CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC

Các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Nhà nước cụ thể như sau:

          Ngày 25/11/2011, Chủ tịch nước đã ban hành Lệnh số 10/2011/L-CTN về công bố Luật lưu trữ Việt Nam và Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012, góp phần định hướng việc xây dựng cơ chế quản lý, phát huy giá trị đích thực của tài liệu lưu trữ Quốc gia ; nâng cao nhận thức của toàn xã hội đối với công tác lưu trữ; tiếp tục khẳng định tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu của Quốc gia; phải được quản lý thống nhất để khai thác và sử dụng lâu dài.

          Căn cứ Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ của Trung ương, UBND tỉnh Bình Định đã cụ thể hóa các quy định của Nhà nước và ban hành Quyết định số 34/2012/QĐ- UBND ngày 19/9/2012 về việc Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh nhằm quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức của địa phương theo đúng quy định.

          Trên cơ sở quy định các văn bản hiện hành nêu trên, tại Điều 6 của Luật lưu trữ quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình, xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ của đơn vị để thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra.

          Khoản 1, tại Điều 39 kinh phí cho công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức Nhà nước được bố trí trong dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm và được sử dụng vào các công việc sau: Kho lưu trữ; mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu; thực hiện các biện pháp kỹ thuật lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; những hoạt động khác phục vụ công tác hiện đại hóa lưu trữ…

          Các hoạt động thuộc phạm vi chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ

          Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

          Lưu trữ cơ quan, đơn vị nắm chắc các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong cơ quan mình thực hiện Điều 11 của Luật lưu trữ về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản; trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại tài liệu, hồ sơ đến hạn nộp lưu thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

          Sau khi nhận hồ sơ giao nộp cho lưu trữ cơ quan, cán bộ lưu trữ phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu của các tổ chức, cá nhân trong cơ quan giao nộp. Tại Điều 21 quy định thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

           Tại Điều 19 quy định về lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Như vậy, các huyện, thị xã, thành phố theo quy định là lưu trữ hiện hành và các phòng, ban trực thuộc UBND cũng là lưu trữ hiện hành phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

          Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị , thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

          Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn, thực hiện Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND bà UBND của xã, phường, thị trấn. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của uBND cáp xã bao gồm các công việc quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã.

          Về nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phải được quản lý tập trung tại UBND cấp xã, các hoạt động nghiệp vụ phải được thực hiện thống nhất theo các quy định của Pháp luật hiện hành.

          Bảo quản tài liệu lưu trữ

          Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

          Lập kế hoạch sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, hoặc xây dựng mới Kho bảo quản tài liệu của cơ quan, đơn vị; thực hiện việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tiến hành nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với tài liệu bảo quản tại cơ quan, đơn vị và thực hiện việc tu bổ, phục chế đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc đang có nguy cơ bi hư hỏng.

          Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

          Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ các quy định của Pháp luật và các quy định khác có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan mình như: xây dựng các loại công cụ tra tìm tài liệu để phục vụ khai thác tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc của cơ quan, đơn vị (đây là hình thức chủ yếu nhất); chủ động giới thiệu tài liệu phục vụ các hoạt động chính trị, các đề án, chương trình nghiên cứu của các cơ quan, đơn vị; lập danh mục các loại tài liệu để phục vụ sử dụng (tài liệu mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi); xây dựng nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan , đơn vị; cấp các chứng thực lưu trữ (thẩm quyền của lưu trữ lịch sử tỉnh).

          Mong muốn và đề xuất bài viết này là đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Nhà nước sẽ góp phần chia sẻ tìm ra những giải pháp hữu ích nhất để thu hẹp khoảng cách giữa một bên là nhu cầu và một bên là mong muốn áp dụng các biện pháp nghiệp vụ công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ hiện hành./.