BÌNH ĐỊNH: GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU CỦA TỈNH HIỆN NAY

     Qua khảo sát tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định, tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh có 03 loại hình tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ: Lưu trữ lịch sử tỉnh, lưu trữ các cơ quan, tổ chức (Lưu trữ hiện hành) và lưu trữ chuyên ngành (Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh, Công an tỉnh, Sở tài nguyên và Môi trường). Các cơ quan, tổ chức này đã hình thành tài liệu trong quá trình hoạt động cấp tỉnh, cấp huyện với thời gian chủ yếu trước năm 1975 và sau năm 1975.

     Tài liệu lưu trữ của tỉnh Bình Định chủ yếu được hình thành từ sau ngày giải phóng thống nhất đất nước sau năm 1975 cho đến nay đã 39 năm xây dựng, đổi mới và hội nhập, tỉnh đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp, tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không có gì có thể thay thế được và càng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc mất đi. Để lưu giữ cho muôn đời sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ của người đi trước. Tỉnh Bình Định đã hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn đều có tổ chức lưu trữ để quản lý, giữ gìn tài liệu.

     Tài liệu của tỉnh không chỉ được ghi trên giấy mà còn trên phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình, đĩa và tài liệu điện tử. Đây là khối tài liệu lưu trữ có giá trị lớn, phản ảnh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trọng sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung, cũng như sự phát triền kinh tế - xã hội của tỉnh Bình Định. Chúng không chỉ là những bằng chứng không gì thay thế về quá trình hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan chính quyền và các cơ quan chuyên môn ở địa phương mà còn là di sản của Quốc gia, của dân tộc.

     Ý thức được giá trị đặc biệt của khối di sản này, nhiều năm qua dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh đã có nhiều cố gắng trong việc bảo vệ an toàn và thu thập, chỉnh lý sơ bộ một số khối tài liệu, nhằm đáp ứng kịp thời các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

      Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế và theo báo cáo thống kê định kỳ của các cơ quan, tổ chức số lượng tài liệu còn ở dạng bó gói, tích đống, lộn xộn nhiều năm là rất lớn, chưa được thống kê, phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị, bảo quản theo những yêu cầu tối thiểu để tra tìm. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ mới làm được rất ít, do đó việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng được đầy đủ theo các nhu cầu ngày càng tăng của xã hội. Sở dĩ, có tình trạng này là do một số nguyên nhân chính sau đây:

   - Tồn tại lâu dài nhất của nền hành chính Nhà nước nói chung và nói riêng là tỉnh ta; tài liệu hình thành từ khâu giải quyết công việc không được lập hồ sơ mà để ở dạng lộn xộn, tùy tiện. Ngoài ra, sau khi được thu nộp vào lưu trữ, tài liệu lại không được sắp xếp, chỉnh lý kịp thời mà vẫn giữ nguyên ở dạng bó gói, theo thời gian số lượng tài liệu ngày một tăng mà các cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thì không thể xử lý kịp.

      Cán bộ nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh có một người kiêm nhiệm công tác văn thư và công tác khác.

      - Sự quan tâm Thủ trưởng của các cơ quan, tổ chức còn nhiều hạn chế, kinh phí đầu tư cho hoạt động công tác lưu trữ chưa đủ để thực hiện tất cả các quy trình nghiệp vụ của cơ quan theo yêu cầu quy định của Pháp luật.

      - Trình độ và kinh nghiệm thực tế của cán bộ lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thực hiện các quy trình chỉnh lý tài liệu còn nhiều hạn chế như: Xây dựng Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Phương án phân loại tài liệu ở cơ quan; xác định thời hạn bảo quản hồ sơ; hướng dẫn lập hồ sơ trong chỉnh lý…

     Từ tình hình thực tế nêu trên về tài liệu tích đống nhiều năm của các cơ quan, tổ chức trong phạm vi tỉnh là một yêu cầu rất cấp bách hiện nay cần phải giải quyết sớm, nếu các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ chưa thật sự quan tâm hoặc để kéo dài hơn nữa sẽ là một trở ngại lớn cho sự phát triển của công tác lưu trữ của địa phương.

       Những giải pháp nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tích đống ở các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh hiện nay

     Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại, chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay ở mỗi cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Nếu không có biện pháp giải quyết tài liệu tích đống, càng kéo dài thì nguy cơ mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu sẽ không tránh khỏi.

     Để thực hiện tốt công tác giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh cần phải thực hiện các giải pháp đồng bộ cụ thể như sau:

     Một là, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh tập trung chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tích đống chưa được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý trong các năm qua.

     Hai là, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tỉnh: Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt đông chuyên môn, thường xuyên tại các cơ quan, tổ chức. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm.

     Ba là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.

     Bốn là, huy động các nguồn kinh phí và nguồn nhân lực có chuyên môn để xử lý tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức; bố trí phòng (kho) lưu trữ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

     Năm là, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, theo quy định của Luật Lưu trữ: UBND các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ ở địa phương; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc UBND trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.

     Kinh phí cho hoạt động công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức được bố trí trong dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây: Xây dựng, cải tạo Kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; chỉnh lý tài liệu; thực hiện các biện pháp kỷ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; công bố, giới thiệu, trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ…nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan và của lưu trữ lịch sử tỉnh./.