Phương án xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản “tạm thời” và “lâu dài” tại Lưu trữ lịch sử

     Xác định giá trị tài liệu là một vấn đề khó khăn, có liên quan hầu hết đến các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, chúng ta đều thống nhất khẳng định 3 nguyên tắc: Nguyên tắc tính chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Nội dung ba nguyên tắc trên là chân lý, là phương pháp luận để mỗi chúng ta nhìn nhận, đánh giá chính xác giá trị của từng loại tài liệu lưu trữ.

     Lưu trữ lịch sử tỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu trong mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội của địa phương.

     Phân tích phương án xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản “tạm thời” và “lâu dài” này khi có quy định chỉ những tài liệu có giá trị bảo quản  “vĩnh viễn” mới được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

     Tại Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu hướng dẫn xác định mức bảo quản tài liệu gồm 03 loại: Loại có ý nghĩa lịch sử cần bảo quản vĩnh viễn; loại bảo quản lâu dài (10 năm trở lên); loại bảo quản tạm thời ( 5 năm trở xuống).

     Theo pháp Lệnh lưu trữ quốc gia Điều 14, Khoản 2 và Điều 07 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (không quy định cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Điều 6 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cũng quy định Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập.

     Sau khi Luật lưu trữ ra đời từ năm 2011 cho đến nay về thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: “Trong thời hạn 10 năm; kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử”.

     Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tham mưu trình Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo 02 Thông tư này, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được xác định theo mức vĩnh viễn; 70 năm; 20năm; 10 năm và dưới 10 năm.

     Qua nghiên cứu về công tác lưu trữ và tình hình thực tế khối tài liệu có thời hạn bảo quản “lâu dài” đang được bảo quản tại Lưu trữ Lịch sử, chúng tôi đưa ra một phương án giải quyết là cần xem xét giá trị của có thời hạn bảo quản đối với việc nghiên cứu lịch sử ở địa phương, nâng  thời hạn bảo quản “lâu dài” thành thời bảo quản “vĩnh viễn”.

     Để thực hiện được công việc này, phải căn cứ vào văn bản hướng dẫn chỉnh lý của từng phông tài liệu, cần có sự đánh giá kỹ lưỡng tài liệu này để nâng thời hạn bảo quản của tài liệu, tránh trạng trạng tiêu hủy tài liệu có giá trị lịch sử.

     Như vậy, Lưu trữ lịch sử chứa đựng những thông tin xác thực,về nhiều vấn đề, sự kiện thuộc mọi lĩnh vực của đời sống xã hội mang tính vĩnh viễn. Kho tài liệu này không chỉ phục vụ công tác nghiên cứu lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong thực tiễn xây dựng và bảo vệ Tổ quốc./.