỉnh đã có sự quan tâm, chỉ đạo của UBND tỉnh và có nhiều diễn biến tích cực, cụ thể:

     - Số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống ngày càng tăng. Đến nay, tổng số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

     - Tại một số cơ quan, tổ chức, địa phương đầy đủ hồ sơ về đợt chỉnh lý bao gồm: Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Bảng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Bảng hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; Bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu); Kế hoạch chỉnh lý; Mục lục hồ sơ; Danh mục tài liệu hết giá trị của phông.

     Sau khi chỉnh lý tài liệu cơ bản đã được sắp xếp phân loại theo từng vấn đề và được bảo quản trong hộp, cặp và được sắp xếp khoa học trên giá tài liệu.

     Tồn tại, hạn chế của các cơ quan, tổ chức, địa phương trong chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống

     Bên cạnh những kết quả đạt được, việc chỉnh lý tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương còn một số hạn chế cần khắc phục:

     - Mặc dù được sự quan tâm của các ngành, các cấp trong việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống; tuy nhiên cùng với tồn đọng không lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức, viên chức theo Chỉ thị 35/CT-TTg thì số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh còn tương đối lớn, chiếm 44%.

     - Một số hồ sơ, tài liệu chưa được xác định thời hạn bảo quản theo đúng quy định tại Thông tư số 09/2001/TT-BNV ngày 03/6/2001 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

     - Chưa viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; chưa đánh số tờ đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn. Việc tháo bỏ ghim, kẹp chưa được thực hiện, vẫn còn số ghim, kẹp bị rĩ sét làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu.

     Thực trạng và giải pháp xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống

     Thực trạng

     - Do không có sự quan tâm và đầu tư thích đáng nên thực tế quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương còn tồn tại nhiều hạn chế bất cập. “Chỉnh lý” bị lạm dụng, lợi dụng: Cơ quan không bố trí người làm lưu trữ chuyên trách, không xây dựng được Quy chế và thực hiện quy chế văn thư - lưu trữ, sẵn sàng cấp kinh phí cho hợp đồng chỉnh lý.

     - Hồ sơ được lập trong quá trình chỉnh lý chắc chắn sẽ không chính xác như hồ sơ công việc được chính chuyên viên, người thực hiện lập. Nếu có phát hiện được hồ sơ bị thiếu cũng không bổ sung vì thời gian tài liệu bị tồn đọng quá lâu, tài liệu đã có thể bị mất, bị hỏng, bị thất lạc.

     Giải pháp

     - Tiếp tục khảo sát, tổng hợp số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phương; căn cứ tình hình thực tế của tài liệu mà đề xuất các giải pháp chỉnh lý.

     - Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, nhất là công tác lập hồ sơ công việc và nghiệp vụ chỉnh lý cho cán bộ làm công tác lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện theo đúng yêu cầu.

     - Cử cán bộ trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý cho các cơ quan, tổ chức, địa phương có nhu cầu.

     - Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra chọn lọc tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và của Lưu trữ lịch sử tỉnh./.