CÔNG TÁC TUYÊN TRUYỀN, TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ 01/2014/CT-UBND CỦA UBND TỈNH

     Trong Chỉ thị 01, UBND tỉnh đã nêu rõ một số mặt còn tồn tại trong công tác lưu trữ hiện nay và biện pháp khẩn cấp nhằm khắc phục những tồn tại, nhất là tình trạng tài liệu tích đống nhiều năm, nhanh chóng đưa công tác chỉnh lý tài liệu ở các ngành, các cấp vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu của Luật Lưu trữ đề ra và yêu cầu cải cách nền hành chính trong công cuộc đổi mới đất nước.

     Chỉ thị này có ý nghĩa quan trọng nhằm chỉ đạo các các sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) từng bước giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho lưu trữ và không còn tình trạng tài liệu tích đống sau này; thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật có liên quan; đưa công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, công tác chỉnh lý tài liệu trở thành nề nếp trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và trở thành trách nhiệm hàng ngày của từng cán bộ, công chức, viên chức.

     Nội dung Chỉ thị yêu cầuThủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ;  Chỉ đạo tổ chức thu thập tài liệu tại các phòng, đơn vị trực thuộc; tiến hành thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu trữ tại cơ quan, tố chức chưa được chỉnh lý; trên cơ sở đó, xây dựng kế hoạch cụ thể, dự toán kinh phí hàng năm đối với hoạt động chỉnh lý tài liệu;  Bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn phù hợp làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Đồng thời, bố trí kho lưu trữ tài liệu có diện tích phù họp với số lượng tài liệu lưu trữ hiện có và sẽ phát sinh đế bảo quản và sử dụng có hiệu quả; trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác lưu trữ, công tác phòng cháy, chữa cháy tại các kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo quy định.

     - Công tác triển khai và hướng dẫn thực hiện Chỉ thị

     Căn cứ nhiệm vụ UBND tỉnh giao, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định 3115/QĐ-UBND ngày 17/9/2014 ban hành ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND của UBND tỉnh; theo kế hoạch, các cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ cụ thể trong việc xử lý tài liệu tích đống của cơ quan mình, thời gian thực hiện và hoàn thành; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống; hướng dẫn lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; Tập huấn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ và kiểm tra việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;...Hàng năm tổ chức sơ kết, đánh giá kết quả thực hiện Chỉ thị; đến năm 2019, UBND tỉnh sẽ tổ chức tổng kết, đánh giá kết quả 05 năm việc thực hiện Chỉ thị, khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong triển khai thực hiện Chỉ thị.

     Đồng thời, để việc triển khai thực hiện Chỉ thị đạt hiệu quả, Sở Nội vụ đã ban hành các Công văn hướng dẫn cụ thể như: Công văn số 1319/SNV-VTLT ngày 28/10/2014 về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị 01/2014/CT-UBND và Công văn số 1583/SNV-VTLT ngày 22/12/2014 về việc hướng dẫn xác định lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống theo Chỉ thị 01/2014/CT-UBND của UBND tỉnh.

     - Vấn đề kinh phí xử lý tài liệu tích đống

    Theo tinh thần Chỉ thị 01, các cơ quan xây dựng kế hoạch cụ thể, dự toán kinh phí hàng năm đối với hoạt động chỉnh lý tài liệu, khả năng cân đối của cơ quan và đề xuất cấp có thẩm quyền xem xét, hỗ trợ; tuy nhiên, theo ý kiến của Sở Tài chính tham mưu đề xuất và chỉ đạo của UBND tỉnh, tình hình kinh phí hiện nay của tỉnh còn khó khăn, vì vậy các cơ quan, tổ chức sử dụng kinh phí trong dự toán được giao hàng năm để xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống và bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy định.

     - Hình thức, biện pháp phổ biến Chỉ thị

     Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tăng cường thời lượng tin, bài tuyên truyền Chỉ thị 01 trên các phương tiện thông tin đại chúng, chú trọng đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến trên Báo Bình Định; Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Định, Trang thông tin điện tử, hệ thống Truyền thanh cơ sở; tổ chức tập huấn chuyên đề cho từng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, góp phần thực hiện Chỉ thị 01 đạt hiệu quả; nâng cao vai trò trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức nhà nước đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ của địa phương phục vụ ch công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh./.