SỞ NỘI VỤ TỔ CHỨC LẤY Ý KIẾN THÀNH LẬP TRUNG TÂM LƯU TRỮ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH

     Tham dự và chủ trì có ông Lê Văn Minh, Giám đốc Sở Nội vụ; các Phó Giám đốc Sở có ông Trịnh Xuân Long và ông Ngô Văn Hương. Ngoài ra, có lãnh đạo các phòng chuyên môn thuộc Sở: Văn phòng Sở Nội vụ, phòng Tổ chức biên chế; phòng Cán bộ công chức; phòng Chính quyền; phòng Công tác thanh niên và đào tạo; phòng Cải cách hành chính và lãnh đạo Chi cục; phòng Hành chính – Tổng hợp; phòng Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ.

      Trong cuộc họp đã thông qua Đề án và các ý kiến phát biểu góp ý Đề án thành lập Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.

     Trong thời gian qua, thực hiện Thông tư 02 của Bộ Nội vụ, trong đó quy định Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

     Như vậy Chi cục có 2 chức năng cơ bản: Giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên điạ bàn tỉnh và tổ chức thực hiện một số dịch vụ công, phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ theo quy định của pháp luật.

      Về cơ cấu tổ chức quy định Chi cục Văn thư – Lưu trữ có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ của điạ phương, Giám đốc Sở Nội vụ đã ban hành Quyết định thành lập 03 phòng chuyên môn nghiệp vụ: Phòng Hành chính – Tổng hợp; phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và phòng Lưu trữ Lịch sử (Kho lưu trữ chuyên dụng).

     Về biên chế hiện nay của Chi cục đã thực hiện 13/13 biên chế được giao năm 2013, trong đó 05 biên chế hành chính và 08 biên chế sự nghiệp.

     Thực hiện Thông tư 02 của Bộ Nội vụ, trong thực tế còn bộc lộ nhiều bất cập, vướng mắc, khó khăn như: Về biên chế Chi cục vừa có biên chế hành chính, vừa có biên chế sự nghiệp nên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức gặp nhiều trở ngại, lúng túng. Theo Nghị định số 34/2012/NĐ-CP về chế độ phụ cấp công vụ được Chính phủ ban hành ngày 15/4/2012, mức phụ cấp công vụ là 25% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Theo đó, đối tượng được áp dụng tại Chi cục chế độ phụ cấp công vụ là cán bộ, công chức còn đối với viên chức thì không được hưởng chế độ 25% chế độ phụ cấp công vụ.          

     Về cơ chế tài chính, tại Chi cục chưa phân định rõ chức năng hành chính, chức năng sự nghiệp nên khó khăn trong thực hiện cơ chế tài chính và bố trí biên chế công chức, viên chức. Tài chính có 02 cơ chế tài chính (vừa hành chính và vừa sự nghiệp) kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp và được tạo nguồn thu từ thực hiện các dịch vụ về lưu trữ.

     Thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cần thiếtnhằm đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ, góp phần phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính Nhà nước; khắc phục những bất cập, hạn chế trong quá trình thực hiện; cần phát huy các hoạt động dịch vụ lưu trữ vào việc bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Di sản đặc biệt của dân tộc và của địa phương hiện đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh.

     Thành lập Trung tâm Lưu trữ sẽ đem lại hiệu quả thiết thực đối với lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử của tỉnh thể hiện ở các mặt sau:

     - Phát huy mọi khả năng của Trung tâm Lưu trữ để thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và cung cấp dịch vụ lưu trữ với chất lượng cao cho xã hội; tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

     - Thực hiện chủ trương xã hội hoá trong việc cung cấp dịch vụ cho xã hội, huy động sự đóng góp của cộng đồng xã hội để phát triển các hoạt động dịch vụ lưu trữ, từng bước giảm dần bao cấp từ ngân sách nhà nước đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

     - Trung tâm Lưu trữ thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với đơn vị sự nghiệp, bảo đảm cho các đối tượng được cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định ngày càng tốt hơn.

     - Phân biệt rõ công chức và viên chức giữa Chi cục Văn thư – lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục.

     - Tạo nguồn kinh phí triển khai thực hiện các biện pháp dịch vụ kỹ thuật bảo quản an toàn  tài liệu cần thiết nhằm hạn chế nguy cơ xuống cấp hủy hoại tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu lịch sử tỉnh.

     - Có điều kiện đầu tư trang thiết bị phục vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tốt hơn cho các hoạt động thực tiễn và nhu cầu nghiên cứu ngày càng nhiều của xã hội.

     - Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ, góp phần vào việc từng bước hiện đại hóa các hoạt động lưu trữ lịch sử, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.

     - Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ viên chức làm công tác dịch vụ lưu trữ, có điều kiện tiếp xúc thực tế với công tác chỉnh lý, bảo quản, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ.

     - Đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ cung cấp dịch vụ lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với khả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị.

     - Thực hiện công khai, dân chủ các hoạt động dịch vụ theo quy định của pháp luật.

     Do vậy, để Chi cục Văn thư  - Lưu trữ hoạt động thuận lợi, hiệu quả đúng quy định về quản lý hoạt động hành chính và quản lý hoạt động về sự nghiệp gắn với cơ chế tài chính, việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cần thiết, cấp bách. Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ có điều kiện thực hiện cơ chế tài chính của đơn vị hành chính và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ sẽ thực hiện cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập. Việc phân định cơ chế tài chính này sẽ tạo thành một hệ thống tổ chức hoàn chính, ổn định, thuận lợi trong quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động hiệu quả theo quy định pháp luật.

     Kết thúc buổi họp, ông Lê Văn Minh, Giám đốc Sở Nội vụ đã đánh giá cao bản dự thảo Đề án thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định do Chi cục đầu tư nghiên cứu xây dựng Đề án và các ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng của Sở đóng góp tại cuộc họp, đề nghị Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp thu tổ chức tổng hợp và trình lãnh đạo Sở Nội vụ xem xét, quyết định Đề án trình Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định trong thời gian tới./.