MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH ĐỊNH

     Từ nhận thức đó, trong quá trình lãnh đạo công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của xã hội. Nghị quyết Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006 đã khẳng định nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. Tiếp theo đó, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ đã thể chế hóa chủ trương của Đảng về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Chủ trương này đã đặt ra cho ngành Lưu trữ Việt Nam nói chung và Chi cục Văn thư và Lưu trữ của tỉnh nói riêng những nhiệm vụ, vai trò mới trong công tác phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định là cơ quan có chức năng tham mưu giúp Sở Nội vụ và UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong những năm qua, ý thức vai trò của mình, Chi cục đã có những cố gắng trong việc bảo vệ và phát huy di sản đặc biệt này để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của xã hội, trong đó có nhu cầu phục vụ việc nghiên cứu khoa học.

     Thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, ngay từ khi mới thành lập, Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định đã tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ cấp ngành, cấp huyện, tham mưu các cấp có thẩm quyền ban hành những văn bản quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và trực tiếp quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhờ vậy, các hình thức khai thác sử dụng tài liệu được đa dạng, trang thiết bị phục vụ độc giả được đầu tư, đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức sử dụng tài liệu được nâng cao cả về số lượng và chất lượng. Hơn nữa, thủ tục để độc giả có thể tiếp cận với tài liệu được đơn giản hóa mà vẫn bảo đảm được sự an toàn cũng như mục tiêu phát huy những giá trị đặc biệt của loại hình di sản văn hóa này.

     Trong những năm gần đây, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã nghiên cứu và chỉ đạo phòng lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong các khâu nghiệp vụ lưu trữ thuận tiện trong việc khai thác tài liệu; ngày 20/12/2011, Chi cục đã ban hành Quyết định số 2274/QĐ-SNV về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại Phòng đọc, Quyết định này ra đời nhằm mục tiêu phục vụ độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu được thuận lợi hơn.

     Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã bảo quản các khối tài liệu như sau:

     I. Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

     Chi cục Văn thư Lưu trữ đang bảo quản hơn 2000 mét giá tài liệu; tài liệu có sớm nhất từ năm 1903 – 2007, cụ thể như sau:

    + Khối tài liệu của chính quyền phong kiến và tài liệu của chính quyền thực dân, đế quốc xâm lược đóng trên địa bàn của tỉnh Bình Định (1903-1956).

     + Khối tài liệu của chính quyền Việt Nam Cộng hòa ở Bình Định từ (1958-1975).

     + Khối tài liệu lưu trữ tỉnh Nghĩa Bình hợp nhất hai tỉnh Bình Định – Quảng Ngãi (1976-1989).

     + Khối tài liệu lưu trữ tỉnh Bình Định từ năm 1990 đến nay.

    + Khối tài liệu khoa học kỹ thuật về xây dựng các công trình trọng điểm như: Công trình thủy điện Vĩnh Sơn, công trình Hồ Núi I, hồ Thuận Ninh, Nhà máy đường, khu Công nghiệp Phú Tài, khu Công nghiệp Nhơn Bình, khu kinh tế Nhơn Hội, đường Quy Nhơn – Sông Cầu, cầu Thị Nại, đường Xuân diệu, khu du lịch Cát Tiến huyện Phù Cát…

     + Khối tài liệu địa giới hành chính tỉnh Nghĩa Bình và Bình Định.

    + Khối tài liệu thủy văn, thủy lực, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vật và tài nguyên môi trường.

    + Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đặc biệt là các danh nhân liên quan đến phong trào nông dân Tây Sơn – Nguyễn Huệ: Võ Văn Dũng, Bùi Thị Xuân, Ngô Thời Nhiệm, nghệ nhân tuồng Đào Tấn; thi nhân kiệt xuất Hàn Mạc Tử, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Quách Tấn, Yến Lan …

     + Khối tài liệu hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B. Đây là những tài liệu quan trọng làm cơ sở giải quyết chế độ, chính sách cho người hoạt động Cách Mạng, thương binh, bệnh binh, liệt sĩ, người tham gia kháng chiến.

     II. Giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh với việc nghiên cứu khoa học

     1. Trong lĩnh vực chính trị của địa phương

     Tài liệu lưu trữ của tỉnh là bằng chứng, chứng cứ giải quyết tranh chấp địa giới hành chính giữa xã Canh Hòa, huyện Vân Canh thuộc tỉnh Bình Định và xã Xuân Lãnh, huyện Đồng Xuân thuộc tỉnh Phú Yên; tranh chấp địa giới hành chính giữa các huyện Hoài Ân và huyện An Lão thuộc tỉnh Bình Định; tranh chấp địa giới hành chính giữa các xã trong huyện: An Sơn và xã ĐăkMang thuộc huyện Hoài Ân.

     Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ chính trị nội bộ của tỉnh; tài liệu lưu trữ của tỉnh đã khai thác, xác minh hàng trăm hồ sơ của cán bộ, công chức man khai lý lịch có liên quan tham gia chế độ Việt Nam Cộng hòa.

     2. Trong lĩnh vực kinh tế

     Tính từ năm 2007 đến nay trên địa bàn tỉnh đã có hơn 3.442 doanh nghiệp trong nước và nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Doanh nghiệp Nhà nước: 30; Doanh nghiệp tư nhân: 1265; Công ty Trách nhiệm hữu hạn: 2125 và Công ty Cổ phần: 258. Ngoài ra, có hơn 285 HTX và Liên hiệp HTX; khoảng trên 60.000 hộ kinh doanh và trên 400 chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong và ngoài nước đóng tại Bình Định đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

     Thông tin trong tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ ký kết thỏa thuận hợp tác giữa các địa phương trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội như: hợp tác kinh tế với thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh Phú Yên, Kon Tum, Hà Tỉnh, Gia Lai.

     Trong lĩnh vực hợp tác phát triển kinh tế với nước ngoài từ năm 2002 đến nay, nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị được sử dụng làm cơ sở hợp tác toàn diện về kinh tế, văn hóa – xã hội với các tỉnh Champasak, Attapư và Sekong của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào;

     3. Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội

     Tài liệu lưu trữ thường xuyên được độc giả khai thác và sử dụng trong việc nghiên cứu văn hóa – xã hội, nhất là Đề án chiến lược phát triển văn hóa thông tin từ năm 2005 đến nay và hàng loạt đề án văn hóa – xã hội khác.

     Bình Định hiện nay có 100 điểm di tích và danh lam thắng cảnh đã và đang được sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng hồ sơ xin công nhận như: Di tích về văn hóa Chămpa xưa, di tích về kháng chiến chống Pháp và cách mạng, di tích kháng chiến chống Mỹ và di tích danh lam thắng cảnh. Có thể nói, các Đề án liên quan đến lĩnh vực văn hóa – xã hội của tỉnh nhà có tần số sử dụng tài liệu lưu trữ rất cao.

     Năm 2010, với “Danh mục hồ sơ cán bộ đi B” của tỉnh Bình Định được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trao tặng gồm 5.442 hồ sơ cán bộ đi B, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tiến hành làm các thủ tục trao trả hồ sơ cho cán bộ đi B nhằm giải quyết chế độ chính sách cho người hoạt động cách mạng trên tinh thần “Đền ơn, đáp nghĩa”, uống nước nhớ nguồn” đối với các thế hệ cha ông ở tỉnh Bình Định đã hy sinh xương máu vì sự nghiệp thống nhất đất nước.

     4. Trong nghiên cứu khoa học ở địa phương

     Từ năm 1989 đến nay, các đơn vị trực thuộc UBND tỉnh đã khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh để nghiên cứu đề tài khoa học cấp tỉnh, cấp ngành và cấp cơ sở. Tài liệu lưu trữ cũng được nhiều cán bộ, công chức, viên chức và nghiên cứu sinh khai thác, sử dụng để thực hiện luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của mình.

     III. Tình hình và kết quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

     Chi cục đã chú ý đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu với các hình thức như sau:

     1. Tổ chức phòng đọc

     Phòng đọc được bố trí diện tích rộng rãi, thoáng mát, phục vụ cho độc giả đến nghiên cứu tài liệu có chỗ ngồi yên tĩnh, có các công cụ tra cứu mục lục hồ sơ của 115 phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh; tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tra tìm mục lục hồ sơ và tra tìm tự động trên máy tính nhằm tìm kiếm nhanh chóng và chính xác những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu.

     Hàng năm, tại phòng đọc của Chi cục bình quân đã phục vụ từ 1.500 – 2.000 lượt người sử dụng tài liệu lưu trữ. Đặc biệt năm 2010 đến nay Chi cục đã trao trả hơn 2.500 hồ sơ cán bộ đi B; trung bình hàng năm đưa ra phục vụ 5.016 đơn vị bảo quản, sao chụp 3.281 trang tài liệu; cấp chứng thực tài liệu 2.175 văn bản.

     2. Ứng dụng công nghệ thông tin

Năm 2010 Chi cục đã chú trọng đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu và thiết lập website Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tiếp cận tài liệu điện tử.

     3. Hoạt động thông tin tư liệu lưu trữ

     Chi cục đã xây dựng được kho tư liệu khá đa dạng gồm: Sách về chính trị, kinh tế, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp ngành, hệ thống tạp chí, sách, báo, tập san chuyên đề, niên giám thống kê; công báo, cụ thể: 15 tên loại báo hàng ngày, 12 tên loại tạp chí khác nhau, trên 1000 bản danh sách tham khảo, chuyên khảo, 200 tập công báo (1955 đến nay) và 350 quyển niên giám thống kê. Đây là nguồn tư liệu cần thiết cho hoạt động nghiên cứu của độc giả, hết sức phong phú về nội dung trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, lịch sử…

     4. Cung cấp thông tin chuyên đề trong các lĩnh vực đầu tư, xây dựng, đăng ký kinh doanh, đất đai, chính sách xã hội, thủy văn, thủy lực, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vật, tài nguyên môi trường, các khu công nghiệp, hoạt động doanh nghiệp, dịch vụ, du lịch và khen thưởng thành tích kháng chiến.

     Cung cấp tài liệu giúp cho Sở Tư pháp, Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ban, ngành có liên quan thực hiện nhiệm vụ rà soát, đánh giá một cách toàn diện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng và các vùng biển, đảo trên địa bàn tỉnh.

     Chủ động viết bài công bố, giới thiệu tài liệu có giá trị lịch sử trên các phương tiện truyền thông của tỉnh: Đài truyền hình, Báo Bình Định, cung cấp bản sao và bản chứng thực tài liệu lưu trữ để giải quyết chế độ chính sách, người có công cách mạng và các quyền lợi chính đáng của nhân dân.

     Năm 2013 Chi cục đã phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức trưng bày, triển lãm giới thiệu các hoạt động về sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh với 35 sắc phong, 20 gia phả, tộc phả; 200 bản đồ; 50 quyển sách quý, hiếm; 155 tấm ảnh chụp qua các thời kỳ lịch sử; 0,5 mét tài liệu Hán - Nôm; 0,2 mét tài liệu tiếng Pháp; 45 tập thơ của các nhà thơ nổi tiếng như Hàn Mạc Tử, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Yến Lan…; một số tài liệu quý, hiếm liên quan đến Cảng Quy Nhơn; 02 quyển Võ kinh họ Trương và 01 quyển bài thiệu cổ của võ sư Nguyễn Văn Đấy được viết bằng chữ Hán – Nôm, đây là một tư liệu võ cực kỳ quý giá của tỉnh; thực hiện 02 phóng sự giới thiệu về tài liệu lưu trữ để phát sóng trên Đài truyền hình Bình Định…

     Cung cấp cho các sở, ban ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố tài liệu liên quan để viết lịch sử địa phương mình, điển hình, là Địa chí Bình Định: “Thiên nhiên – dân cư và hành chính” với những nội dung giới thiệu về đất nước và con người của quê hương Bình Định.

     5. Chuyên mục Hỏi – Đáp

     Tổ chức trả lời bằng văn bản, giúp giải đáp nhiều thắc mắc cho độc giả bằng những thông tin chính xác nhất về các lĩnh vực kinh tế - xã hội và đã thu hút sự quan tâm chú ý của đông đảo mọi người.

     IV. Đề xuất và kiến nghị

     Nhằm thu hút các nhà khoa học quan tâm đến khai thác tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định trong thời gian tới, Chi cục tập trung triển khai những công việc cụ thể sau:

     1. Tham mưu đề xuất với Sở Nội vụ và UBND tỉnh về đầu tư cho công tác Lưu trữ và đào tạo nguồn nhân lực, xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm tìm kiếm thông tin tài liệu thuận tiện, chính xác theo yêu cầu tìm tin của các nhà khoa học và các độc giả khác.

     2. Đẩy mạnh việc tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu trong các phông lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ tài liệu đang bảo quản tại Chi cục.

     3.Triển khai thực hiện Quyết định số 2250/QĐ-UB ngày 16/7/2014 của UBND tỉnh Bình Định về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007, đây là cơ sở pháp lý để Chi cục đẩy mạnh việc số hóa tài liệu giúp độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên mạng diện rộng một cách tiện lợi và nhanh chóng.

     4. Tăng cường việc công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện truyền thông của tỉnh; phấn đấu đưa Chi cục Văn thư – Lưu trữ Bình Định là một trong những điểm đến của công chúng, nơi cung cấp đầy đủ những thông tin theo yêu cầu của công dân trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử; tạo một môi trường giao tiếp thân thiện với các giới nghiên cứu khoa học trong và ngoài tỉnh. /.