“TUYÊN TRUYỀN VỀ GIÁ TRỊ VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG THU THẬP, CHỈNH LÝ, LỰA CHỌN HỒ SƠ TÀI LIỆU CẤP HUYỆN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ”

     Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII – kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ. Triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, đưa công tác lưu trữ phát triển trở thành một hoạt động khoa học quan trọng và nhất là công tác thu thập, chỉnh lý lựa chọn hồ sơ tài liệu nộp lưu, không thể thiếu tại bất kỳ cơ quan, đơn vị nào là nhiệm vụ chung của các cấp, các ngành, các huyện, thị.

     Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội. Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực và đặc biệt là kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội. Tài liệu lưu trữ cấp huyện đã cung cấp những thông tin hết sức có giá trị phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Chính vì thế đã từ rất lâu, qua các thời kỳ kháng chiến cũng đều chú ý đến công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân: Đặc biệt là chiến tranh, thời tiết khắc nghiệt, phương tiện bảo vệ, bảo quản cho tài liệu còn thô sơ, lạc hậu nên tài liệu lưu trữ cấp huyện không còn giữ được nhiều, tài liệu của các thời kỳ đó đã thất lạc mất mát, tự hủy theo thời gian, mối mọt côn trùng phá hoại không thể khôi phục lại. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội.

     Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu đồng thời phải đi đến những chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ đó. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng.

     Trong những năm qua, công tác lưu trữ trên địa bàn huyện đã có những chuyển biến tích cực, hoạt động lưu trữ đã đi vào nề nếp và thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn huyện.

     1. Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

     Hầu hết các huyện đã bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ. Tuy nhiên kho lưu trữ cấp huyện vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của địa phương, chưa trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo vệ, bảo quản an toàn cho tài liệu. Trong thời gian tới phòng Nội vụ cấp huyện cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện đầu tư các trang thiết bị cần thiết trong kho lưu trữ: máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, hút bụi, ẩm kế, nhiệt kế, giá, cặp, hộp, bình chữa cháy..., để sẵn sàng tiếp nhận tài liệu và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

     2. Công tác thu thập tài liệu

     Công tác thu thập tài liệu là vô cùng quan trọng và cần thiết, là cơ sở, là tiền đề để làm tốt công tác lưu trữ. Căn cứ Quyết định 2059/QĐ- UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh về ban hành danh mục thành phần hồ sơ tài liệu của các cơ quan tổ chức ở các huyện thị xã thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, Phòng Nội vụ đã tham mưu UBND huyện, thị xã tổ chức triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Nội vụ về giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh. Phòng Nội vụ huyện tham mưu giúp lãnh đạo UBND huyện hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn thu thập tài liệu về kho lưu trữ; lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu cho từng năm, từng giai đoạn cụ thể. Kế hoạch phải nêu đầy đủ các nội dung: (tên đơn vị có tài liệu, khối tài liệu, năm tài liệu, thời gian thu tài liệu, số lượng mét tài liệu thu được). Mỗi đơn vị giao nộp tài liệu cán bộ lưu trữ phải làm Biên bản giao nhận tài liệu theo quy định của nhà nước.

     3. Công tác chỉnh lý, phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và lựa chọn hồ sơ tài liệu nộp lưu

      Đây là công việc tổng hợp nhiều khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả nhất. Công văn số 196/SNV-VTLT ngày 25/02/2014 của Sở Nội vụ về thực hiện chỉnh lý và giao nộp hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/52004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, các cơ quan đơn vị thuộc UBND huyện đã tiến hành lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu và lựa chọn hồ sơ tài liệu giao nộp về lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh. Tài liệu khi đưa về kho phải được chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị, nộp lưu... Chỉ giữ lại những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, 70 năm, 50 năm và 20 năm loại bỏ những tài liệu hết giá trị (khi loại bỏ phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết giá trị). Khi xác định giá trị tài liệu các cán bộ lưu trữ cần hết sức chú ý và cẩn trọng, tránh xác định sai giá trị của tài liệu hoặc loại bỏ những tài liệu có giá trị cần bảo quản (cần căn cứ vào Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

     Từ những kết quả đã đạt được lưu trữ cấp huyện vẫn còn một số hạn chế nhất định

     - Hầu hết các phòng, ban chuyên môn cấp huyện không có cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách chủ yếu là kiêm nhiệm nên việc quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn.

     - Việc lập hồ sơ hiện hành chưa được quán triệt đầy đủ đối với cán bộ giải quyết công việc. Vì vậy, khi kết thúc công việc, tài liệu được đưa vào kho lưu trữ chủ yếu là bó thành từng cặp, cho vào bao tải. Lâu ngày khi cần tìm tài liệu để giải quyết công việc gặp rất nhiều khó khăn. Đặc biệt khi thay đổi nhân sự, những người mới cần tìm tài liệu để giải quyết công việc không thể tìm được, làm trở ngại công việc chung.

     - Hàng năm, tài liệu không được chỉnh lý, để tồn đọng tích đống nhiều năm, khi cần chỉnh lý phải đầu tư nguồn kinh phí khá nhiều dẫn đến việc xin và duyệt cấp kinh phí để chỉnh lý tài liệu gặp rất nhiều khó khăn.

     - Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chưa có quy định rõ ràng, nên việc cho mượn tài liệu còn tùy tiện, dễ làm thất lạc mất mác tài liệu.

     - Một số lãnh đạo các phòng chưa quan tâm đến việc chỉnh lý hồ sơ tài liệu, để tài liệu tích đống lâu ngày, vưa khó khăn cho việc tra tìm tài liệu để giải quyết công việc hiện hành vừa không đảm bảo về quản lý tài liệu lưu trữ.

     - Lãnh đạo các cơ quan tổ chức thuộc UBND huyện, thị xã  chưa nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.

     Các giải pháp khắc phục

     - Phòng Nội vụ tăng cường thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện đẩy mạnh triển khai Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

     - Lãnh đạo Phòng Nội vụ tiếp tục quan tâm tham mưu UBND huyện chỉ đạo sâu sát hơn nữa về chỉnh lý phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và lựa chọn hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh nhất là đối với các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

     - Các phòng ban đơn vị thuộc huyện cần bố trí một cán bộ có nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ để đảm nhận công tác này.

     - Hàng năm, cần đầu tư kinh phí để chỉnh lý sắp xếp hồ sơ lưu trữ khoa học, mua văn phòng phẩm, giá kệ, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu nhằm bảo quản hồ sơ không bị hư hỏng thất lạc, tra tìm thuận lợi phục vụ cho việc giải quyết công việc nhanh chóng.

     - Tham mưu UBND huyện tổ chức mở lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm của các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện để có điều kiện nắm bắt, hiểu biết và thực hiện tốt công việc chỉnh lý, phân loại lập hồ sơ và lựa chon hồ sơ có giá trị vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh

     - Phòng Nội vụ tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện: Về việc bố trí, phân công cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ không chuyên trách, người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ; triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; việc thống kê, kiểm kê định kỳ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

     Tóm lại, việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện có khoa học cũng chính là gián tiếp góp phần quản lý có hiệu quả nguồn tài chính tài sản công của nhà nước, tiết kiệm nguồn kinh phí xử lý tài liệu tích đồng. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt các hồ sơ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trinh hoạt động của các cơ quan, đơn vị là vấn đề hết sức quan trọng và cần được các cấp có thẩm quyền quan tâm đúng mức. Đó cũng là việc làm thiết thực góp phần cải cách hành chính và giữ gìn tài liệu lưu trữ địa phương phục vụ công tác phát huy giá trị tài liệu vào sự nghiệp bảo vệ và xây dựng đất nước./.