TỔNG KẾT KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI MỘT SỐ CỤM KIỂM TRA NĂM 2016

     Được sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh, sự hướng dẫn kịp thời của Sở Nội vụ, công tác kiểm tra chéo của 22 Cụm, trong đó (cấp tỉnh 19 Cụm và cấp huyện 03 Cụm). Đến nay 20/22 Cụm kiểm tra hoàn thành công tác kiểm tra và tiến hành tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ theo Cụm.

     Tại các buổi tổng kết, đại diện lãnh đạo cơ quan, đơn vị làm Cụm trưởng của các Cụm kiểm tra đã báo cáo đánh giá chung tình hình triển khai kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ và kết quả kiểm tra chấm điểm thực tế theo 10 tiêu chí thi đua. Những kết quả các Cụm thi đua đã đạt được thể hiện tinh thần chấp hành tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

     Việc thực hiện kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ đã tạo điều kiện cho các cơ quan, đơn vị học tập, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm để tiếp tục hoàn thiện, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mình đi vào nề nếp và ngày càng phát huy hiệu quả hơn.

Quang cảnh kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các cụm thi đua năm 2016

     Bên cạnh đó, qua các buổi tổng kết, các Cụm kiểm tra đã nhìn nhận và chỉ ra một số khó khăn, tồn tại qua 10 chỉ tiêu nói riêng và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung như:

     - Một số cơ quan, đơn vị chưa bố trí công chức, viên chức làm lưu trữ chuyên trách. Do đó, việc tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai các văn bản quản lý, chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền về công tác lưu trữ.

     - Một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của một số cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan chưa đầy đủ.

     - Một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng, ban chuyên môn giao nộp Lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định.

     - Tài liệu tồn đọng tại một số cơ quan, đơn vị chưa được thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị; hầu hết số tài liệu còn đang phân tán, rải rác ở các đơn vị, phòng ban chuyên môn.

     - Một số cơ quan, tổ chức diện tích phòng, kho lưu trữ còn chật hẹp, chưa trang bị các phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định, tài liệu đang để tại các phòng, ban chuyên môn.

     Qua đó, các cơ quan, đơn vị đã đề xuất, kiến nghị UBND tỉnh, Sở Nội vụ như sau:

     - Quan tâm bố trí kinh phí hàng năm riêng cho hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt là kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống.

     - Tiếp tục mở các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đối tượng là cán bộ quản lý cũng như công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

     - Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; các quy trình nghiệp vụ về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định; tiếp tục duy trì thực hiện kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ định kỳ 02 năm/lần giữa các đơn vị trên địa bàn tỉnh.

     Qua tổng kết kiểm tra chéo, các Cụm đã nhận thấy những mặt mạnh, mặt yếu của cơ quan, đơn vị mình. Từ đó có biện pháp chỉ đạo sát hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới, góp phần tăng cường thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức đúng theo quy định của nhà nước.

     Dự kiến việc kiểm tra chéo của các Cụm sẽ hoàn thành trong tháng 7/2016. Trên cơ sở kết quả kiểm tra của 22 Cụm, Sở Nội vụ tổng hợp và tham mưu UBND tỉnh tổ chức tổng kết kiểm tra chéo và khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ 02 năm 2014 – 2016./.