KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN LỰA CHỌN HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

     Từ ngày 03/6 đến 04/7/2014, Đoàn công tác đã tiến hành kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại Phòng Nội vụ của 11 huyện, thị xã, thành phố. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung chủ yếu về việc tổ chức triển khai các văn bản của UBND tỉnh và Sở Nội vụ cho các cơ quan, tổ chức thuộc UBND cấp huyện về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; đồng thời hướng dẫn việc chỉnh lý, phân loại, sắp xếp tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ của huyện trước đây (nay Phòng Nội vụ quản lý) và các cơ quan, tổ chức thuộc UBND huyện; hướng dẫn lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo Quyết định số 2059/QĐ-UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh.  

     Qua kiểm tra, hướng dẫn Đoàn công tác nhận thấy hầu hết các đơn vị đã triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh và Sở Nội vụ; đồng thời ban hành các văn bản về thực hiện công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan và lưu trữ lịch sử; bố trí cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ theo đúng quy định; một số Phòng Nội vụ đã quan tâm đến việc thu thập, chỉnh lý tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh; bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm tại kho lưu trữ của huyện trước đây, nay (Phòng Nội vụ quản lý).

     Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế trong công tác lưu trữ như nhận thức của một số lãnh đạo về tầm quan trọng đối với công tác lưu trữ đã được nâng lên nhưng vẫn chưa đầy đủ, có nơi chưa được quan tâm đúng mức, tài liệu còn chất đống, bó gói khi cần tài liệu để giải quyết công việc tra tìm rất khó khăn; việc tổ chức chỉnh lý, lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử chưa thực hiện được; một số đơn vị đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu nhưng chưa đạt yêu cầu theo quy trình, quy định của nhà nước; việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Đây là những vấn đề Đoàn kiểm tra, hướng dẫn nêu ra trong phương hướng chỉ đạo về công tác lưu trữ của các đơn vị và xem đây là những vấn đề trọng tâm cần nghiêm túc thực hiện trong thời gian tới.

     Ngoài ra, về phía Phòng Nội vụ của các huyện, thị xã, thành phố cũng có một số kiến nghị với UBND tỉnh, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư – Lưu trữ như:  Tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nhằm giúp các cơ quan, tổ chức chỉnh lý, phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu có khoa học theo đúng quy trình, quy định của nhà nước; đồng thời lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đúng quy định; thường xuyên mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ. Đặc biệt, cho cán bộ lãnh đạo để có sự nhận thức hiểu sâu sắc về tầm quan trọng đối với công tác lưu trữ; hỗ trợ kinh phí xử lý tài liệu tích đống cho các cơ quan. Đặc biệt là các huyện miền núi rất khó khăn về kinh phí xử lý tài liệu tích đống, góp phần vào việc hoàn thành chung nhiệm vụ của cơ quan nói riêng và ngành nội vụ nói chung./.