GIẢI PHÁP SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA ĐỊA PHƯƠNG – YÊU CẦU THỰC TIỄN ĐẶT RA CHO CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH

     Những thành tựu công nghệ thông tin đã có sự tác động mạnh mẽ đến mọi mặt của đời sống xã hội. Sự tác động đến công tác lưu trữ đã trở thành phổ biến và được coi là tiêu chí hàng đầu của ngành Lưu trữ.

     Trong những năm qua, các lưu trữ Lịch sử của trung ương và một số lưu trữ Lịch sử của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phục vụ nhanh chóng, kịp thời yêu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi nơi.

     Do yêu cầu và nhiệm vụ khác nhau trong từng giai đoạn, cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ lịch sử ở cả nước nói chung và ở tỉnh Bình Định nói riêng có sự tách nhập, chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức khác nhau; năm 2008 chuyển giao Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh về trực thuộc Sở Nội vụ và sau đó thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

     Chuyển mình cùng với các lưu trữ lịch sử cả nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Định đã tham mưu các cơ quan có thẩm quyền về hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế làm công tác lưu trữ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng; trình độ công chức, viên chức ngày càng được nâng cao, cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra. Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ lịch sử được quan tâm hơn.

     Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang bảo quản hơn 2.000 mét giá tài liệu của 136 phông lưu trữ lịch sử của tỉnh, trong đó 125 phông của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và 11 huyện, thị xã, thành phố. Hiện nay, Chi cục đang quản lý các loại hình tài liệu khác nhau như: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu phim, ảnh, ghi âm; tài liệu quý hiếm có xuất sứ từ cá nhân, gia đình, dòng họ và hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định. Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Chi cục là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử tỉnh Bình Định đương đại. Để những tài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Chi cục đã đặc biệt chú trọng tham mưu cho các cơ quan có thẩm quyền xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007 và được UBND tỉnh Bình Định ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND ngày 16/7/2014 về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007, với mục tiêu chung: Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại – lưu trữ điện tử; Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống các phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ nhân dân; Cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng; cung cấp thông tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả.

     Vấn đề thực tiễn đặt ra cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện nay về công tác số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử là:

     Xác định mục tiêu số hóa

     Triển khai Quyết định của UBND tỉnh đã phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thật sự có hiệu quả. Do vậy, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần phải xác định mục tiêu số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định như: Đảm bảo duy trì thông tin trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh với vật mang tin đa dạng: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu phim, ảnh, ghi âm; tài liệu quý hiếm có xuất xứ từ cá nhân, gia đình, dòng họ và hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Bình Định; Có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc; Hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng và kiểm soát; nâng cao chất lượng dịch vụ công thông qua việc tiếp tục duy trì hệ thống mạng thông tin lưu trữ và tạo ra cách thức truy cập dễ dàng. Ngoài ra, số hóa tài liệu giúp cho đông đảo công chúng được tiếp cận với tài liệu lưu trữ. Họ có thể tra cứu tài liệu tại phòng đọc lưu trữ lịch sử tại Chi cục hoặc ở bất cứ nơi đâu. Việc số hóa tài liệu nhằm tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu.

     Lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa

     - Phông UBND tỉnh Nghĩa Bình và Phông UBND tỉnh Bình Định với 1.132.642 trang văn bản, khổ giấy A4;

     - Thực hiện số hóa 4 phông lưu trữ: Phông Ban Thi đua – Khen thưởng tỉnh; Phông Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Phông Ban tổ chức chính quyền và Bộ sưu tập Ủy ban cách mạng Bình Định với 1.178.643 trang văn bản, khổ giấy A4;

     - Các phông lưu trữ có tình trạng vật lý kém, dễ rách, dễ hư hỏng;

     - Tài liệu quý, hiếm trong quá trình sưu tầm, thu thập của các cá nhân, gia đình, dòng họ;

- Các phông lưu trữ thường xuyên được khai thác, sử dụng với tần suất cao.

     Tiêu chuẩn về số hóa

     Thành quả của việc số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định là vô cùng quan trọng, to lớn, góp phần quan trọng vào bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu, tạo ra phương thức mới về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, số hóa tài liệu cũng tiềm ẩn nguy cơ về sự sai lệch thông tin so với bản gốc và đặc biệt có nguy cơ cao khi để mất cơ sở dữ liệu. Vì vậy đòi hỏi cao về quá trình xây dựng phần mềm, bảo quản kho dữ liệu số và tính chính xác trong quá trình thực hiện số hóa. Do vậy, Sở Nội vụ đã ban hành Quy định về các bước thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh về đầu vào và đầu ra như: Chuẩn bị tài liệu để số hóa; Trực tiếp số hóa tài liệu; Đặt tên File; Kiểm tra chất lượng hình ảnh; Sao dữ liệu và tạo siêu dữ liệu liên kết.

     Đào tạo nguồn nhân lực cán bộ số hóa tài liệu

     Nhằm cụ thể hóa Quyết định 2250/QĐ-UBND ngày 16/7/2014 về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 – 2007, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã xây dựng Kế hoạch bồi dưỡng nguồn nhân lực số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, trong đó ưu tiên hình thức bồi dưỡng, tập huấn tại chỗ đối với cán bộ, công chức viên chức, kỹ thuật số hóa được giới thiệu trực tiếp thông qua giải thích, hướng dẫn tại chỗ như:

     - Chuẩn bị tài liệu số hóa, thực hiện các bước:Thống kê tài liệu; tháo bỏ toàn bộ ghim kẹp; ủi phẳng tài liệu; lập danh mục tài liệu (biên mục từng văn bản trong hồ sơ); kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, xác định các tiêu chụp đặc biệt, xác định số lượng hồ sơ và lập mục lục hồ sơ; tạo dải ảnh để số hóa.

     - Số hóa tài liệu: Trước khi thực hiện quét ảnh, phải điều chỉnh độ tương phản sáng, tối, độ bóng của chữ,…tùy theo cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng; dung lượng mỗi ảnh không vượt quá 1,2 MB; đối với tài liệu quét có kích thước lớn hơn khổ A4 (vượt quá vùng đặt tài liệu để quét của máy) thì phải chia tài liệu 2 thành phần và quét 2 lần theo thứ tự từ trên xuống dưới, phần liền kề gối liền với nhau 20mm. Số thứ tự của ảnh được xác định theo thứ quét ảnh; tiêu chuẩn hình ảnh được sử dụng tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ như sau: Áp dụng tiêu chuẩn Joint photograp hic expentgroup (jpg); ảnh màu; độ phân giải tối thiểu: 100 dpi (tùy thuộc vào tình trạng tài liệu); tỉ lệ quét: 25 – 100%; đối với bản sao phục vụ lập bản sao bảo hiểm (ghi sang microfilm); áp dụng tiêu chuẩn: Tag Image File.(tyf); ký hiệu TIFE; ảnh đen trắng; độ phân giải tối thiểu: 300 dpi; tỷ lệ quét 100%.

     - Đặt tên Flie: TênFile được đặt thống nhất theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thông tin đầu vào và biên mục văn bản tài liệu hành chính; Lưu trữ lịch sử tỉnh gồm mã cơ quan lưu trữ, phông số, mục lục số, hồ sơ số, tờ số, mặt số.

     - Kiểm tra chất lượng ảnh:Kiểm tra chất lượng toàn bộ hình ảnh đã quét, đặc biệt là những hình ảnh đã chuyển sang microfilm. Cần chú ý bảo đảm các hình ảnh số sắc nét và rõ ràng; nền ảnh phải sạch, không bị lốm đốm, tạp nhiễu; các hình ảnh được quét vuông góc, không cong vênh; các hình ảnh được sắp xếp theo đúng trật tự của tài liệu gốc; quét lại những hình ảnh không đạt yêu cầu, những ảnh quét lại phải đặt tên với đúng tên file mà nó thay thế.

     - Sao lưu dữ liệu:Sao lưu dữ liệu số hóa như một sự phòng ngừa an toàn và bất kỳ sao lưu nào cũng cho phép điều chỉnh các thiết lập, chẳng hạn như chọn những tập tin nào sẽ được sao lưu, chỉ những tập tin trong các thư mục nhất định hoặc các định dạng tập tin nhất định.

     Một khi các quy tắc sao lưu đã được thiết lập sẽ tạo ra một bản sao lưu đầy đủ sao chép các tập tin phù hợp với những tiêu chuẩn đã định. Những lần sao lưu tiếp theo sẽ được cộng dồn, chỉ sao chép các tập tin được tạo mới hoặc thay đổi kể từ lần sao lưu trước.

     - Tạo siêu dữ liệu kết nối: Dữ liệu số hóa sẽ được lên kết đến hồ sơ tương ứng trên cơ sở dữ liệu.

     Để công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Bình Định thực hiện một cách hiệu quả đòi hỏi thực hiện một số giải pháp nêu trên và những yêu cầu thực tiễn đặt ra cho công tác số hóa là cần có chiến lược số hóa tài liệu, cần có kế hoạch cụ thể cho mỗi thời điểm, có sự đầu tư về kinh phí, con người, thời gian. Sau mỗi thời gian thực hiện số hóa nhất định, cần có sự kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm để kịp thời khắc phục những hạn chế, khó khăn trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ của địa phương./.