CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA

     Thực hiện Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ về Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp. Theo đó, UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 39/1998/QĐ-UB ngày 08/6/1998 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Bình Định trên cơ sở tổ chức tại Kho lưu trữ tài liệu thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Trung tâm có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh thực thiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. 

   Ngày 01/10/2007, UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 664/QĐ-UBND về kiện toàn tổ chức Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định là đơn vị sụ nghiệp công lập trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh có chức năng lưu trữ lịch sử: Sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tư liệu lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử khác nhau có ý nghĩa địa phương và thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

     Ngày 25/3/2011, UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 619/QĐ-CTUBND về việc thành lập Chi cục Văn thư- Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ. Theo đó vị trí, chức năng Chi cục Văn thư- Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

     Trong những năm qua, từ 1998 đến nay tài liệu do Chi cục Văn thư- Lưu trữ ban hành và tiếp nhận các nguồn tài liệu khác đã hình thành phông lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bình Định và dưới sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Chi cục, cán bộ lưu trữ viên phòng Hành chính – tổ chức thuộc Chi cục đã nổ lực thực hiện việc phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị và lập công cụ quản lý phông lưu trữ của Chi cục. Hiện nay, về cơ bản số lượng lớn tài liệu đã được chỉnh lý theo đúng quy trình nghiệp vụ, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.

     Như vậy, chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trog đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc làm mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

     Mục đích của chỉnh lý tài liệu là nhằm mục đích sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, sử dụng và khai thác tài liệu , đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để đem ra tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị , phương tiện bảo quản.

     Dưới góc độ là đơn vị phòng chức năng được giao nhiệm vụ tham mưu giúp Chi cục trưởng về quản lý nghiệp vụ và quản lý tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu trong những năm qua; qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và phục vụ tiếp cận, khai thác tài liệu. Quá trình thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu về cơ bản phòng Hành chính – Tổng hợp đã tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.

     Kết quả thực hiện chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định

     Trong những năm qua, được sự quan tâm của Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ, phòng Hành chính – Tổng hợp đã có nhiều nổ lực, cố gắng trong việc phân loại chỉnh lý tài liệu. Đến nay (Tài liệu từ năm 1975 đến nay) đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu này, cụ thể: đã chỉnh lý trên 1000 hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản làm công cụ tra cứu, lập hồ sơ lưu trữ đưa vào bảo quản trong tờ bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, hệ thống trên giá tủ, kho tàng đạt tiêu chuẩn chất lượng.

     Kết quả đã đạt được của công tác chỉnh lý, xử lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ đã tạo bước ngoặc quan trọng trong công tác quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động thực tiễn của Chi cục và nhu cầu nghiên cứu chung được hiệu quả hơn.

     Về cán bộ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ được bố trí một lưu trữ viên chuyên trách thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp. Cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được đào tạo có trình độ Đại học Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn có năng lực, tay nghề của viên chức ngày càng được nâng cao cho nên công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và làm công cụ tra cứu đáp ứng được yêu cầu quy trình, quy định, định mức trong công tác chỉnh lý.

     Những vấn đề đặt ra trong công tác chỉnh lý tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

     Phông lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định hầu hết tài liệu từ 1975 đến nay, mặc dù có thay đổi nhiều tên gọi khác nhau: Kho Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh và nay là Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ nhưng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị không thay đổi. Tuy nhiên, trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phòng Hành chính – Tổng hợp đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình chỉnh lý. Cụ thể như sau:

     - Tài liệu lẫn phông, tình trạng vật lý tài liệu xấu: Tài liệu từ năm 1975 đến nay, phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục, trong quá trình thay đổi tên gọi, tài liệu phải di chuyển nhiều lần trong kho, quá trình đó, sự xáo trộn tài liệu trong kho là khó tránh khỏi; việc phân phông tài liệu thực tế khó thực hiện.

     - Tình trạng vật lý tài liệu xấu, nhất là tài liệu năm 1975, 1976, 1977, 1978,…Nhiều tài liệu bị ố, giòn, rách, mờ chữ, giấy rơm, giấy bulia, giấy mậu dịch,…Điều này gây khó khăn trong việc sắp xếp, vệ sinh tài liệu và xác định nội dung tài liệu.

     Với những khó khăn trên, công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần đặt ra để vận dụng nhiều giải pháp khắc phục khó khăn được áp dụng:

     - Thường xuyên liên hệ, chia sẻ với cán bộ nghiệp vụ lâu năm có tay nghề vững để giúp đỡ về nghiệp vụ chỉnh lý.

     - Đối với tài liệu có tình trạng vật lý xấu, phải cẩn thận trong việc vệ sinh tài liệu, sắp xếp tài liệu trong quá trình chỉnh lý. Những tài liệu bị rách, bị mờ chữ phải căn cứ vào trình tự hình thành tài liệu và các yếu tố thông tin khác trên văn bản để xác định nội dung.

     Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác chỉnh lý tài liệu của phông Chi cục văn thư – Lưu trữ còn một số vấn đề cần tiếp tục được hoàn thiện trong thời gian tới, cụ thể:

     - Cần nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thống nhất sửa đổi, bổ sung quy trình nghiệp vụ không còn phù hợp với thực tiễn.

     - Lãnh đạo Chi cục tăng cường công tác kiểm tra thường xuyên để hướng dẫn, trao đổi thống nhất các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.

     - Cần quan tâm tổng kết chỉnh lý tài liệu lưu trữ của phông Chi cục Văn thư – Lưu trữ không được xem nhẹ để rút ra các bài học kinh nghiệm cần thiết cho các đợt chỉnh lý tiếp theo.

     - Xác định thời hạn phông lưu trữ đối với phông lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ mà đơn vị hình thành phông thay đổi tên gọi nhiều lần.

     - Thực hiện việc tối ưu hóa thành phần tài liệu trong phông lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ để đánh giá lại những hồ sơ có thời hạn bảo quản theo năm để xem xét những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản nhưng chưa được làm thủ tục loại hủy./.