Nhiệm vụ của công tác Lưu trữ lịch sử

     Nhiệm vụ của công tác Lưu trữ lịch sử là tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ bao gồm 04 loại hình chủ yếu sau: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỷ thuật; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu xuất xứ cá nhân (tài liệu quý, hiếm) đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh khoảng 3000 mét giá tài liệu (một 143 phông lưu trữ) qua các thời kỳ lịch sử.

     Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm và một số công tác bổ trợ khác các ngành khoa học, kỷ thuật, tin học có liên quan.

     - Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao điều kiện làm việc tốt và trang bị phục vụ thực hiện các qui trình nghiệp vụ phải đầy đủ khoa học và hiện đại.

     Bảo quản an toàn tài liệu bao gồm 2 nội dung chính: bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong  tài liệu lưu trữ.

     - Bảo quản an toàn không hư hỏng mất mát tài liệu lưu trữ cần chủ ý đến kho tàng và trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.

     - Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của cán bộ làm công tác lưu trữ lịch sử; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác sử sụng tài liệu và các hình thức công bố và giới thiệu và khai thác sử dung tài liệu.

     Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu cần có nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, địa phương; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp và tổ chức nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Muốn vậy, trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.

     NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ

     Tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác lưu trữ lịch sử

     - Xây dựng Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho công tác lưu trữ;

     -  Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;

     - Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: Thu thập, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành.

     Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ lịch sử

     Cán bộ làm công tác lưu trữ lịch sử trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Bởi vì, công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm khi công việc phản ảnh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm. Sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Do vậy, cán bộ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức là cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành.

     Ban hành những văn bản qui phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

     Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật qui định về những vấn đề để quản lý về công tác lưu trữ trong phạm quy toàn quốc và trong phạm quy địa phương, góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chính sách của nhà nước và các chính sách của địa phương về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ.

     Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ

     Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ lịch sử như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê và kiểm tra trong lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; số hóa tài liệu; áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001: 2000 trong công tác lưu trữ.

     Kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ

     Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các hình thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra chéo, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.

     Sau đó cho điểm làm căn cứ để đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan trung ương và các cơ quan lưu trữ địa phương.

     Đó những những nhiệm vụ trọng tâm, cơ bản nhất của công tác Lưu trữ lịch sử mà tôi chia sẻ cùng với đồng nghiệp. Trong những năm qua, ngành Lưu trữ tỉnh Bình Định, đặc biệt là Chi cục Văn thư – Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ Lịch sử) không ngừng trưởng thành, lớn mạnh về mọi mặt, đã chủ động triển khai Luật Lưu trữ, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ thống nhất, đồng thời tăng cường các giải pháp để bảo vệ an toàn và phát huy hiệu quả có giá trị tài liệu lưu trữ của tỉnh Bình Định; triển khai các Chương trình, Đề án, Quy hoạch và các Kế hoạch…Những nổ lực, cố gắng của toàn thể công chức, viên chức và người lao động đã đóng góp quan trọng vào thành tựu chung của tỉnh nhà và được xã hội ghi nhận, đánh giá cao, tiếp tục phát huy truyền thống vẻ vang của Lưu trữ Lịch sử tỉnh Bình Định, phấn đấu vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ chính trị, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tỉnh nhà, xứng đáng với niềm tin, sự quan tâm của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước và của xã hội./.