QUẢN LÝ VÀ LỰA CHỌN CÁC LOẠI HÌNH TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

     Trong những năm qua, công tác quản  lý và lựa chọn loại hình tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định đã căn cứ vào Luật Lưu trữ, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức  thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 135/QĐ-BNV ngày 06/3/2015 của Bộ Nội vụ về việc đính chính Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

     Sau khi các văn bản của Bộ Nội vụ ban hành, để quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, ngày 10/3/2015 UBND tỉnh Bình Định đã ban hành Quyết định số 772/QĐ-UBND về Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định, Quyết định này thay thế Quyết định số 1512/QĐ-UBND ngày 10/6/2013 của UBND tỉnh.

     Hiện nay, các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh là 457 cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử tỉnh từ khi có Luật lưu trữ ra đời cho đến nay, lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư- Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ) đã thu thập thêm một khối lượng tài liệu khá lớn, đưa tổng số tài liệu trên nền giấy lên hơn 2000m giá.

     Quản lý và thu thập loại hình tài liệu hành chính của 457 các cơ quan, tổ chức đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đã thu thập, bổ sung từ 117 phông lưu trữ lên 138 phông/sưu tập tài liệu lưu trữ với gần 3000m giá tài liệu. Trong quá trình thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu cấp tỉnh và cấp huyện, Chi cục Văn thư- Lưu trữ thấy rằng lưu trữ của các sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố đã cố gắng ở mức cao nhất để thu thập và tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, lựa chọn được nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, ở khá nhiều cơ quan, tổ chức, thành phần tài liệu nộp lưu còn thiếu nghiêm trọng, chưa đáp ứng tốt chất lượng chỉnh lý cũng như tình trạng xác định giá trị tài liệu còn hạn chế.

     Quản lý và thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm: Tài liệu của các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học của Sở Khoa học và Công nghệ quản lý; tài liệu thiết kế, chế tạo; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu thăm dò, điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên; tài liệu bản đồ; tài liệu thủy văn, thủy lực, hải dương, địa hình, khí hậu, khoáng sản, thổ nhưỡng, hệ sinh thái, tài nguyên sinh vật và tài nguyên môi trường. Hiện nay, Chi cục thu thập được gần 200m giá tài liệu. Trong đó chủ yếu là tài liệu xây dựng cơ bản chiếm 70%. Các cơ quan có chức năng này chưa thu thập đầy đủ, chưa chỉnh lý, chưa xác định giá trị tài liệu nên Chi cục không có điều kiện để thu thập, bổ sung khối tài liệu quan trọng này.

     Quản lý và thu thập loại hình tài liệu nghe nhìn, theo quy định, tài liệu lưu trữ nghe – nhìn (ảnh, phim, điện ảnh., ghi âm, ghi hình,…) được xác định có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn của địa phương và có giá trị to lớn trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội, được xác định là một loại hình di sản đặc biệt quý giá không chỉ của địa phương, của dân tộc mà của toàn nhân loại. Hiện nay, còn nhiều tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử để quản lý theo quy định, thực trạng này dẫn đến sự mất mát, hư hỏng, thiếu hụt về thành phần tài liệu nghe - nhìn qua các thời kỳ lịch sử của địa phương. Do vậy, ngày 30/01/2015 UBND tỉnh đã ban hành văn bản 451/UBND-NC về việc thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ nghe -  nhìn. Chính vì vậy, Chi cục Văn thư- Lưu trữ luôn đặc biệt quan tâm đến việc kịp thời thu thập và bảo quản thành phần loại hình  khối tài liệu này. Trước đây, Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã thu thập hơn 500 tấm ảnh, 700 giờ băng ghi âm; 100 cuộn phim, chủ yếu là phim thời sự, tài liệu; 80 cuộn băng video. Trong thời gian tới, thực hiện Văn bản 451/UBND-NC của UBND tỉnh, Chi cục sẽ tổ chức khảo sát, thống kê và lập danh mục tài liệu nghe-nhìn của các cơ quan văn hóa, thông tin, tuyên truyền, các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những người chụp ảnh quay phim, ghi âm, ghi hình có tài liệu có giá trị lịch sử về chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ, an ninh, quốc phòng,…hiện đang được bảo quản tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

     Quản lý và thu thập loại hình tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là thành phần tài liệu quan trọng, quý hiếm có giá trị nhiều mặt bổ sung cho phông lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định. Nhận thức được tầm quan trọng này, những năm qua Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã có nhiều cố gắng đi sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh để vận động, thuyết phục các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng tài liệu, sao chụp tài liệu. Đến nay, Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã thu thập được 265 hồ sơ có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn, phản ảnh trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: Phong trào nông dân khởi nghĩa vào thế kỷ XVIII với tên tuổi của người anh hùng áo vải cờ đào Quang Trung- Nguyễn Huệ; là quê hương của các danh nhân như: Trần Quang Diệu, Bùi Thị Xuân; Võ Văn Dũng, Mai Xuân Thưởng, Tăng Bạt Hổ, Đào Tấn, Hàn Mặc Tử, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Yến Lang…ngoài ra còn thu thập được một số tài liệu bản gốc là các sắc phong, sắc phong thần, gia phả, văn bản đất đai, hồ sơ lý lịch, các di tích…

     Những vấn đề đặt ra trong công tác quản lý và thu thập, lựa chọn thành phần  hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu  trữ lịch sử tỉnh.

     Các phông lưu trữ của các cơ quan của tỉnh được hình thành từ các thành phần tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, nghe - nhìn, quý hiếm…hầu hết đó là những cơ quan có vị trí hàng đầu trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước, có chức năng trọng yếu trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Đó là những cơ quan như: UBND tỉnh, HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh, các huyện thị xã, thành phố. Tài liệu hình thành từ hoạt dộng của những cơ quan này có khối lượng lớn và có giá trị cao về nhiều mặt. Những tài liệu này là phương tiện quan trọng để quản lý nàh nước, quản lý xã hội, chúng không chỉ có ý nghĩa trong giải quyết công việc hiện hành của cơ quan mà sau khi kết thúc công việc vẫn còn nhiều ý nghĩa khác, như để tra cứu, chứng thực các vấn đề nào đó hay phục vụ thông tin cho tổng kết quá trình quản lý, điều hành của cơ quan hoặc để nghiên cứu lịch sử sau này…Tuy tài liệu trong các phông lưu trữ các cơ quan của cấp tỉnh có giá trị cao nhưng thực tế cũng cho thấy rằng không phải mọi tài liệu đều có giá trị như nhau. Bởi vì trong từng phông lưu trữ, tài liệu rất đa dạng và mặt khác lại hình thành từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau: Hành chính, khoa học kỹ thuật, nghe - nhìn, quý hiếm…Do đó,  những vấn đề đặt ra, những căn cứ khoa học để xác định các mức độ giá trị khác nhau đó của tài liệu để bảo quản vĩnh viễn là rất cần thiết, nó sẽ góp phần vào việc đề ra chế độ lựa chọn và bảo quản tài liệu cho khoa học và hợp lý.

     Những vấn đề đặt ra ở đây là phạm vi quản lý và thu thập các thành phần tài liệu giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, trước hết cần căn cứ vào các thành phần tài liệu của phông tài liệu đó, giá trị và mục đích bảo quản của nó. Tài liệu quản lý nhà nước có xuất xứ từ 2 nguồn chính bao gồm: Văn bản tài liệu do cơ quan làm ra và văn bản do cơ quan khác gửi tới. Thành phần thể loại văn bản gồm 2 nhóm chính: Nhóm thứ nhất là văn bản pháp luật và văn bản quy phạm pháp luật còn gọi là văn bản dưới luật bao gồm: Hiến pháp, luật, Pháp lệnh; Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư; nhóm thứ hai là các loại văn bản khác ( văn bản hành chính ) như: Thông cáo, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Báo cáo, Biên bản…

     Thành phần các văn bản, tài liệu kể trên thuộc các phông lưu trữ các cơ quan nhà nước dù thuộc nguồn gốc xuất xứ nào chăng nữa cũng đều thuộc một trong 2 nhóm giá trị đó là nhóm có giá trị thực tiễn và nhóm có giá trị lịch sử của tỉnh. Tài liệu có giá trị thực tiễn gắn chặt với nhu cầu sử dụng của chủ quản tài liệu và được tổ chức bảo quản ở lưu trữ cơ quan chủ quản tài liệu. Tài liệu có giá trị lịch sử là những tài liệu mà ngoài các ý nghĩa giá trị thực tiễn nó còn có ý nghĩa phục vụ cho nhu cầu của xã hội về nghiên cứu lịch sử ở các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật…

     Phạm vi giao nộp tài liệu quản lý nhà nước ở các phông lưu trữ ở các cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện cần được xác định một cách hợp lý để lựa chọn ra thành phần tài liệu có giá trị lịch sử đưa vào bảo quản kho lưu trữ lịch sử tỉnh như sau:

     Trước hết lựa chọn thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử do cơ quan hình thành phông ban hành. Lựa chọn và bảo quản những văn bản, tài liệu do cơ quan làm ra. Đó là khối tài liệu có giá trị thông tin cao về lịch sử phát triển của cơ quan đồng thời là lịch sử phát triển của một ngành hoặc một lĩnh vực hoạt động của nhà nước. Khối tài liệu do cơ quan ban hành có những văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất cần được lựa chọn để đưa vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.

     Từ các ý nghĩa và những vấn đề đặt ra các chế độ lựa chọn thành phần tài liệu khác nhau tùy theo quy mô và điều kiện cụ thể của từng cơ quan như sau:

     - Lựa chọn tài liệu của một số cơ quan có tính chất đại diện: Bệnh viện, trường học, xí nghiệp, công ty…

     - Lựa chọn tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử của tất cả các cơ quan đồng loạt;

     - Đối với các cơ quan giải thể thì thu toàn bộ tài liệu của các cơ quan đó vì cơ quan đã chấm dứt hoạt động;

     - Số cơ quan không được lựa chọn vào lưu trữ lịch sử đại diện nhà nước nên có quy định riêng của pháp luật cho lập lưu trữ cố định tại cơ quan.

     Công tác quản lý và thu thập thành phần hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh mới chỉ là khả năng có thể thực hiện. Các căn cứ để xác định thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh  là quan điểm đặt ra để các đồng nghiệp vận dụng và trao đổi trong quá trình thực hiện lưu trữ lịch sử ở địa phương mình./.